Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на хозяйственные, командировочные расходы.

Для учета денежных средств, выданных под отчет своим ра­ботникам на административ­но-хозяйственные и операционные расходы и служебные ко­мандировки, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расче­ты с подотчетными лицами".

Денежные средства выдаются под отчет в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в Республике Беларусь. Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.

Предприятия выдают на­личные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расхо­ды в размере и на сроки, определяемые руководителями, но не более предельного размера, установленного для расчетов между субъектами хозяйство­вания наличными деньгами в соответствии с законодательс­твом и на сроки:

не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения предприятия;

не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения предприятия;

до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

При выдаче в подотчет сумм на хозяй­ственно-операционные и командировочные расходы, а также в погашение задол­женности организации по авансовым отчетам в учете делаются на счетах следующие записи:

Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами» К-т сч. 50 "Касса".

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (работ, услуг), являются:

- кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению, являются кассовый чек и товарный чек,;

- другие документы, установленные в соответствии с законодательством.

Командировка оформляется приказом с указанием пункта назначения, наименования организации, ку­да командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, в организациях регистрируются в специальных журналах.

При направлении работника в командировку следует руководствоваться:

1. Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. Пост. Минфина 12.04.2000 №35 (с учетом изменений).

2. Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. Пост. Минтруда и соцзаиты РБ 30.07.2010 ().в ред. От 19.10.2010 №148

.Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок ко­мандировки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время коман­дировки и использовании полученных денег. При этом об ис­пользовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отмет­ками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, доку­менты о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду, выплачиваются суточные и другие расходы в соответствии с действующим порядком.

Работники, получившие денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных (личных) карточек, обязаны представить отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств в следующие сроки:

не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, при условии, что выданные под отчет с использованием корпоративной (личной) карточки денежные средства расходовались работником только в наличной форме;

не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, при условии, что выданные под отчет с использованием корпоративной (личной) карточки денежные средства расходовались в безналичной форме либо как в наличной, так и в безналичной форме.

Сданный командированным авансовый отчет с приложен­ными оправдательными документами проверяется бухгалтери­ей и утверждается главным бухгалтером организации. Прове­ряя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов:

Д 10, 08, 20, 28, 29, 44,50, 51, 70, 73 и др. К 71

Возврат неиспользованных подотчетных сумм: Д 50 К 71.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.