Унификация – привидение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества. Унификация документов – выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения. УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Цель унификации – создание стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления, при минимальных затратах средств на сбор, обработку и передачу данных. Объект унификации – документы на любых видах носителя. Основные задачи УСД: Создание условий для формирования единого информационного пространства на территории РФ; Систематизация информации по единым классификационным правилам и их использование при прогнозировании социально-экономического развития страны и ведении учета и отчетности; Информационное обеспечение налогообложения, лицензирования, квотирования, операций с недвижимостью, социального страхования, финансового посредничества; Упорядочение стандартизации и сертификации выпускаемой продукции и оказываемых услуг; Создание условий для унификации документации при осуществлении межотраслевого документооборота; Обеспечение совместимости информационных систем и ресурсов; Обеспечение межотраслевого обмена информационными ресурсами. Закон «О стандартизации»; Закон «Об информации и информатизации»; классификаторы (ОКУД, ОКПО); Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ); Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления; Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Направления унификации документов Сокращение количества документов. Сокращение объема текстов Разработка унифицированных текстов: типовой связной текст; трафареты; анкеты; таблицы. Сокращение числа лиц, работающих с документами, путем: рационализации документооборота; автоматизация; постоянной структуры текста. Методы унификации документов: Содержательной унификации Формальной унификации Содержательная унификация - связана с унификацией содержания документов, осуществляется следующими методами: установление ограничительных номенклатур действующих форм (классификатор ОКУД, отраслевые, табель документов); Табель документов - классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Табель обеспечивает решение следующих задач: оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике; классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности; Методами формальной унификации являются: унификация структуры документов; создание общих синтаксических правил построения документов; унификация методов контроля информации в документах; унификация типов носителей и форматов документов. Структура УСД включает: совокупность взаимосвязанных УФД, обеспечивающих документированное представления данных в определенных видах хозяйственной деятельности; средства ведения УФД; нормативные и методические документы по их разработке, введению и применению УСД.
