ВОПРОС 39. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ИОУ
Опыт проектирования систем ИОУ показывает, что важным фактором, определяющим их эффективность, является реализация системного подхода к решению задач информационного обеспечения. Системный подход предполагает комплексное рассмотрение и решение экономических, технологических, психологических, инженерных и социальных задач. Он позволяет вплотную подойти к проблеме создания интегральной системы управления, которая сочетает горизонтальную интеграцию (координацию всей информации, необходимой для принятия решения, циркулирующей на определенном иерархическом уровне) с вертикальной. Наиболее полно принцип интеграции реализуется в автоматизированных системах. Существуют 3 группы основных принципов создания ИОУ: 1) управленческие (сюда относят принципы системности, комплексности, эффективности) 2) технические 3) организационные. Принцип системности: требует, чтобы проектирование ИОУ базировалось на предварительном системном анализе объекта управления и системы управления в целом. Системный анализ предполагает определение целей системы, построение формализованной модели функционирования объекта. Принцип комплексности: предполагает взаимоувязку всех работ, проводимых в производстве, управлении, в т.ч. и работ по автоматизации. Эффективность автоматизации достигается только при едином планировании всего комплекса мероприятий, направляемых на интенсификацию производства с использованием единой методической основы. Кроме того, системы, автоматизирующие не только функцию или задачу, а их взаимосвязанный комплекс, являются более эффективными. Принцип эффективности связан с правильным выделением круга автоматизируемых функций, технологий и задач. В качестве критерия оценки эффективности для систем используются показатели экономической эффективности. Критериями также могут выступать: уменьшение времени обслуживания, повышение уровня информированности пользователей и др. Принцип новых задач предполагает, что разрабатываемая система не только обеспечит решение традиционных задач, но и позволит применять новые технологии, а значит, появятся новые возможности в информационной поддержке управленческих решений. Технические принципы: их соблюдение необходимо: комплексное использование вычислительной техники и программных средств, создание единой информационной базы системы, организация непосредственного общения пользователя с системой. Поскольку создание интегральной информационной системы является весьма сложным и трудоемким процессов, проведение соответствующих работ требует координации деятельности всех специалистов-разработчиков, которая достигается путем назначения ведущего специалиста по ИО. Основными функциями специалиста по ИО являются: · организация работ по проектированию, сопровождению и развитию базы данных; изучение информационных потребностей в рамках организации; обобщение опыта создания эффективных систем ИО; · совершенствование и внедрение классификаторов и кодификаторов; · организация работ, направленных на создание систем интеграции неоднородных баз данных и совершенствование систем управления распределенными базами данных; · обеспечение надежного функционирования систем ИО. Сложилось 2 подхода к проектированию ИОУ: дедуктивный (от общей задачи к частным задачам управления) и индуктивный (от конкретных функций к общей задаче управления). Общая схема проектирования ИОУ представлена в следующей последовательности: · Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы. · Анализ информационных запросов, т.е. необходимо определить, какой тип информации требуется для принятия каждого решения. · Агрегирование решений. Если бы для принятия каждого решения требовалась специальная информационная система, ИОУ была бы безнадежно сложной. Решения, по которым требуется одна и та же информация, необходимо сгруппировать в одну задачу управления. ИОУ должна быть скоординирована и интегрирована с орг. структурой. · Проектирование процесса обработки информации. Здесь разрабатывается реальная система для сбора, передачи, хранения и модификации информации.
Распространенным исследовательским приемом в осуществлении работ по проектированию является анализ решений, принимаемых в каждом звене, на каждом уровне, каждый руководителем. Система ИОУ не возникает мгновенно. Для внедрения такой автоматизированной системы компании требует 3-5 лет. Следовательно, в разработке ИОУ всегда присутствует элемент долгосрочного планирования. Опыт проектирования и разработку АСУ в 1970-1980-е гг. нашел отражение в ГОСТах, где представлены основные рекомендации и требования, прошедшие проверку временем. В соответствии с ГОСТом 20914-75 можно выделить следующие стадии проектирования АСУ: - предпроектная стадия; - стадия проектирования; - внедрение. Предпроектная стадия включает в себя предпроектное обследование и разработку технического задания на АСУ. Важнейшими результатами этого этапа выступает описание целей и задач информационной системы, выработка общих требований к ее созданию, разработка программы проведения обследования, в рамках которого изучаются и уточняются: информационная модель управления; структура и функции организации, перечень задач, подлежащих автоматизации; ориентировочный состав технических средств; технико-экономические характеристики системы ИО. Этап проектирования связан с разработкой технического и рабочего проектов. Разработка технического задания включает проведение обследования действующего объекта (организации или подразделения) и его систем управления или ближайшего объекта (аналога нового объекта). Для решения задач ИО анализируются потоки информации, системы классификации и кодирования, формы документации, а также исследуются СУБД, структуры имеющихся баз данных, методы их интеграции. Результаты этих работ включаются в состав исходных технологических требований и оформляются в соответствии с ГОСТами 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81 и 24.205-80. При разработке технического проекта необходимо подробно остановиться на анализе всей используемой информации с точки зрения ее полноты, непротиворечивости, отсутствия избыточности и дублирования, а также на разработке форм выходных документов. Результаты такого исследования оформляется документов «Описание информационно обеспечения», в котором конкретизируются требования к организации ИО. Документация технологического характера должна соответствовать требованиям ГОСТа 24.101-80 с учетом ГОСТа 24.205-80. На стадии рабочего проектирования в качестве одного из основных этапов выделяется разработка рабочей документации на ИО ИС, целью которой является создание необходимого программного обеспечения, подготовка на машинных носителях нормативно-справочной и производственной информации для первичной загрузки информационной базы, а также выпуск необходимой рабочей документации, включая инструкции пользователям и инструкции по эксплуатации. Состав документации должен включать: технический проект ИС; описание организации информационной базы; описание систем классификации и кодирования; перечень исходных данных; перечень выходных документов; описание локальных баз данных; формы выходных документов. Этап внедрения системы включает реализацию основных мероприятий по внедрению; подбор и обучение персонала; подготовку помещений и технических средств. Осуществляется также эксплуатация системы путем решения конкретных задач и анализа результатов испытаний. Проведение работ по созданию АСУ регламентируется ГОСТом 24.601-86 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Общие требования и совокупность работ на всех стадиях и этапах определяются ГОСТом 24.602-86 «Состав и содержание работ по стадиям создания». В работах по проектированию ИОУ необходимо выделить: 1. Стадию концептуального проектирования, когда на основе анализа и структурирования информационного пространства осуществляются построение информационной модели организации, формирование локальных информационных структур и их интеграция, концептуальное проектирование алгоритмов обработки информации. Информационная модель отражает в различных формах реальные процессы формирования информационных массивов, передачи, преобразования данных, прохождение информационных потоков. Они могут быть представлены в виде словесного описания, схемы, матрицы, графов и т.д. 2. Организационная стадия, в рамках которой разрабатывается план-схема всех операций и действий по проектированию и внедрению АСУ с указанием стоимости каждого этапа, сроков выполнения, ответственных лиц и результатов. По содержанию создание системы ИО включает три раздела: - организация массивов информации; - разработка технологий поиска, сбора, хранения, обновления, обработки и передачи информации; - организация потоков информации. Конечная цель ИОУ как информационной системы заключается в удовлетворении информационных потребностей, они становятся определяющим фактором при формировании базы данных. Организация информационного массива строится в соответствии с конкретными условиями и задачами управления. Степень детализации и форма представления информации различаются в зависимости от получателя. Чем выше пост, тем более общая информация ему требуется. При анализе информационных потребностей нужно различать: 1) фактически удовлетворяемые потребности в информации; это та информация, которая поступает к менеджеру – периодичность, состав, качество сведений; 2) реальные потребности, т.е. объем информации, необходимый для успешного решения задачи в конкретный момент; 3) абсолютные потребности, отражающие всю потребность в информации при наиболее полном и квалифицированном решении задач. Абсолютные потребности – перспектива развития ИО. Для изучения информационных потребностей и запросов используют методы: 1. Анализ управленческой документации и документооборота применительно к каждому уровню управления и рабочему месту специалиста. Функционирующая в организации система документооборота позволяет получить достаточно полную картину о содержании, форме представления, периодичности сведений, поступающих к конкретному специалисту и создаваемых ими. Анализ документов дает возможность выделить сквозные показатели и определить алгоритм их агрегирования. Управленческие документы составляют основу для анализа фактически удовлетворяемых потребностей, т.е. того уровня ИО, который обеспечивает определенный минимум сведений, необходимый для управления. Традиционные методы изучения документооборота можно дополнить формализованными, напр., контент-анализом. Метод на основе частотного подсчета смысловых единиц позволяет более полно и подробно охарактеризовать параметры, в т.ч. состав информационного массива системы. Кроме изучения ОРД и специальных систем документации интерес вызывают нормативно-справочные виды документов, который в совокупности с должностными инструкциями, положениями о деятельности подразделений дают возможность выяснить и оценить уровень ИО, достаточный для удовлетворения реальный потребностей. 2. Проведение социологического обследования среди потенциальных пользователей системы ИО. Может быть проведено в форме анкетирования, интервью, применимы методы наблюдения и эксперимента. Соц. Опрос обязательно должен быть сплошным. Анкеты разрабатываются для каждой категории потребителей информации. Подробно – для руководителей и специалистов. Основная часть вопросов анкеты, как правило, формулируется в открытом виде, что позволяет получить более полный и развернутый ответ. 3. Анализ существующих информационных связей. Заключается в построении дерева целей и в применении методов опроса. Суть метода, основанного на построении дерева целей системы управления, заключается в следующем. Формулируется генеральная цель деятельности системы управления. Успех всей дальнейшей работы по выявлению параметров информационного фонда определяется тщательностью и корректностью формулировки генеральной цели. Потом цель декомпозируется, т.е. разбивается на ряд более узких частных целей, выполнение которых необходимой для достижения нужного уровня. Процесс продолжается до тех пор, пока не будут выявлены решаемые будущими пользователями подсистемы задачи. Метод дерева целей позволяет выявить полный перечень задач, решение которых необходимо на определенном уровне управления для достижения генеральной цели деятельности. Для ввода АСУ нужно собрать огромный объем детализированных данных. Базы данных разрабатываются на этапе детального построения системы. Предварительно нужно составить контрольный перечень объектов БД, определить тип, формат данных, классификаторы и ключи для облегчения поиска. С целью организации информационного массива необходимо продумать соответствующий классификатор. Содержащаяся в массиве информация классифицируется по признакам: направление движения (входящие, исходящие, внутреннюю) способ получения, периодичность поступления (непрерывно поступающая, ежедневная, еженедельная и т.д.), характер применения в процессе управления (нормативная, справочная, плановая, аналитическая). Т.о. банк данных представляет собой хранилище директивных, плановых, нормативных, справочных, учетных и др. сведений, необходимых для выработки управленческого решения. Он служит для формирования основных показателей и документов, создаваемых в аппарате управления, может функционировать наряду с традиционными справочно-информационными фондами. Основные требования к банку данных: - достаточный объем и достоверность сведений; - возможность дополнения, корректировки массивов информации; - быстрый поиск; - возможность многоцелевого использования данных для составления отчетов, формирования планов и т.д. для создания БД необходимо определить объем и характер информации; классифицировать ее массив; определить структуру БД; выбрать вид носителей информации; систему поисковых признаков; разработать типовые процедуры формирования основных документов и показателей; порядок корректировки и пополнения БД. Основной информационный массив содержит сведения постоянного характера, т.е. медленно меняющиеся показатели, характеристики. По структуре БД может быть централизованным (создается центр хранения информации, куда стекаются все сведения и обращаются пользователи) и децентрализованным (несколько автономных массивов информации, которые формируются в подразделениях организации). Для классификации объектов необходимо определить набор классификационных признаков. Для ряда информационных объектов разработаны отдельные ГОСТы и ОСТы. Системы классификации являются основой построения информационно-поисковых языков информационной системы, от которых зависят полнота и точность поиска информации. При проектировании информационных систем могут использоваться как глобальные, так и локальные системы кодирования и классификации, напр. ЕСКК. В ее состав входят комплекс общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ) и автоматизированная система ведения общесоюзных классификаторов. В системы ОКТЭИ включено более 20 общесоюзных классификаторов, таких, как общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКПП), классификатор министерств, ведомств и отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), классификатор технико-экономических показателей (ОКТЭП), классификатор процессий рабочих (ОКПР), должностей служащих (ОКДС) и т.д. Для постановки и решения многих задач в управлении используется информации, представленная в нескольких массивах. Центральным звеном в организации потоков информации является определение маршрутов ее движения и периодичность циркуляции. Анализ информационных потоков осуществляется в 2 этапа: 1) обследование 2) построение и анализ информационной модели организации. Основу проектирования ИС составляют результаты обследований информационных потоков и документооборота. В настоящее время отсутствуют ГОСТы, нормативные материалы, регламентирующие проведение обследования и анализа информационных потоков при проектировании ИС. Но это вопросы нашли отражение в нормативных материалах по АСУ (ГОСТ 24.208-80, ГОСТ 23.50.15-81), который могут быть использованы для организации работ. При анализе информационных потоков нужно учитывать движение информации в следующих направлениях: 1. По вертикали (по иерархическим уровням). Данный анализ позволяет выявить преемственность, уплотнение, усреднение, выхода информации. Анализ преемственности информации высвечивает сквозные показатели, проходящие через все уровни управления, и выделить из них тех, которые характерны для одного и того же явления на разных уровнях. Появляется возможность для унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения ИО на различных иерархических ступенях. Анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающие. 2. Горизонтальное движение. Основная направленность состоит в сопоставлении схемы разработки и принятия решений и схем движения информации, т.к. ее маршрутизацию определяют процессы разработки решений. Наиболее приемлемым методом анализа маршрутов является сетевой анализ, где событиями является принятие конкретных решений, а путями – поток информации. В ходе анализа отыскиваются наиболее короткие пути для обеспечения всех необходимых решений. Графический анализ дает достаточно полное представление о рациональности информационных потоков. При этом необходимо учитывать Прямоточность движения, ритмичность, специализацию потоков информации, плотность, параллельность движения потоков. Структура информационных потоков выявляется путем анализа строения организации, структуры документооборота и движения недокументированной информации. С целью более полного анализа документацию можно поделить на нормативно-справочную (постоянную) и оперативную (переменную). К нормативно-справочной документации относят прейскуранты, ГОСТы, нормы, нормативы, справочники, классификаторы, кодификаторы, постоянная конструкторская документация, справочные данный по предметным областям, постоянная технологическая документация, планы производства, снабжения, реализации. Оперативная документация представлена всеми видами документов, отражающих оперативные планы, результаты производственных процессов. Для каждого документа в результате обследования должны быть определены: назначение, источник, потребители, состав, размерность каждого показателя, периодичность составления, алгоритмы формирования показателей. Результаты обследования маршрутов каждого вида документа могут быть оформлены в специальных формах. Одним из методов моделирования информационных связей является матричное моделирование. Матричная модель – это таблица, отражающая взаимосвязи анализируемых данных, документов подразделений организации, формирующих и получающих информацию. Результаты исследования матрицы могут быть положены в основу унификации групп документов, уточнения функций подразделений. Другой метод моделирования информационных связей – метод формального описания информационных потоков. Суть: на основе анализа информационных потоков строится граф, вершинам которого соответствуют источники информации и ее потребители, а дугам – информационные потоки. Важным вопросом является документирование системы, т.е. подготовка описания баз данных, целей системы, потоков информации, порядка осуществления ввода и вывода информации. Вся документация, формируемая в процессе создания ИС, может быть разделена на 4 типа: предпроектная, техническая, проектно-сметная, организационно-распорядительная. Предпроектная документация включает технико-экономическое обоснование и техническое задание. Технико-экономическое обоснование оформляется в виде пояснительной записки, содержащей результаты изучения и анализа объекта управления, состава управленческих решений, концепцию информационной базы ИС, предварительный расчет затрат и экономической эффективности системы, ожидаемой в результате автоматизации, основные цели и направления создания ИС, предложения по организации разработки и внедрению ИС. Часть предпроектной документации формируется в ходе научно-исследовательских работ и представлена в виде отчета по НИР. Техническое задание на ИС разрабатывается согласна ГОСТу 24.201-79 «Система технической документации на АСУ. Требования к содержанию документа. Техническое задание». Тех. задание включает комплекты документов технического и рабочего проектов. К ней относится инструктивная документация, регламентирующая деятельность персонала – технологические и должностные инструкции; документации, описывающая экономико-математические модели управления; документация обеспечивающего характера (напр, система классификации и кодирования, описание технологических процессов обработки данных, описание организации массивов). Проектно - сметная документация ИС должна включать пояснительную записку, кратко излагающую содержание проекта; документацию по описанию комплекса технических средств; план мероприятий по подготовке объекта к внедрению; описание структуры системы, программного обеспечения, информационной базы, системы классификации и кодирования, чертежи форм документации.
ВОПРОС 40. Научно-справочный аппарат к архивным документам Система НСА – структурированная совокупность элементов описаний док-тов (вторичной документной инф-ции), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска док-тов и документной инф-ции.(Основные правила работы архивов орг-ций, 2002). Система НСА (СНСА) к док-там архива орг-ции – это комплекс арх.справочников, баз данных о составе и содержании док-тов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска док-тов и док.информации в целях эффективного использования. Состав СНСА архивов орг-ции определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем док-тов, характером и задачами поиска и интенсивностью использ-ния док-тов. Элементами СНСА архива явл. описи, каталоги, базы двнных, указатели, обзоры док-тов, исторические справки к арх.фондам орг-ции. Архивные справочники орг-ции делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. Они могут быть внутрифондовыми и межфондовыми. Опись дел, документов- арх.справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документа, кол-во листов в единице хранения, язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. В справочный аппарат описи входят: титульный лист (полное название архива орг-ции, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты док-тов), содержание, предисловие(история фондообразователя, фонда), список сокращений, переводные таблицы шифров, указатели. Каталог - межфондовый арх.справочник, в котором инф-ция о содержании док-тов архива сгруппирована по предметам, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной инф-ции. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов наз. каталогизацией док-тов. При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается в определении очередности выбора арх.фондов, их структурных частей, отборе дел и документов, применении приемов описания документной инф-ции. К. включает след.работы: составление схемы классификации, выявление и отбор док-тов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).Чаще всего используются систематический и именной. Документная инф-ция в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности орг-ции, располагается в логической последовательности. В именном инф-ция классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах, затем в хронологической последовательности. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события, содержание, номер, название фонда, № описи, дела, листов, язык документа, способ воспроизведения. Указатели, перечни – арх.спарвочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий предметов, упоминаемых в арх.док-тах, с указанием их поисковых данных. Они могут быть межфондовыми, внутриофондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими и аннотированными с пояснениями, по группировке понятий внутри указателей – алфавитными, систематич-ми, хронолог-ми. Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам. Основными видами указателей являются: предметный, хронологический.
|
