Осуществление фильтрации информации в Excel

Фильтры позволяют просматривать только те записи в таблице, которые удовлетворяют определенным условиям. При этом записи, которые не удовлетворяют условиям, скрыты во время работы фильтра. В Microsoft Excel возможны несколько способов фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр.

Автофильтр следует применять для быстрой фильтрации данных с одним или двумя условиями,

накладываемыми на ячейки отдельного столбца. Этот режим устанавливается командой Автофильтр в

меню Данные. При этом в ячейках заголовка каждого столбца таблицы появляется кнопка со стрелкой

(рис. 5.20), которая служит для задания условий отбора.

Работать с автофильтром довольно просто. Например, чтобы отобрать только те записи, в которых

значение параметра больше 1000, следует щелкнуть по кнопке у заголовка столбца, в открывшемся спис-ке выбрать Условие..., а затем в появившемся окне ввести критерий фильтрации (рис. 5.21). После нажатия кнопки (Жфильтр вступит в действие. Если автофильтр активен, то кнопка открытия списка окрашивается в синий цвет, а в строке состояния появляется соответствующее сообщение. Номера строк также окрашиваются в синий цвет, причем номера не попавших в фильтр строк не отображаются.

Для одного столбца можно определить несколько условий поиска. Чтобы отфильтровать заданное число строк с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца, воспользуйтесь условием отбора ≪Первые 10...≫. Это особенно может пригодиться при составлении различного рода рейтингов. Наконец, записи можно отфильтровать просто по конкретному значению, которое присутствует в столбце, а также по пустому или непустому значению.

Критерии поиска можно задавать одновременно для нескольких столбцов. В этом случае в фильтр попадут только те записи,которые удовлетворяют условиям поиска для всех столбцов одновременно, т.е. условия отбора для разных столбцов объединяются по принципу ≪И≫.

Чтобы отменить фильтрацию столбца, нажмите кнопку со стрелкой и выберите в развернувшемся списке строку Все. Стрелка на кнопке при этом опять станет черного цвета. Для отказа от режима автофильтрации повторите команду Данные/Фильтр/Автофильтр.

Расширенный фильтр следует применять в тех случаях, когда требуется отфильтровать данные с более сложным условием, например с тремя или более условиями, накладываемыми на ячейки отдельного столбца, либо с условием, которое использует возвращаемое формулой значение. В полном фильтре кнопки со стрелками недоступны, а условия отбора вводятся в специальный диапазон условий, который состоит из строки заголовков и по крайней мере одного условия отбора. Более подробные сведения об использовании расширенного фильтра можно найти в справочной системе Excel.

При работе со списками часто требуется подвести промежуточные итоги для тех или иных групп данных. В Excel существует процедура автоматического подсчитывания итогов (Данные/Итоги)