Описание документов

Новые документы создаются в тех случаях, когда появилась необходимость ввода и печати первичных документов, или когда требуется автоматизировать формирование проводок. Описание документа целесообразно начинать с изложения его функционального назначения: состав функций, выполняемых данным документом, перечень решаемых им функциональных и технологических задач, цель создания, укрупненный состав вводимых и расчетных показателей, состав формируемых проводок, «закрепленные» элементы проводок и соответствующие им значения счетов и аналитических счетов, информационная взаимосвязь с другими задачами, перио-дичность решения задачи. Функциональное назначение документа можно оформлять в виде таблицы со следующими реквизитами:

· наименование функциональной задачи,

· назначение,

· функциональное содержание,

· периодичность решения,

· дополнительные сведения.

В дополнительных сведениях приводится краткая характеристика документа (ограничения на возможность применения, условия его реализации, данные, влияющие на его использование и т.п.). Приведенное описание служит обобщенным алгоритмом и не подменяет собственно алгоритм.

Затем приводится информация, вводимая в документ, диалог ввода. Приводится описание диалога и внешний вид диалога (форма). В форме диалога выделяются шапка и табличная часть документа. Форма диалога должна соответствовать экранному отображению. Проектируется размещение реквизитов на шаблоне экрана, приводятся наименования реквизитов и их идентификаторы. Идентификаторы необходимы для увязки описания диалога с общим описанием алгоритма. Описание диалога приводится в виде таблицы, включающей реквизиты:

· наименование элемента диалога,

· порядок обхода элементов,

· пояснение по вводу реквизитов.

Затем описываются свойства всех реквизитов документа. В описании целесообразно выделять два раздела: шапка и таблица. Приводятся реквизиты диалога, реквизиты справочников, расчетные реквизиты. Описание можно представить в виде таблицы со следующими реквизитами:

· наименование реквизита,

· идентификатор,

· тип значения,

· длина,

· точность,

· пояснение.

В пояснении указывается порядок формирования значения реквизита (вводимый, справочный, расчетный) и другие сведения. За таблицей можно расположить описание алгоритма. Алгоритм решения задачи можно приводить по следующей схеме: используемая информация - результаты решения - алгоритм формирования - выходные документы. В составе используемой информации перечисляются данные диалога, реквизиты справочников, промежуточные расчетные реквизиты.

При изложении алгоритма решения следует приводить:

· описание логики решения задачи и способа формирования результатов решения с указанием последовательности этапов счета;

· расчетные и логические формулы, используемые в алгоритме;

· указания о точности вычислений;

· соотношения, необходимые для контроля достоверности вычислений;

· указания о порядке расположения строк или значений в документе.

Соотношения для контроля вычислений на отдельных этапах выполнения алгоритма приводятся в виде равенств и неравенств. При этом указываются контрольные соотношения, позволяющие выявить допущенные в процессе счета ошибки и принять решения о необходимости отклонений от нормального процесса вычислений. Описание алгоритма решения задачи должно содержать все варианты ее решения и ситуации, которые могут возникнуть в процессе решения по данным вариантам, включая возможные отклонения от нормального хода решения задачи. Для описания алгоритма используются все необходимые идентификаторы из таблицы описания свойств реквизитов документа. Алгоритм можно представить в табличной форме. В таблице «Алгоритм расчетов» приводится порядок формирования реквизитов. Таблица может включать реквизиты:

· наименование формируемого реквизита,

· идентификатор формируемого реквизита,

· идентификаторы исходных реквизитов,

· порядок расчета реквизита,

· дополнительные пояснения.

Порядок расчета может включать не только формулу, но и наименование бухгалтерских итогов, например, «По значению Х обороты по кредиту с начала года». Отдельную таблицу рекомендуется составлять для описания схемы формирования проводок. В таблице приводятся реквизиты проводок и порядок их формирования. Применяемые в таблице идентификаторы реквизитов должны соответствовать реквизитам, приведенным в таблице описания свойств реквизитов всего документа. Приводится описание порядка формирования печатной формы документа. Для этого можно использовать две таблицы. В первой таблице «Формирование ведомости» приводятся реквизиты ведомости и соответствующие им реквизиты документа. По реквизитам ведомости указывается длина и точность. Вторая таблица представляет собой печатную форму ведомости (документа). Завершает алгоритм документа описание его свойств. Описание можно офор-мить в табличной форме, включив в нее следующие реквизиты:

· идентификатор документа,

· комментарий,

· журнал,

· нумератор,

· периодичность,

· длина кода,

· тип кода,

· используемый компонент.