ВОПРОС 36. РАЗРАБОТКА И ВЕДЕНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

Стадии разработки:

1.Организация разработки УФД – предварительное исследование вопросов по необходимости разработки новых форм, исследование исходящих данных для разработки УСД: законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, которые должны найти отражение в разработке УФД.

2. Отраслевые номенклатуры и перечни информации, продукции предприятия.

3. Использование для решений подобных задач формы документов.

Техническое задание может содержать следующие разделы:

1. Основания для разработки УФД.

2. Срок разработки.

3. Цели и задачи разработки.

4. Структура УСД.

5. Взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами.

6. Источники информации для разработки.

7. Этапы разработки и сроки их использования.

Подготовленное техническое задание согласовывается во ВНИИКИ, утверждается министерством, главная организация приступает к разработке УФД.

Разработка проектов УФД и их согласование:

1. Детальное обследование документооборота и документопотоков. Методика – любая. Традиционно за основание берутся типовые методические указания по проведению отраслевых (ведомственных) унификаций документов, используемых в АСУ. Цели проведения обследования: выявление всей номенклатуры документов, используемых для реализации рассматриваемых функций.

Выявление взаимосвязей документов.

Определение необходимых и достаточных показателей, входящих в эти документы.

Методика проведения предполагает создание карточки документа на каждую форму, в которой фиксируется информация о подсистемах и задачах, в которых документ используется, о формате документа, о периодичности его создания, об авторе и адресате, о реквизитах и показателях (с учетом занимаемой площади).

Создаются карты показателей, которые составляются для всех показателей, которые входят во все используемые документы.

Создаются таблицы взаимосвязанных подсистем и задач управления с формами документов. Указывается, для какой задачи какие формы используются.

Создаются перечни показателей и форм документов, альбомы используемых форм документов.

2. Разработка новой формы документа. Проектирование основано на формуляре-образце – если отдельные формы документов. Формообразование - конструкционная сетка, которая содержит ячейки. На основании полученных данных отбираются реквизиты и показатели. Определяется минимально допустимая площадь размещения реквизитов и показателей. Определяется последовательность расположения реквизитов согласно порядку их заполнения. Создается инструкция по заполнению формы – проект формы документа. Затем – согласование, проводится опытная проверка новой формы документа.

3. Утверждение и регистрация УФД. По результатам согласования и опытной проверки в проектируемую форму документа и инструкцию по ее заполнения, в проект вносятся изменения и готовится окончательная редакция. Она согласовывается с Госстандартом и утверждается министерством. Поступает во ВНИИКИ на государственную регистрацию. Цели государственной регистрации:

- обеспечение соответствия УФД требованиям ГОСТов.

- исключение из обращения неунифицированных форм документов.

- учет и систематизация используемых форм документов.

- контроль над составом форм док-тов, исключение дублирования информации, сокращение кол-ва применяемых форм.

- рациональная организация контроля над применением УФД.

Государственная регистрация – включение УФД в ОКУД и присвоение им кода.

Основная часть государственной регистрации – проведение научно-технической экспертизы. Параметры проверки:

- отсутствие дублирования форм.

- соответствие разработанных форм их функциональной принадлежности и техническому заданию, соответствие требованиям ГОСТов.

При положительных результатах экспертизы готовится тираж, изменения в ОКУД. Формы становятся обязательными для применения во всех организациях.

4. Издание и внедрение УФД. Издание осуществляется в 2 видах: альбом УФД (сшитый) и комплект УФД (расшитый). Тираж зависит от сферы применения.

5. Ведение УФД – внесение изменений и дополнений в госстандарты, другие нормативные документы, в УФД, разработка новых УФД, исключение старых. Основная задача системы ведения – совершенствование систем документации применительно к новым задачам управления. Ответственность за ведение УСД несут разработчики.

Система ведения общероссийских УСД предусматривает поддержание в достоверности состояния эталона ОКУД, эталонов классов ОКУД и альбомов форм документов.

Информационная база системы ведения УФД:

- эталонный массив (все УФД, разработанные в конкретном министерстве или ведомстве).

- контрольный массив (УФД других систем документации, которые не разработаны самими министерствами).

- картотеки изменений к УФД.