Учет кассовых операций, денежных средств в пути

Кассовые операции ведутся в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь (Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107).

Ведение кассовых операций в иностранной валюте регламентировано Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь (Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от28.06.2004 N 98 в редакции от 13.02.2008 № 24).

Наличные деньги могут быть получены юридическими лицами в обслуживающих банках на цели, установленные законодательством, они расходуются на цели, указанные в чеке.

Юридические лица выдают из своих касс наличные деньги, полученные в обслуживающем банке по чеку, в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций - в течение 5 рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке.

После истечения этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в обслуживающий банк.

Юридические лица, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, расходуют наличные деньги из выручки для обеспечения потребностей, возникающих в процессе их функционирования и в размерах, установленных законодательством для осуществления предстоящих расходов (при наличии таких размеров)

ПОРЯДОК ПРИЕМА И ВЫДАЧИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ, ОФОРМЛЕНИЯ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются по формам первичных учетных документов, установленным в соответствии с законодательством.

Прием юридическими лицами наличных денег при реализации товаров (работ, услуг) с использованием кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, зарегистрированных в налоговых органах, осуществляется в соответствии с законодательством.

Прием наличных денег юридическими лицами, имеющими право не использовать кассовые суммирующие аппараты и (или) специальные компьютерные системы, билетопечатающие машины, таксометры, осуществляется по приходным кассовым ордерам и (или) другим приходным документам в соответствии с законодательством.

Подтверждением приема наличных денег являются:

- квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1;

- другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Выдача наличных денег из касс юридических лиц производится по:

- расходному кассовому ордеру формы КО-2;

- платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются бухгалтером.

По усмотрению руководителя юридического лица приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу могут быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Выбор формы ведения журнала определяется руководителем, главным бухгалтером юридического лица.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир обязан проверить:

на приходном кассовом ордере наличие подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

на расходном кассовом ордере, платежной ведомости наличие подписей руководителя юридического лица, главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных;

правильность заполнения в РКО реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего личность получателя;

наличие документов, подлежащих приложению.

В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления.

Кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера только после приема или выдачи наличных денег.

Юридические лица выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчетна предстоящие расходы в размерах, определяемых руководителем юридического лица, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, установленного главой 4 Инструкции №107 и на сроки, определяемые руководителем юридического лица, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет:

не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу.

Лица, получившие наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (работ, услуг), являются:

- кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению, являются кассовый чек и товарный чек,;

- другие документы, установленные в соответствии с законодательством.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, производится в порядке и размерах, установленных законодательством.

В случае если работнику под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, выдавались наличные деньги, работник обязан не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Работники, получившие денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных (личных) карточек, обязаны представить отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств в следующие сроки:

не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, при условии, что выданные под отчет с использованием корпоративной (личной) карточки денежные средства расходовались работником только в наличной форме;

не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, при условии, что выданные под отчет с использованием корпоративной (личной) карточки денежные средства расходовались в безналичной форме либо как в наличной, так и в безналичной форме.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВОЙ КНИГИ И ХРАНЕНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ

Юридические лица отражают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге по установленной форме. (Кассовую книгу вправе не вести юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения в соответствии с законодательством и ведущие учет в книге учета доходов и расходов.)

Основанием для записей в кассовую книгу являются оформленные в соответствии с законодательством приходные и расходные кассовые ордера.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Руководители предприятий обязаны обеспечить сохранность наличных денег и других ценностей в кассе, а также при доставке их из банка или сдаче в банк.

Кассир в соответствии с законодательством Республики Беларусь несет ответственность за сохранность всех принятых им наличных денег и других ценностей.

При приеме кассира на работу с ним заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Инвентаризация кассы и контроль за соблюдением правил ведения кассовых операций.

В сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал, проводится внеплановая инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе, в соответствии с общими правилами, установленными в Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. N 180

По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.

При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишков и объясняются обстоятельства их возникновения.

Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы и кассира.

Учет кассовых операций ведется на синтетическом счете 50 «Касса».

К счету 50 могут открываться при необходимости субсчета.

На отдельном субсчете к счету 50 «Касса» учитываются наличие и движение денежных средств в иностранных валютах в кассах организации. Денежные средства в иностранных валютах и операции с ними отражаются на счете 50 «Касса» в белорусских рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты в установленном законодательством порядке. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов.

Поступление денежных средств в кассу организации отражается по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 57 "Денежные средства в пути", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности" и других счетов. Выплата денежных средств из кассы организации отражается по дебету счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и других счетов и кредиту счета 50 "Касса".

Получено в кассу с расчетного счета: Д 50 К 51

Получена выручка: Д 50 К 90

Внесен остаток подотчетных сумм: Д 50 К 71

Возмещен материальный ущерб: Д 50 К 73

Выдана из кассы заработная плата: Д 70 К 50

Выдано в подотчет: Д 71 К 50

Сданы деньги в банк: Д 51 К 50

Аналитический учет по счету 50 "Касса" ведется кассирами, ответственными за кассовую наличность. Регистром аналитического учета по счету 50 является кассовая книга.