Возможности применения шаблонов Excel

В состав Microsoft Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счета, наряда и даже для учета личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так можно создавать документы на основе шаблонов Авансовый отчет, Счет, Заказ, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных бланков, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.

Для создания документа на основе шаблона выполните команду Создать из меню Файл, затем выберите необходимый шаблон на вкладке Решения (рис. 5.10). Шаблоны копируются на диск при обычной установке Microsoft Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога Создание документа, запустите программу

установки Excel и установите шаблоны

Например, для создания авансового отчета выберите шаблон

Авансовый отчет (рис. 5.11), а затем введите в этот бланк все необходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.

Excel позволяет пользователю самому создавать собственные шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.

Есть в наборе и шаблон с образцами платежных документов,

которые вы можете использовать в своей работе.

Однако бланки документов со временем могут измениться, и

тогда существующий шаблон документа станет непригодным. Кроме

того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы

неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные

о вашей организации, руководителе. Наконец может возникнуть необходимость создать свой собственный шаблон, например в

плановом отделе, для этого потребуются шаблоны оформления

смет и калькуляций, а в бухгалтерии — бланк счета с фирменной

эмблемой вашей организации.

Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах,

которые работают с электронными документами, предусмотрена

возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно использовать как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение.xls, файл шаблона имеет расширение.xlt.

При создании документа на основе шаблона программа Excel

автоматически создает его рабочую копию с расширением.xls,

добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон оригинал при этом остается нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.

Для автоматического ввода даты можно воспользоваться следующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ, после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.

Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.