ВОПРОС 35. ИОУ. ВЗАИМОСВЯЗЬ ИОУ И ДОУ

ИОУ – часть системы управления, которая представляет собой организованный непрерывный процесс подготовки и выдачи необходимой информации о фактическом и возможном состоянии системы и внешних условиях ее функционирования.

Цель ИОУ – построение достоверной общей картины состояния заданной тематической области на каждый момент времени и своевременность обеспечения этой информацией абонентов системы. Для достижения необходимо своевременное и полное получение, регистрация и обновление необходимых данных; систематизация и комбинирование данных для использования в управляющей системе; своевременность обеспечения соответствующего органа или звена управления всеми необходимыми данными; оперативность доведения до управляемого объекта всех принятых в управленческой системе решений.

Задачи ИОУ:

1. Определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции и форм представления.

2. Определение источников информации, обеспечение доступа к ней.

3. Организация и унификация информационных процессов, распределение задач среди пользователей информации.

4. Организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для этого, поэтапное формирование единого информационного пространства в организации.

5. Организация хранения массивов информации.

6. Формирование УСД и организация документооборота.

7. Организация использования информации для принятия решений на разных уровнях управления.

Требования к ИОУ:

1. Комплексность и системность. Система должна быть обеспечена всеми необходимыми данными, которые должны быть сопоставлены друг с другом, сводимы, непрерывно получаться и систематизироваться.

2. Оптимальность информационного массива – необходимость и достаточность информации при минимизации ее объема, отсутствие дублирования информации, сжатие информации.

3. Непрерывность и преемственное развитие информационной базы – решение новых управленческих задач должно обеспечиваться без коренной перестройки старых массивов.

4. Оперативность – предоставление информации в связи с задачами.

5. Надежность и достоверность.

6. Количественная и смысловая определенность информации.

Формирование открытого общества, базирующегося на развитии рыночных отношений, способствовало перемещению центра тяжести в информационной деятельности с внутренних факторов на внешние, характеризующие условия и тенденции той среды, в которой функционирует организация.

Для успешного развития в новых условиях возникает насущная потребность изучения и анализа таких элементов окружающей среды, как рынки сбыта, потребители, конкуренты, ресурсы и их поставщики, социально-экономические тенденции эволюции общества. Все это – внешняя информация, работа с ней предполагает выявление источников данных, анализ их достоверности, преобразование первичной информации в агрегированные показатели, прогнозы и т.д. Данный уровень информационной деятельности строится не только на учете и контроле информационных единиц, но на анализе, обобщении, моделировании отдельных ситуаций и процессов, разработке различных вариантов развития.

Таким образом, информационное обеспечение, являясь важнейшей частью управленческой деятельности, в настоящее время занимает особое стратегическое положение и требует осознания его роли, содержания, внутренней структуры и тенденций развития. Исследования показывают, что до 60-80% управленческого труда используется на работу с информацией, в том числе 30-40% – на ее получение, 10-14% - на передачу и первичную обработку и 20-25% - на аналитическую работу и вычисления.

В широком смысле слова термин «информационное обеспечение» - представление информационных ресурсов в распоряжение какого-либо объекта или субъекта, т.е. это специфическая деятельность, которая нацелена на решение следующих задач:

1. определение потребности в информации, установление ее источников, организация сбора, хранения, преобразования, поиска сведений, необходимых для принятия решений и достижения основных целей организации. Это можно обозначить как создание управленческой информационной системы, обеспечивающей потребности в информации всех нуждающихся в ней – от рядовых работников до руководителей высшего звена управления;

2. обработка и преобразование информации в аналитическую форму, отвечающую потребностям служб управления;

3. организация эффективных коммуникационных каналов, обеспечивающих быструю передачу данных внутри организации и обмен с внешней средой;

4. координация всех функциональных процессов в организации – планирование, производство, учет, контроль и т.п. Четкость и стабильность работы предприятия непосредственно зависят от своевременности поступления сигналов от управленческой информационной системы (УИС).

Т.о. система информационного обеспечения – это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю. Основная цель ИО – наиболее полное удовлетворение потребности управляющей системы в информации, позволяющей разработать, принять и реализовать выполнение оптимальных решений, которые обеспечивают достижение целей организации.

ИОУ реализуется на практике через создание управленческой информационной системы, т.е. системы, помогающей управленцам решать стоящие перед ними задачи.

Развитие производства и управления связано с постоянным усложнением и увеличением числа функций и задач управления, а также с ростом количества информации, необходимой для осуществления этих функций. Если первоначально ИО было персонифицировано, т.е. УИС функционировала на основе данных, хранящихся в памяти одного человека или группы людей, который управлял всей системой, то в дальнейшем произошел переход от первичной интегральной системы к децентрализованной, когда процесс управления осуществляется дифференцированно множеством специалистов, выполняющих отдельные функции.

В зависимости от применяемых информационных технологий и используемых в управленческой системе носителей информации ИО можно подразделить на традиционное и автоматизированное.

Традиционное ИОУ базируется на ручных методах работы с информацией, основным носителем и каналом передачи ее выступает документ, а сама УИС представляет мозаичную совокупность узкофункциональных локальных подсистем, выполняющих самостоятельные задачи, которые в свою очередь, в зависимости от содержания информационных массивов и организации поиска, могут быть подразделены на документальные и фактографические. Традиционной ИОУ свойственны характеристики:

· структура информационных потоков соответствует сложившейся структуре управления и ориентирована на удовлетворение информационных потребностей отдельных подразделений, а не на систему в целом. В каждом подразделении организации формируются свои информационные системы, включающие системы документации, конкретный информационно-справочный и нормативный материал и т.д.;

· ограниченные возможности информационного моделирования сложных ситуаций в управлении. Информационные массивы функциональных подразделений фактически автономны, мало связаны, это ограничивает возможность системного использования информации, предопределяет возникновение проблем согласованности и сопоставимости данных, скоординированности действий отдельных подразделений;

· высокий уровень избыточности потоков данных и массивов информации. Для обеспечения потребностей подразделения в сведениях возникает необходимость их многократного дублирования и это приводит к значительным потерям информации;

· жесткая ориентация информационных систем на определенную систему показателей, традиционно сложившиеся варианты и алгоритмы обработки информации, которая основана главным образом на ручных приемах, что также ограничивает гибкость информационной системы, быстроту ее реакции на запросы.

В традиционном ИО выделяют три подсистемы:

1) ДОУ, представленное в виде различных унифицированных систем управленческой документации;

2) информационно-справочные фонды организации;

3) устный обмен информацией.

В основе построения традиционной модели ИО лежит движение документной информации. Документопотоки несут основную нагрузку по хранению и передаче информации. В соответствии с критерием функционального соответствия в системе управленческой документации выделяются такие подсистемы как ОРД, документация по материально-техническому снабжению, бухгалтерская, плановая, учетная и т.д. В них четко определены границы каждой функциональной подсистемы и решаемые ею задачи.

Совершенствование ДОУ сейчас является одним из важнейших направлений развития ИОУ. Документ остается удобным, оперативным, надежным носителем управленческой информации.

Не менее важным элементом организации ИОУ выступает формирование информационно-справочного фонда (ИСФ), в котором должна быть представлена нормативная, справочная и другая необходимая в управлении информация. Основным источником подобных сведений являются публикации. Т.о., в любой организации возникает необходимость создания информационных систем библиотечного типа. Традиционно информационно-справочная деятельность на предприятиях осуществлялась через органы научно-технической информации (отделы научно-технической информации, библиотеки, патентные бюро), т.е. подразделения, выполняющие задачи научно-информационного обслуживания и аналитической обработки публикуемых данных.

Состав ИСФ должен соответствовать конкретным потребностям руководителей, специалистов и рядовых сотрудников организации, учитывать ее специфику и направления деятельности. Информационный массив библиотечной системы, как правило, включает различные виды публикаций – ГОСТы и ОСТы, справочники общего и специального характера, статистические сборники, научно-техническую литературу по профилю предприятия, общие и специализированные газеты и журналы, классификаторы, сборники законодательных актов и т.д.

В зависимости от содержания ИСФ делят на:

- материалы правового характера. Включают документы по трудовому, административному, финансовому праву и др. законодательные акты, регламентирующие внешние условия работы организации;

- нормативы, государственные и отраслевые стандарты, регулирующие основные производственные, информационные процессы в организации;

- справочная информация общего характера (адресные, телефонные книги, торговые справочники);

- тематические справочные материалы;

- статистические данные по интересующим организацию регионам;

- аналитическая информация по политическим, социально-экономическим, технологическим проблемам;

- прогнозы и др.

В зависимости от периодичности публикаций выделяют: периодические, продолжающиеся и непериодические издания. Данный фактор учитывается при разработке планов комплектования фондов. Для оценки содержащейся в публикациях информации важно принимать во внимание тип публикаций.

В соответствии с используемыми первичными источниками публикации можно подразделить на: официальные, полуофициальные, неофициальные издания и научно-техническую литературу.

Наибольшим доверием пользуются правительственные и официальные публикации: издания, выходящие под грифом органов власти и гос. структур – правительственные газеты, журналы, кодексы законов, стат. сборники и др. для принятия решений используется широкий спектр официальной информации: данные переписи населения; переписи предприятий торговли и промышленности; ежегодные стат. отчеты; показатели национального дохода и расхода; обзоры деловой активности; баланс внешней торговли. Данная информация публикуется после соответствующей обработки в журналах, квартальных и ежегодных отчетах, обзорах. Официальная информация является наиболее достоверной, т.к. точность ее определенными способами контролируется.

Неофициальные и неправительственные источники информации – газеты, журналы и др. издания, публикуемые издательствами на инициативных началах. Многообразие деловых изданий, где можно найти отчеты и аналитические обзоры о деятельности компаний, экономические прогнозы, значительно обогащают представления руководителей и специалистов об окружающей среде. Однако неофициальные издания подвержены влиянию политических и экономических процессов, поэтому и требуют более тщательной проверки точности и достоверности информации.

Важным источником информации является научно-техническая литература, журналы и газеты, где публикуются сообщения о новых материалах и их применении, направлениях деятельности конкурентов, внутреннем и зарубежном рынках, тенденциях развития отраслей. Особую ценность научно-техническая лит-ра имеет для организаций, занимающихся исследовательской, конструкторской деятельностью, крупных объединений научно-производственного плана.

Полуофициальные источники информации - справочные издания, где представлены данные о компаниях, направлениях их деятельности, сравнительные обзоры деятельности фирм и др. информация справочного и нормативного характера.

Т.о., деятельность по организации ИСФ включает тематическую подборку изданий, соответствующих потребностям фирмы, ее специалистов и руководителей. Формирование библиотечных массивов предполагает не только тщательное изучение информационных потребностей руководителей и специалистов, но и отбор наиболее надежных и достоверных источников информации.

В сферу деятельности информационных служб, связанных с организацией ИСФ, входит также аналитическая обработка публикуемых данных: аннотирование, реферирование, составление обзоров, подборка фактографических данных, а также информационное обслуживание руководителей и специалистов. Удостоверение информационных потребностей работников организации должно осуществляться как в режиме избирательного распространения информации (ИРИ), так и ретроспективного поиска. Система ИРИ, функционирующая на традиционной или автоматизированной основе, предполагает систематическое оповещение руководителей и специалистов о поступивших в фонды изданиях, соответствующих информационным запросам. ИО в режиме ретроспективно поиска включает подбор материалов в соответствии с определенными заказами и темами и осуществляется не только на основе имеющегося в организации массива информации, но и с привлечением информационных ресурсов внешней среды.

Автоматизация становится важным преобразующим факторов в организации ИСФ. Правовая, нормативная, справочная информация является удобной базой для создания автоматизированных поисковых систем, которые заняли свое место на информационном рынке. Ценным помощником становятся мощные гипертекстовые системы, позволяющие не только быстро получить необходимую информацию, но и оперативно обновить ее по мере появления новых документов.

Среди автоматизированных технологий нужно выделить прежде всего технологию баз данных – самый распространенный и доступный инструмент создания информационных систем, гипертекстовые технологии, мультимедиа. Важное место занимают телекоммуникации, возникновение которых связано с новыми техническими возможностями средств вычислительной техники. Использование современных технологий позволяет работать с большими объемами информации и представлять ее в удобном для восприятия виде.

Другой важный элемент современной информационной среды – глобальный информационные сети, ставшие незаменимым источником ценной информации. Возможность доступа к обширным информационным ресурсам общества, оперативность их обновления формируют новые направления развития ИОУ, не только делают его более эффективным, но и порождают новые проблемы. Работа с сетевыми технологиями требует серьезной технической базы, профессиональной подготовки специалистов и определенных организационных усилий. Проблема поиска – это не только техническая задача, но и сложная интеллектуальная работа, нужно не только выявить актуальные базы данных, расположенные по различным адресам, но и отслеживать их обновление, появление новых, уметь обоснованно оценить достоверность и полноту содержащейся информации, имеющийся потенциал для решения управленческих задач.

В настоящее время автоматизированные ИСФ сосуществуют с традиционными библиотечными фондами и более или менее удачно дополняют их. В будущем автоматизированные системы, особенно в малых и средних фирмах, будут вытеснять библиотечные, имея несомненное преимущество как по объемам хранимых данных, так и по скорости доступа и обновления их.

Важнейшим каналом передачи управленческой информации является устный канал. Он занимает особое место в ИОУ. Являясь составной частью традиционных информационных технологий, устное информирование реализуется на практике через общение руководителей, специалистов, сотрудников фирмы между собой, играет особую роль и заменить его другими технологиями невозможно.

В организации присутствует необходимость в неформальном общении, как по горизонтали, так и по вертикали, что ускоряет поступление информации в те места, где в ней есть необходимость. Одновременно это способствует заполнению ниш в информационной системе.

Прямое общение является одним из обязательных элементов управления, его основное достоинство – оперативность и эмоциональность. Устный приказ, распоряжение, отчет позволяют ускорить процесс передачи необходимой информации, в этом случае имеет место экономия труда и времени, которые тратятся на создание документа, кодирование информации и ее декодирование. Наличие обратной связи при устных коммуникациях снижает «шум», т.е. позволяет свести к минимуму искажения (если обмен реализуется в форме диалога).

Устные процедуры информационного обеспечения связаны с принятием решений, информированием, инструктированием, обсуждением проблем на различных уровнях – это важные составляющие элементы ИОУ. Общим для всех устных процедур является применение их преимущественно при решении несложных задач оперативного управления, быстрого согласования и т.д.

Другое качество общения – эмоциональность – можно рассматривать и как достоинство, и как недостаток. Устные распоряжения, произнесенные с соответствующими интонациями, мимикой и использованием других невербальных приемов передачи информации, позволяют достигнуть необходимой скорости их выполнения, сформировать нужное отношение персонала к своим обязанностям.

Как важную составляющую часть устных информационных процедур необходимо учитывать и слухи, циркулирующие в рамках каждой организации и выполняющие компенсаторную функцию, т.е. они связаны с удовлетворением имеющихся информационных потребностей, но не из прямых официальных источников, а из косвенных, неформальных. Удельный вес достоверной информации в слухах достаточно высок, особенно если они касаются кадровых перестановок.

Стихийность движения устной информации, как увеличение количества слухов в процессах информирования выше обычного уровня, так же вредны для фирмы, как и отсутствие хорошо налаженного документооборота, недостаток информационно-справочного материала.

Организационные формы устных коммуникаций.

Одна из разновидностей устных процедур представлена устными решениями и распоряжениями. Сфера из использования – оперативная исполнительно-распорядительная деятельность, связанная как с организацией работы аппарата управления, так и с управлением объектом. Важное значение имеет правовая регламентация принятия решения. Необходимо определить круг прав и обязанностей, контроль исполнения, очертить границы ответственности. Одним из способов такой регламентации является использование журнала регистрации устных распоряжений, применение магнитофонов, использование картотек. В настоящее время распространена журнальная и карточная система учета устных решений.

При реализации обмена информацией в вертикальном направлении могут быть использованы следующие орг. формы:

- оперативные совещания для руководителей и специалистов с периодичностью не реже одного раза в неделю, непродолжительные во времени, немногочисленные по составу. Оперативки выполняют задачи срочного информирования, подведения промежуточных итогов деятельности организации в целом и ее подразделений, принятия оперативных решений, контроль выполнения управленческих заданий;

- встречи руководителей высшего уровня управления с работниками отдельных подразделений и служб. Обсуждение и пояснения к новым планам, решениям, назначениям, контроль хода работ, отчеты по результатам такого контроля – вот дополнительные действия, предоставляющие новые возможности руководителю. Данная форма общения способствует созданию эффективной системы обратной связи;

- регулярные собрания работников подразделений, связанные с решением оперативных вопросов управления, контролем, информированием о направлениях деятельности подразделения. Периодичность – раз в месяц;

- общие собрания сотрудников организации (периодичность проведения – раз в год). Они выполняют отчетно-информационную функцию, обеспечивают прямую связь между всеми уровнями управления, способствуют формированию положительной мотивации у работников и определенной атмосферы в организации.

Вертикальные устные коммуникации в силу повторяемости управленческих ситуаций и необходимости создания обратной связи можно и нужно стандартизировать и систематизировать. Нужно продумать и составить такой график собраний и совещаний для различных уровней и подразделений, который позволял бы обеспечить необходимую оперативность циркуляции управленческой информации и не был избыточными и чрезмерно напряженным для персонала.

К устным процедурам обмена информацией относятся также операции согласования и собеседования при формулировании проблемы, при обсуждении вариантов действий и распределении работ по реализации решения. Сюда же могут быть отнесены процедуры выработки проектов решения на совещаниях и собраниях, консультации руководителей и специалистов в индивидуальном порядке. Эта разновидность устных коммуникаций строится с учетом горизонтальных потоков информации. Обмен информацией на этом уровне слабо поддается формализации и унификации, тесно связан с управленческой структурой организации и ее пространственным расположением.

Для повышения эффективности горизонтальных потоков информации не помешает проработать различные варианты использования технических средств связи, определить допустимый уровень дублирования информации, циркулирующей в устном режиме, другими каналами передачи.

Недооценка устных каналов передачи информации и их места в ИОУ приводит к снижению скорости передачи данных, усиливает искажения, влияет на эффективность обратной связи в коммуникационных процессах.

Задачи совершенствования устных коммуникаций и организации обратной связи занимают важное место в развитии ИОУ. Среди них можно выделить такие приемы как организация система сбора предложений. Она разрабатывается с целью облегчения поступления информации наверх. При этом все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Применяется также система электронной почты, информационные материалы организации (стенгазеты, напр.).

Т.о. ИОУ представляет собой сложноструктурированную деятельность, включающую различные направления. Одной из проблем организации ИОУ является разнообразие используемых технологий и носителей управленческой информации. ИОУ по сути представляет собой интегрированную управленческую информационную систему, которая не может не должна разбиваться на отдельные самостоятельные изолированные подсистемы, как это фактически реализован на практике.

Интегрированная система подразумевает объединение всех функциональных подсистем в единое целое.

Отсутствие интегрированности составляющих ИО подсистем выливается в многократное дублирование информации, повторяемость операций по ее обработке.

Развитие и совершенствование ИОУ как системы включает несколько моментов:

· организационный аспект связан с централизацией и сосредоточением всех основных видов информационной деятельности в рамках специально формируемого подразделения (информационной службы, информационно-аналитического отдела), задачей которого является интеграция всех инф. массивов;

· технический аспект предполагает все более широкое применение техники, в т.ч. компьютерной, для выполнения различных операций с информацией. Современные технические средства призваны улучшить, усовершенствовать ИОУ, перестроить его, создать принципиально новую информационную среду, где на смену документу как основному носителю придет новая безбумажная технология. Документы на бумажных носителях имеют ряд недостатков: а) значительная избыточность информации, выраженная в многократно повторяющихся данных б) большой удельный вес ручных операций ведения и хранения таких документов в) несопоставимость информации в документах, находящихся в различных подразделениях организации.

Создание интегрированной информационной системы на основе компьютерной техники, оснащенной автоматизированными средствами ввода и вывода данных, использование сетевых технологий являются необходимыми условиями реализации безбумажной технологии значительного сокращения традиционного документооборота.;

· технологический аспект включает в себя унификацию основных операций с информацией – сбора, хранения, поиска, передачи, преобразования, выдачи. Традиционные ручные технологии очень трудоемки и требуют больших затрат времени, поэтому большое значение приобретает широкое применение автоматизированных технологий - баз данных, гипертекста, мультимедиа, позволяющих расширить информационные ресурсы организации и обеспечить переход к безбумажной технологии;

· содержательно-целевой аспект ИОУ предполагает развитие и совершенствование информационного обслуживания как основной задачи информационно-аналитической деятельности организации. Недостатком традиционной системы ИОУ является его ориентация на внутренние проблемы, а не на конечный результат. Формирование документов, их систематизация, хранение осуществлялись по базовому принципу «дела должны быть в порядке», т.е. технические процедуры создания документа, его регистрации, сохранности выдвигались на первый план. Документооборот в большей степени работал сам на себя, а не на конечный результат – удовлетворение информационных потребностей сотрудников. Перемещение центра тяжести на совершенствование ИО приблизит информационные ресурсы организации к конечному потребителю. Причем полноценное ИО возможно только на основе интегрированной системы, когда информация, хранящаяся в документальных массивах, публикациях, представляемая экспертами, агрегируется, анализируется, сравнивается и предстает в новом виде, наиболее полно соответствующем информационным запросам.

Ориентированность ИОУ на конечную цель – информационное обслуживание – представляется принципиально важной, позволяет пересмотреть и перестроить все сложившиеся процедуры с различными видами и источниками информации и по-новому взглянуть на содержание и задачи информационно-аналитической деятельности в организации.