В нашей стране разработка УСД началась с середины 70х годов в связи с внедрением вычислительной техники в сферу документации и повсеместным проектированием автоматизированных систем управления. Состав органов, участвующих в разработке УСД: Головная организация, т.е. разработчик УСД; Министерства (ведомства), ответственные за разработку УСД; Организации-соисполнители; Организации ВНИИКИ; Организации, дающие отзыв. стадии разработки: организация разработки УФД; разработка первой редакции проекта УФД; разработка окончательной редакции проекта УФД. утверждение и регистрация УФД. тиражирование бланков документов; ведение УФД. Первая стадия: предварительное исследование вопроса. На этой же стадии происходит согласование головной организации с Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) перечня организаций, участвующих в разработке конкретных УСД. Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями -соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям. Вторая стадия Обследование документооборота и документопотоков, осуществление проектирования УФД на основе формуляра-образца, используется ГОСТ Р 6.10.5-87 «УСД. Требования к построению формуляра-образца», т.е. разрабатывается проект УСД и инструкции по заполнению этих форм, согласование проектов и инструкций, проводится опытная проверка проекта. Проекты подготовленных УФД вместе с инструкциями согласовываются с организациями обязательного согласования, ВНИИКИ и рассылаются на отзыв. Головная организация -разработчик подготавливает задание (или методику) проведения опытной проверки. Целью такой проверки является определение соответствия разработанных форм документов требованиям эффективного использования для решения задач в реальных условиях. Сводный научно-технический отчет. Третья и четвертая стадия По результатам опытной проверки в УФД и инструкции вносятся окончательные изменения. В некоторых случаях опытная проверка может не проводиться, и в этом случае последующая доработка форм осуществляется в процессе промышленного внедрения форм. Окончательная редакция УФД согласовывается с Госстандартом РФ и другими заинтересованными организациями. При положительных результатах согласования УФД утверждаются министерством (ведомством) -разработчиком УСД. После утверждения общероссийские УФД представляются для государственной регистрации. Государственную регистрацию общероссийских унифицированных форм документов осуществляет ВНИИКИ Госстандарта РФ путем внесения изменений и дополнений в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Пятая стадия Министерства (ведомства)-разработчики УСД или назначенные ими организации вносят изменения в свой эталон соответствующего класса ОКУД и массивы унифицированных форм документов и обеспечивают в установленном порядке издание вновь утвержденных форм документов и доведение их до министерств (ведомств). Подготовку к изданию и издание унифицированных форм документов осуществляют в двух вариантах: в виде сброшюрованных альбомов форм в качестве эталонных (контрольных) экземпляров; в виде несброшюрованных комплектов форм для проведения внедрения. В альбом УФД, подготовленный к изданию, должны входить: титульный лист; введение; формы документов с инструкциями по их заполнению; локальные классификаторы, зарегистрированные в Госстандарте, использование которых предусмотрено в издаваемых УФД; содержание. Для обеспечения внедрения УСД руководители министерств (ведомств) издают приказ (постановление) о внедрении УСД, и котором должны быть определены: головная организация по внедрению УСД; перечень. АС., в которых проводится внедрение; сроки внедрения УСД. К приказу должен быть приложен подробный план организационно-технических мероприятий по внедрению УСД. Шестая стадия- Основными задачами системы ведения УСД являются: организация взаимодействия структурных звеньев системы; создание и ведение эталонных или контрольных массивов унифицированных форм документов и необходимых справочно-информационных массивов; регистрация унифицированных форм документов; периодическое оповещение абонентов об изменениях и дополнениях в УСД и ответы на -разовые запросы; анализ массивов унифицированных форм документов, сбор и обработка предложений о внесении изменений и дополнений; взаимодействие с системой ведения ОК ТЭИ. Объектами ведения являются унифицированные формы документов, входящие в УСД или зарегистрированные в министерствах (ведомствах) или союзных республиках. Каждая унифицированная форма документа как объект ведения характеризуется следующими данными: наименованием и кодом по ОКУД; набором наименований реквизитов, построенных с использованием ОК ТЭИ или зарегистрированных. Состав исходных данных для разработки УСД: законодательные, нормативные документы, установленные определенные нормы, которые должны найти отражение в формах унифицированных документов, разработанной УСД. Отраслевые, ведомственные номенклатуры и перечни. Руководящие документы. Формы документов существующие на данный момент и использующиеся для решения подобных задач.
