ВОПРОС 41. Использование архивных документов

Использование архивных документов – применение инф-ции арх-х док-тов в культурных, научных, политических, эконо-х целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Документы архивов орг-ций явл.открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная инф-ция, отнесенная законод-ми актами к категории ограниченного доступа. Порядок использования документов Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении в орг-циях, определяется ими на основе Основных правил работы архивов организаций.

Основными формами использования документов архива являются:

– информирование руководства и струк.подразд-ний орг-ции о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

– исполнение запросов граждан и орг-ций социально-правового характера; использование док-тов в СМИ;

– подготовка информац-х мероприятий (выставок, конференций); выдача док-тов для работы в читальном зале архива; в

– ыдача документов во временное пользование.

Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структ.подраз-й осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов. Информирование руководителей может производиться в форме тематической подборки копий док-тов.

К подборке копий могут прилагаться историческая справка, перечень. Перечень, письмо, справка, направляемые внутри орг-ции, подписываются зав.архивом; при выполнении запроса другой орг-ции письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий док-тов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя орг-ции.

Инф-ция социально-правового характера по запросам граждан и орга-ций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка – док-т, содержащий архивную инф-цию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Арх.копия – документ, воспроизводящий текст или изображение арх.док-та, с указанием его поисковых данных.

Арх.выписка – доку-т, дословно воспроизводящий часть текста арх.док-та, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. Эти документы выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование орг-ции (архива), которой они адресованы, изложение существа запроса, ФИО обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дату и подпись. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и орг-ций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

При сложных запросах срок может быть продлен с уведомлением заявителя. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие орг-ции или архивы, информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-невный срок с момента обращения. Если запрос выполнен на основании незаверенных док-тов, то в тексте оговаривается «незаверенная копия». При отсутствии в архиве док-тов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, арх.справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Арх.справки составляются на бланке арх.справки или общем бланке орг-ции. В справке приводятся названия, даты и номера док-тов и излагаются сведения, имеющиеся в названных док-тах и относящиеся к вопросу обращения. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. В тексте арх.справки не допукаются комментарии, собственные выводы исполнителя. После текста справки помещаются архивные шифры документов (номера фондов, описей и дел, номера листов в деле). Арх.справка подписывается руково-лем орг-ции или подраз-я, в состав которого входит архив, и руководителем архива. Заверяется печатью орг-ции. Второй экземпляр хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

Архивные копии и выписки из док-тов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных арх.копий и выписок заверяется подписью руководителя орг-ции и гербовой печатью орг-ции. После текста арх.выписки указывается арх.шифр док-та. Архивные справки, копии и выписки направляются заявителям по почте с сопроводительном письмом, подписанным руко-лем. Могут выдаваться под расписку на руки заявителям при наличии паспорта, их родственникам при наличии доверенности. Получатель арх.справки расписывается на втором экз.док-та, остающемся в архиве, с указанием паспортных данных. Допускается изъятие из арх.дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов (трудовых книжек). Могут быть высланы ценным письмом. На место изъятого док-та в дело вкладывается справка о выдаче, делается отметка об изъятии, расписка получателя.

В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) в архиве создается чит.зал, распорядок которого устанавливает руководитель архива. Пользователи допускаются на основании личного заявления, письма направившей орг-ции, в котором указываются ФИО, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологич.рамки исследования. Архив предоставляет лицам для использования в читальном зале открытые документы, прошедшие научно-техническую обработку. Отказ в выдаче документа: плохое физич.состояние, пользование док-тов сотрудниками архива для выполнения служебных заданий, выдача документа другому пользователю. Дела из хранилища выдаются на основании бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое дело должно иметь лист использования дела. Дела могут выдаваться во временное пользование (30 дней). Выдача оформляется актом. На место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель.

Архив организует использование док-тов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в СМИ. На выставках используются подлинники или копии, изготавливаются альбомы, плакаты. Подготавливаются документальные публикации (журнальные и газетные публикации документов, сборники документов).

 

ВОПРОС 42. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации

и обеспечение их сохранности

Учет документов – это необходимое условие обеспечить их сохранность. Централизованный учет документов АФ РФ – это система учета документов в масштабах области, края, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о составе фондов и количестве единиц хранения. Обеспечение сохранности док-тов зависит от четкого налаженного учета док-тов и определенного набора учетных документов. Учету подлежат все док-ты архива. Учетные документы фиксируют 2 осн.единицы учета: единицы хранения, фонд. Они обязательны для каждого архива независимо от вида и подчиненности. Целями учета явл.: сохранность док-тов, ведение контроля за документацией, создание систем оперативного поиска документов,в т.ч. компьютерного, эффективное использование док-тов.

Принципы учета:

1.принцип централизации – госуд.и ведомст.архивы составляют карточку на каждый фонд. На уровне области собирается инф-ция о всех архивах и фондах. На уровне РФ формируется Центр. Фондовый каталог, где занесена инф-ция о каждом фонде.

2.принцип динамичности – любое изменение в количестве единиц к.-либо фонда д.б.оперативно передано в Центр.фондовый каталог.

3.преемственность достигается путем внедрения единой учетной единицы (дело), учетных документов (описей).

Когда документ поступает в архив, то он учитывается в Книге поступлений, куда записывается какие док-ты, от кого поступили, сколько, за какие годы, их физическое состояние. Список фондов – учетный док-т для регистрации и присвоении номеров фондам, поступившим в архив. В архиве может быть список фондов для особо ценных дел. Лист фонда -документ, в котором отражаются все характеристики поступления и выбытия дел в этом фонде. Фиксируется какие поступили, какие выбыли. Архивная опись – записываются заголовки всех дел фонда (сколько дел, их даты, сколько листов в каждом деле.)В конце описи обязательно дается итоговая запись сколько дел внесено в данную опись. Если в деле очень много разных заголовков делается внутренняя опись дела (расписывается каждый документ). В описи цифры изменять нельзя. В конце каждого дела на внутреннюю обложку вклеивается лист-заверитель дела. Составляются описи ценных дел и описи страхового фонда, описи дел по личному составу. Инвентарная книга учета заводится на документы, имеющие материальную ценность (золотая оконтовка). Книга в 3 экз. (у хранителя, в отделе учета, в бухгалтерии). Ежегодно в конце года каждый архив предоставляет в вышестоящую орг-цию Паспорт архива. В енм приводятся все сведения об архиве (сколько фондов, площадь архивохранилища, загруженность, кадровый состав, условия хранения док-тов). Учетные документы есть основные и вспомогательные. вспомогательные заводятся самим архивом по потребности (Реестр описей для регистрации описей дел и док-тов, учета их кол-ва и состава ). На современном этапе создается архивная программа –Архивный фонд. В компьютер вносятся все сведения о фондах.

Регламент госуд.учета док-тов АФ РФ одобрен Коллегией Росархива в мае 1996 года и начато внедрение Р. во всех госуд. и вед.архивах. Р. устанавливает порядок учета док-тов. Учету подлежат все док-ты, принятые на госхранение. Учет ведется по арх.фондам, коллекциям и единицам хранения. Основой учета явл. единая система регистрации, а средством учета явл. арх.шифр. По Регламенту дано понятие учетного документа – док-т установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие коли-ва, состава и состояния док-тов в единицах учета. под единицей учета понимается единица наименования кол-ва док-тов в архиве. Определены принципы учета, они расширены:

1. Пр. централизации;

2.Унификация учета – соблюдение преемственности учета на всех стадиях делопро-ва, единый состав и методика составления учетных документов;

3.пр. динамичности;

4. Полнота и достоверность госуд.учета. в регламенте госучет определяет учет док-тов как госуд.части АФ РФ, так и негосуд.части АФ РФ. учетные документы должны предоставлять музеи, библиотеки, где есть арх.док-ты, Академия наук. На уровне архива области и Росархива ежегодно составл. Сводный паспорт всей арх.службы. В Р. оговорены условия учета док-тов орга-ями, осуществяющих самостоятельное хранение док-тов (Мин. Геологии). Госуд.учет предполагает, что док-ты госуд. и негосуд.части будут нах.под постоянным контролем государства. Основным док-том будет Паспорт архива.

Организация хранения док-тов – система мероприятий, включающая рациональное размещение док-тов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование док-тов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных свойств и внешних признаков док-тов, подвергшихся разрушению. Для обеспечения сохранности док-тов в архиве должны осуществляться комплекс мер по орг-ции хранения (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, копирования и восстановления, комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения док-тов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Раздельно должны храниться документы на бумажной и пленочной основе, ценные док-ты, карты и научно-техническая документация. Особоценные дела хранятся в металлических шкафах, сейфах в отдельных хранилищах с ограниченным доступом. Страховые копии должны храниться отдельно. Лучше хранить док-ты в картонированных коробках. Для облегчения поиска создают указатели (№ шкафа, полки, фонда, название фонда, № описи, №№ дел. Дела устанавливают на полках горизонтально. Стеллажи не должны плотно примыкать к стене, а полки к потолку. Дела из хранилищ выдаются под подпись работнику читального зала, кот. под роспись выдает исследователю. Во временное пользование выдача дел оформляется актом о выдаче док-та временное пользование (кому, на какой срок, подпись и печать выдающей стороны и принимающей стороны, когда дела сданы и когда они приняты обратно). Все дела на выставки должны двигаться в сопровождении сотрудников архива для обеспечения их сохранности

 

 

[1] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

[2] Там же.

[3]ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 19 с.

[4] ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного гер­ба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. (с изм. от 4 марта 2004 г.).–М.: Издательство стандартов.

[5] ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разме­ры и технические требования. - М.: Изд-во стандартов, 1981.

[6] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.