Формирование службы ДОУ

Рассмотрим далее общий порядок формирования службы ДОУ предприятия (организации, учреждения). Этот порядок предусматривает:

— изучение нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;

— подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ;

— разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;

— разработку проекта численного состава службы ДОУ;

— разработку проекта штатного расписания службы ДОУ;

— разработку проекта положения о службе ДОУ;

— разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления;

— разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;

— разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из руководящего состава;

— разработку норм выполнения работ по документационному обеспечений управления;

— разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями);

Разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и о назначении руководящего состава службы ДОУ: руководителя службы и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).

Как правило, в отсутствие на предприятии службы ДОУ (а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ) ее формирование возлагается на руководителя кадрового органа предприятия (службы персонала, отдела кадров и т. п.). Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (например, по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т. п.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (например, с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и т. п.).

В зависимости от специфики управленческой ситуации и пре­доставленных полномочий руководитель кадрового органа дей­ствует на основании соответствующего распоряжения руководителя предприятия или в инициативном порядке (последнее относится только к подготовке служебной записки с соответствующим обоснованием; все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании).

Изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления является обязательным на подготовительном этапе формирования службы ДОУ, придающим юридически обоснованный характер всей последующей работе. Отметим в этой связи, что к основным нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим документационное обеспечение управления, относятся:

— Государственная система документационного обеспечения управления;

— государственные стандарты (в частности, ГОСТ Р 6.30—2003, ГОСТ 51141—98);

— типовые инструкции по документационному обеспечению управления (в частности, «Типовая инструкция по делопроизвод­ству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением Росархива от 27.11.2000 г. № 68);

— инструкции, правила, разъяснения, рекомендации и иные организационно-распорядительные документы по отдельным вопросам и направлениям ДОУ, издаваемые в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения на предприятии;

— классификаторы управленческой документации (в частно­сти, ОКУД ОК 011-93);

— типовые перечни документов, образующихся в управленче­ской деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков их хранения (в частности, перечень, утвержденный Госкомстатом РФ 6 октября 2000 г.);