Физический уровень проектирования БД

 

 

После того как состав таблиц базы данных установлен, структура каждой таблицы разработана, определены и установлены связи между таблицами, приступаем к заполнению таблиц данными. Технология ввода данных в таблицы производится двумя способами:

1) непосредственным вводом данных в ячейки таблицы;

2) организацией ввода данных через формы.

При выборе первого способа ввода данных необходимо руководствоваться:

1) уменьшением вероятности ошибок оператора;

2) удобством организации самого процесса ввода данных.

На рисунке 4 представлено заполнение справочной таблицы «Улица», остальные справочники заполняются по аналогии.

 

 

Рисунок 4 – Заполнение справочника

 

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.

Чаще всего формы создаются в следующих целях:

1) ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде.

2) управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов.

3) вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках.

4) печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме. Формы позволяют задавать два различных набора параметров: один – для вывода формы на экран, а другой – для вывода на печать.

Для создания формы следует в окне базы данных перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно Новая форма. В данном окне предлагается выбрать источник данных для формы и способ ее создания.

Access предлагает следующие способы создания форм:

1) Конструктор форм. Этот способ позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных (рисунок 5).

 

 

Рисунок 5 – Конструктор форм

 

2) Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для нее данных.

 

 

Рисунок 6 – Мастер форм

 

3)Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля располагаются в один или несколько столбцов.

4)Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля расположены в строку. Названия полей расположены сверху, как в таблице, но каждое значение имеет собственное поле для просмотра.

5)Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму, которая аналогична ленточной, но каждая запись в такой форме находится на отдельной странице.

6) Диаграмма. Позволяет создавать форму, данные в которой представлены в виде диаграммы.

7) Сводная таблица. Этот мастер использует MicrosoftExel для создания объекта сводной таблицы и MicrosoftAccess для создания формы, в которую внедряется объект сводной таблицы.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

1) отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

2) отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных запросах.Для создания отчета в окне базы данных выбираем пункт Отчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов, или - кнопку Создать на вкладке Отчеты. Access выведет на экран окно диалога Новый отчет.В этом окне можно выбрать один из шести вариантов:

1) Конструкторпозволяет создавать отчет «с нуля» и редактировать уже созданный отчет.

2) Мастер отчетов запускает основного мастера для создания отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.

3) Автоотчет в столбецсоздает отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка, содержащего названия и значения полей.

4) Автоотчет ленточный создает отчет, где данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью автоформата в конструкторе отчетов.

5) Мастер диаграмм помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой MicrosoftGraph.

6) Почтовые наклейки позволяют выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек. Вы можете выбрать любой тип и настроить размер наклеек.

Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных.Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид - Колонтитулы. При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета, и примечание, выводимое в конце отчета. Линейка с делениями по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку (рисунок 7).

 

 

Рисунок 7 – Конструктор отчетов

 

Панель элементов содержит все кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании отчета. Это поля, надписи, рисунки, флажки и т.д. Кнопка Другие элементы предоставляет доступ ко всем элементам управления ActiveX (в том числе к элементу управления Календарь), установленным в системе. Чтобы разместить в отчете конкретный элемент управления, щелкните на соответствующей кнопке на панели элементов, нажмите кнопку мыши, протащите указатель мыши до того места, где должен быть элемент, и отпустите кнопку.

Список полей упрощает размещение в отчете присоединенных элементов управления (элементов управления, связанных с полями таблицы или запроса).Он открывается щелчком на кнопке Список полей на панели инструментов или выбором команды Вид - Список полей. В строке заголовка списка полей Access выводит имя базовой таблицы или запроса. Чтобы создать присоединенный элемент управления с помощью списка полей, выберете его тип, щелкнув на соответствующей кнопке на панели элементов. Затем перетащите поле из списка в нужное место отчета. Если кнопка не выбрана, типом элемента управления по умолчанию является Поле.

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Чтобы открыть окно свойств, выделяем нужный объект и щелкаем на кнопке Свойства на панели инструментов или выбираем команду Вид - Свойства.

Режим предварительного просмотра предназначен для того, чтобы посмотреть, как будет выглядеть отчет на печати, т.е. редактирование в этом режиме невозможно (рисунок 8).

 

 

Рисунок 8 – Просмотр отчета

 

Окно предварительного просмотра можно расширить, чтобы вывести на экран большую часть отчета. Для перемещения по окну можно использовать горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, различные масштабы. Для просмотра других страниц отчета пользуйтесь полем номера страницы и кнопками перехода, которые расположены в нижней части окна просмотра.