Информационные системы делопроизводства в органах прокуратуры

Информационные системы в сфере делопроизводства представлены в настоящее время автоматизированными рабочими местами, обеспечивающими те или иные направления работы с документами, которые могут действовать и в составе локальной вычислительной сети.

Развитие информатизации органов прокуратуры выражается в создании и развитии информационной системы обеспечения надзора за исполнением законов по четырем основным направлениям: ведомственный документооборот; системы для обработки статистической информации; правовые системы; кадровая система.

Электронный (автоматизированный) документооборот в органах прокуратуры обеспечивает выполнение следующих функций, включающих организацию:

регистрации входящих, исходящих документов;

учета картографических документов в хранилище объектов учета (карточек) и объединением документов в папки надзорных производств;

учета папок документов путем упрощенного их расположения по разделам, главам, томам, в алфавитном порядке, по контрольным датам исполнения и другим учетным способом;

контроля исполнения документов;

хранилища архивных документов;

уничтожения документов в соответствии с принятым порядком.

Система электронного документооборота является основой информационной системы органов прокуратуры. Организация такого документооборота предполагает охват всех подразделений органов прокуратуры вычислительной сетью и образованием автоматизированных рабочих мест в канцелярии каждого подразделения. Автоматизированный документооборот защищен специальными программно-техническими средствами, системами разграничения доступа к информации.

Уникальность документооборота в органах прокуратуры заключается в многообразии форм и средств регистрации документов, характеризующихся созданием большого количества регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов, книг, картотек, объектов учета.

Системы для обработки статистической информации

Возложение на органы прокуратуры функций координации деятельности правоохранительных органов по борьбе с преступностью повысило значение обобщающей и аналитической работы со статистической информацией, что вызвало необходимость построения в органах прокуратуры интегрированного банка данных статистических показателей о состоянии законности и состоянии преступности в Российской Федерации.

Этот банк данных, наряду с учетными данными правоохранительной статистики, должен содержать и обобщенные показатели.

Сейчас основу банка данных составляют государственные и ведомственные формы статистического учета. Но уже сегодня ставится вопрос о том, что такой банк данных должен охватывать всю имеющуюся информацию: сведения из отраслевых министерств и ведомств, данные контролирующих органов, результаты собственной надзорной деятельности, статистические данные работы судебных органов и тематические обзоры судебной практики, аналитические обзоры правоохранительных органов.

Его наполнение предполагает своевременное получение в электронном виде достоверной статистической отчетности, что представляет самостоятельную проблему.

Программа АРМ «Статистика» обеспечивает ведение сводной базы данных формирования статистической информации о деятельности органов прокуратуры всех уровней. Она является основой для проведения аналитической работы.

Информационные правовые системы

Следующей задачей является информационное обеспечение органов прокуратуры всех уровней правовыми базами данных. Она решается в рамках самостоятельного направления в АСИО «Прокуратура». Это создание и использование ведомственных информационно-правовых фондов в органах прокуратуры. На федеральном уровне задача обеспечения такими фондами решается специализированными подразделениями (Центрами правовой информации ФСО России и Научно-техническим центром «Система»). Такие фонды предназначаются главным образом для организации межведомственного информационного обмена и для обеспечения «электронными оригиналами» нормативных правовых актов из официального источника.

Наибольшее распространение в органах прокуратуры получили справочные правовые системы «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс», которые содержат огромные массивы правовой информации (нормативные правовые акты и комментарии к ним, обзоры судебной практики и практики судов по конкретным делам, периодические правовые издания и др.).

Кадровая информационная система

Основной компонентой информационного обеспечения деятельности кадровых подразделений является автоматизированная информационная система «Кадры». Она построена и технологически увязана с документами личного дела сотрудника: личным листком по учету кадров, анкетой, личной карточкой сотрудника, приказами. Информация об аттестации заносится в аттестационную карточку, а о резерве – в карточку резерва. После ввода данных полная информация содержится в удобной для работы электронной карточке сотрудника. В дополнение к таким карточкам формируются различные списки документов, приказов, информационно обеспечивающих деятельность кадровых подразделений: по районам, по должностям, по классному чину, образованию, семейному положению, возрасту, о сотрудниках, находящихся в следственной бригаде, выдвинутых в резерв, награжденных и поощренных, о сотрудниках, имеющих взыскание, пониженных в должности, уволенных из органов прокуратуры.

На основе электронного массива документов формируется отчет о работе с кадрами. Информационная система «Кадры» внедрена во многих прокуратурах субъектов Российской Федерации. Наличие телекоммуникационной системы, отвечающей требованиям безопасности, позволяет создать распределенный электронный банк данных персонального учета сотрудников прокуратуры.