Порядок хранения первичных документов
Сроки хранения бух. и налоговых документов определяются «Перечнем типовых управленческих док-тов, образующихся в деят-ти орг-ций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06.10.2000 г. Основные правила хранения док-тов в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. изм. и доп. от 30.06.2003 г.) После того как первич. док-ты отражены в учет. регистрах, необходимо организовать их хранение. При ведении учета в бух. книгах первич. док-ты подшив-тся в одной папке по порядку их хронологич. записи в учет. реестре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указывается год, к которому относятся док-ты, номера док-тов (с№....по№...включительно), их кол-во и другие справочные сведения. При автоматизированной форме БУ первичные документы, относящиеся к разным ведомостям – машинограммам, группируются и подшиваются в отдельные папки. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Хранятся док-ты в спец. помещениях или закрыв. шкафах (текущих архивах). Док-ты постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. В папках док-ты должны быть переплетены. По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный городской (районный) архив или уничтожаются в установленном порядке. При передаче документов в архив составляется справка. При уничтожении документов составляется специальный акт на уничтожение. В соответствии со ст. 17 Закона РФ №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первич. учет. док-ты, регистры БУ и бух. отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Исчисление срока хранения док-тов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Рабочий план счетов БУ, др. док-ты учет. пол-ки, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться орг-цией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бух. отчетности в последний раз. Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 – В (лет), где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
|
