Студопедия — Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления






В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

 один или несколько ПК, возможно, объединенные в сеть – локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса,

 печатающие устройства;

 средства копирования документов;

 модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).

 сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

 стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

 проекционное оборудование для проведения презентаций.

97. Выполнение, каких функций предусматривает традиционное делопроизводство (16) и какие из них 3 основные задачи охватывают программные системы автоматизации?

Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как, управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:

· организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия;

· организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

· организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;

· обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;

· создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;

· использование унифицированных форм представления и обработки документов;

· регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;

· регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;

· регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование);

· списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;

· обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

· проверка правильности и своевременности исполнения документов;

· создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

· проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

· получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

98. Перечислите операции, выполнение которых обеспечивают системы электронного документооборота? (13)

Системы электронного документооборота, как правило, обеспечивает выполнение следующих операций:

· Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.

· Единая регистрация всей поступающей корреспонденции путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения.

· Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.

· Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.

· Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.

· Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации,

· Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций,.

· Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

· Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

· Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.

· Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.

· Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства.

· Хранение электронных образов документов.

· Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.

· Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

 

99. Назовите направления развития информационных технологий, в которых российские разработчики на отечественном рынке играют определяющую роль? (3)

российские разработчики не только успешно конкурируют с западными, но и играют определяющую роль в развитии этих направлений. В первую очередь это касается разработки систем автоматизации бухгалтерского учета, информационно-правовых систем и систем электронного документооборота.

100. Расскажите о классе программных приложений Workflow?

Workflow - в дословном переводе с английского означает поток работ /операций. Есть еще одно определение, наилучшим образом отражающее процессную сущность: Workflow - это процесс, произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участниками рабочей группы с целью достижения общей цели.

Фактически, Workflow является синонимом термина «бизнес-процесс», только применяется чаще в отношении систем автоматизации бизнес-процессов.

Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

 

101. Перечислите, какие службы должна включать компьютерная система Workflow согласно The workflow Reference Model? (4)

Согласно данной модели workflow-система должна включать следующие службы:

• систему визуального описания последовательности этапов (аctivities) и инфраструктуру для хранения шаблонов бизнес-процессов;

• сервис, обеспечивающий запуск и исполнение бизнес процессов;

• клиентское рабочее место для доступа к ручным функциям в ходе бизнес-процесса;

• средства мониторинга исполнения бизнес-процессов, а также средства, обеспечивающие взаимодействие различных workflow-систем между собой.

102. Назовите важнейшую особенность технологии Workflow, которая позволяет практически любой процесс представить как процесс Workflow?

Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные - выполняемые средствами информационных систем, так и неавтоматизированные - выполняемые вручную операции.

103. Перечислите условия, при выполнении которых процесс может быть представлен как процесс Workflow? (4)

Благодаря этой особенности, любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса Workflow, если, конечно, этот процесс:

• выделен;

• структурирован;

• выполняется по правилам, которые можно сформулировать;

• периодически повторяется

Первые три условия являются ответом на вопрос «какие процессы можно описать», а последнее - «какие целесообразно».

104. Назовите типовые параметры описания операции в технологии Workflow (4)?

Типовыми параметрами описания операции являются следующие:

адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на пересылку задания другому пользователю и права на копирование данных, относящихся к заданию;

экранная форма - это документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места, в которые вводятся данные;

• предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;

действия системы при инициализации и завершении операции.

105. Дайте определение автоматизированного рабочего места (АРМ) и назовите функции выполняемые АРМ руководителя?

АРМ (автоматизированное рабочее место) можно определить как совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.

106. Перечислите основные функции, которые выполняются автоматизированными системами контроля исполнения документов и поручений (АСКИД)? Перечислите дополнительные возможности, которые могут предоставить пользователю эти системы?

АСКИД хранит информацию обо всех поручениях в систематизированном виде, благодаря чему пользователи могут расставлять приоритеты в исполнении заданий, а также отслеживать их выполнение. После того как поручение отправлено на исполнение, руководитель и исполнитель (а также исполнители между собой) могут вести переписку по вопросам, связанным с исполнением задания. Более того, система отслеживает сроки и сообщает сотрудникам о просроченных или невыполненных заданиях, а по первому требованию выдает полную информацию о сути каждого поручения, его приоритете и статусе, времени исполнения и приложенных файлах.

Помимо этого она предоставляет пользователям целый ряд дополнительных возможностей, среди которых:

· отправка сообщений о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

· контроль сводного состояния текущих поручений по всем исполнителям и формирование статистики исполнительской дисциплины,

· контроль за ходом исполнения конкретных заданий по любому из исполнителей,

· поиск поручений по различным критериям,

· просмотр архива выполненных и закрытых поручений,

· вывод на печать и экспорт в MS Word и MS Excel списков поручений по различным критериям,

· просмотр отчетно-аналитической информации и многое другое.

Как правило, эти системы не требуют специального обучения пользователей.

107. Определите, чем отличаются компьютерные финансово- аналитические системы от других компьютерных программ? Назовите несколько методик, реализуемых компьютерными финансово- аналитическими программами?

Данные компьютерные программы, как правило, отличаются тем, что они не предназначены для обработки и тем более для сбора первичной информации, апредназначены для использования уже накопленных, проверенных, «очищенных» и агрегированных финансовых и/или натуральных показателей. При этом можно выделить несколько базовых функциональных возможностей подобных программ, обеспечивших им популярность сначала за рубежом, а теперь и в России, а именно:

1) систематизация информации;

2) расчет аналитических показателей и коэффициентов;

3) формирование отчетов презентационного качества.

Наиболее распространенные компьютерные методики финансового анализа

1.Анализ ликвидности баланса

2. Анализ безубыточности

3. Анализ рентабельности собственного капитала

4. Рейтинговая оценка финансового состояния заемщиков

 

108. Назовите две основные тенденции, которые определяют направления развития аналитического программного обеспечения?

В настоящее время просматриваются две основные тенденции, которые определяют направления развития аналитического программного обеспечения и зависят от потребностей пользователей:

• одни разработчики идут по пути создания комплексных программных технологий, обеспечивающих поддержку принятия решения при рассмотрении полного множества задач финансового анализа;

• другие делают ставку на разработку специализированного программного инструментария, решающего либо задач финансового анализа состояния предприятий, либо планирования и оценки инвестиций.

109. Определите, чем отличаются компьютерные финансово- аналитические системы от других компьютерных программ? Классифицируйте компьютерные финансово- аналитические системы по области применения?

Данные компьютерные программы, как правило, отличаются тем, что они не предназначены для обработки и тем более для сбора первичной информации, апредназначены для использования уже накопленных, проверенных, «очищенных» и агрегированных финансовых и/или натуральных показателей.

По области применения финансово-аналитические системы можно разделить на три основные категории.

1. Системы для автоматизации бюджетного планирования.

2. Системы для автоматизации консолидации отчетности.

3. Системы для автоматизации финансово-экономического анализа.

 

110. Определите, чем отличаются компьютерные финансово- аналитические системы от других компьютерных программ? Классифицируйте их по предлагаемым способам обработки информации?

Данные компьютерные программы, как правило, отличаются тем, что они не предназначены для обработки и тем более для сбора первичной информации, апредназначены для использования уже накопленных, проверенных, «очищенных» и агрегированных финансовых и/или натуральных показателей.

По предлагаемым способам обработки информации целесообразно выделить две условные категории:

1) построители отчетов;

2) комплексные системы.

Комплексные системы обеспечивают пользователя всем комплексом необходимых функций, связанных со сбором (импортом) информации, расчетом новых показателей и построением отчетов. Что же касается 2-й категории — построителей отчетов — то они предоставляют возможность расчета аналитических показателей прочим программам.

111. Дайте определение метода имитационного моделирования? Определите сущность этого метода?

Имитационное моделирование – это метод исследования, заключающийся в имитации на ЭВМ с помощью комплекса программ процесса функционирования технологии или системы или отдельных ее частей и элементов.

Сущность метода имитационного моделирование состоит в построении так называемой имитационной модели исследуемого объекта и в целенаправленном экспериментировании с такой моделью для получения ответов на те, или иные вопросы. Говоря о методе имитационного моделирования, как правило, имеют в виду метод, ориентированный на применение ЭВМ, хотя могут использоваться любые устройства, включая лист бумаги и карандаш.

112. Дайте определение метода имитационного моделирования? Определите особенность систем относящихся к подклассу системного моделирования?

Имитационное моделирование – это метод исследования, заключающийся в имитации на ЭВМ с помощью комплекса программ процесса функционирования технологии или системы или отдельных ее частей и элементов. К подклассу системного моделирования относят системы с хорошо развитыми общеалгоритмическими средствами; с широким набором средств описания параллельно выполняемых действий, временных последовательностей выполнения процессов; с возможностями сбора и обработки статистического материала.

113. Дайте определение метода имитационного моделирования? Определите особенность систем относящихся к подклассу логического моделирования?

 

К подклассу логического моделирования относят системы, позволяющие в удобной и сжатой форме отражать логические и топологические особенности моделируемых объектов, обладающие средствами работы с частями слов, преобразования форматов, записи микропрограмм.

114. Перечислите применения метода имитационного моделирования (3) и определите – каких типов бывают обучающие системы имитационного моделирования (2)?

Имитационное моделирование используется в основном для следующих применений:

· при исследовании сложных внутренних и внешних взаимодействий динамических систем с цель их оптимизации. Для этого изучают на модели закономерности взаимосвязи переменных, вносят в модель изменения и наблюдают их влияние на поведение системы;

· для прогнозирования поведения системы в будущем на основе моделирования развития самой системы и ее внешней среды;

· в целях обучения персонала, которое может быть двух типов: индивидуальное обучение оператора, управляющего некоторым технологическим процессом или устройством, и обучение группы людей, осуществляющих коллективное управление сложным производственным или экономическим объектом.

· В первом случае модель ориентирована на тренировку психофизиологических характеристик человека, поэтому модели называются тренажерами.

· Модели второго типа гораздо сложнее. Они описывают некоторые аспекты функционирования предприятия или фирмы и ориентированы на выдачу некоторых технико-экономических характеристик при воздействии на входы чаще всего не отдельного человека, а группы людей, выполняющих различные функции управления.

 

115. Расскажите, какие бывают имитационные модели производственных процессов и для чего предназначены модели предприятий? Что моделируется в данном случае?

Вид модели производственного процесса зависит в значительной степени от того, является ли он дискретным или непрерывным. В дискретных моделях переменные изменяются дискретно в определенные моменты имитационного времени. Время может приниматься как непрерывным, так и дискретным в зависимости от того, могут ли дискретные изменения переменных происходить в любой момент имитационного времени или только в определенные моменты. В непрерывных моделях переменные процессы являются непрерывными, а время может быть как непрерывным, так и дискретным в зависимости от того, являются ли непрерывные переменные доступными в любой момент имитационного времени или только в определенные моменты. В обоих случаях в модели предусматриваются, блок задания времени, который имитирует продвижение модельного времени, обычно ускоренного относительно реального.

 

116. Назовите основные ограничения, накладываемые на проект в процессе его создания? (3) Какие из этих ограничений труднее всего контролировать?

Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект. Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

Из трех основных ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что задания часто трудно и формулировать, и контролировать. Для решения данных проблем используются, в частности, методы управления качеством работ.

117. Дайте определение компьютерной системы управления проектом?

Компьютерная система управления проектами представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом, в основе которого лежит программное обеспечение календарного планирования.

 

118. Перечислите основные преимущества, которые предоставляет компьютерная система управления проектом? (4)

Основные преимущества использования информационной системы для управления проектами включают:

• централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;

• возможности быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;

• возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме;

• возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту.

119. Назовите критерии оценки мощности компьютерной системы управления проектом? (4)

При оценке мощности системы для управления проектами обычно оцениваются следующие основные функциональные возможности:

· Средства описания комплекса работ проекта,

· Средства поддержки информации о ресурсах и затратах

· Средства контроля за ходом выполнения проекта

· Графические средства представления структуры проекта.

120. Перечислите возможности предоставляемые средствами поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту в системах управления проектом? (3)







Дата добавления: 2015-04-19; просмотров: 1219. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности...

Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями...

Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм...

Важнейшие способы обработки и анализа рядов динамики Не во всех случаях эмпирические данные рядов динамики позволяют определить тенденцию изменения явления во времени...

Механизм действия гормонов а) Цитозольный механизм действия гормонов. По цитозольному механизму действуют гормоны 1 группы...

Алгоритм выполнения манипуляции Приемы наружного акушерского исследования. Приемы Леопольда – Левицкого. Цель...

ИГРЫ НА ТАКТИЛЬНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ Методические рекомендации по проведению игр на тактильное взаимодействие...

Что такое пропорции? Это соотношение частей целого между собой. Что может являться частями в образе или в луке...

Растягивание костей и хрящей. Данные способы применимы в случае закрытых зон роста. Врачи-хирурги выяснили...

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ИЗНОС ДЕТАЛЕЙ, И МЕТОДЫ СНИЖЕНИИ СКОРОСТИ ИЗНАШИВАНИЯ Кроме названных причин разрушений и износов, знание которых можно использовать в системе технического обслуживания и ремонта машин для повышения их долговечности, немаловажное значение имеют знания о причинах разрушения деталей в результате старения...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.015 сек.) русская версия | украинская версия