Использование мастера отчета
Отчет – это объект программы MS Access, используемый для печати данных или итоговой информации, содержащейся в таблице или запросе. Мастер отчетов представляет пользователю максимальную гибкость в процессе создания отчетов. Здесь можно указать, какие поля из одной или нескольких таблиц (запросов) должны быть внесены в отчет, как группировать и сортировать данные. Здесь пользователь может добавить итоговые поля, а также настроить стиль и оформление отчета. Выполнение тех же операций в режиме конструктора намного более трудоемко. Если нужно создать совсем простой отчет можно воспользоваться инструментом Автоотчет. Действия мастера отчетов и доступные в нем параметры динамически изменяются в соответствии с вариантами, указанными пользователем на предыдущих шагах. Для работы с мастером создания отчетов выполните операции: 1. В окне БД щелкните на ярлычке >Отчеты, отожмите кнопку >Создать; выделите в окне диалога таблицу или запрос в качестве источника данных, щелкните дважды на пункте >Мастер отчетов. 2. На первом шаге мастера в списке >Доступные поля дважды щелкните на тех полях, которые должны отображаться в отчете; переключайтесь с помощью списка >Таблицы/запросы, на любые связанные с основной таблицей и добавляйте дополнительные поля; щелкните на кнопке >Далее; если на экране появилось сообщение об ошибке, информирующее о наличии в отчете полей из несвязанных таблиц, дважды щелкните в списке >Выбранные поля на ошибочно добавленных полях для того, чтобы удалить их. 3. В зависимости от набора выбранных полей на двух следующих шагах мастер запросит правила группировки данных; если поля относятся к разным таблицам, Access попросит указать, как следует выводить информацию; выберите таблицу, по которой следует группировать данные и щелкните на кнопке >Далее; на следующем шаге выделите поля группировки данных и установите их взаимный приоритет; если нужно изменить интервал группировки (указать первую букву для текстовых данных, выбрать группировку по месяцу или году для данных типа «дата» или определить диапазон чисел) щелкните на кнопке >Группировка, настройте необходимые параметры и отожмите >ОК>Далее. 4. Выберите поля, по которым должны сортироваться данные, при этом самое верхнее поле станет первичным ключом сортировки; щелчком на кнопке режима сортировки выберите вариант упорядочения (по возрастанию или убыванию); если при выполнении п.3 данные были сгруппированы, то может оказаться доступной кнопка >Итоги; щелкните на ней, чтобы суммировать данные, определить среднее, минимум или максимум значения числового поля и установить режим отображения отдельных записей и итоговой информации; щелкните на >ОК, чтобы вернуться в окно настройки методов сортировки, а затем >Далее. 5. Выберите макет и ориентацию отчета, затем кнопку >Далее, укажите стиль оформления отчета и выполните >Далее. 6. На последнем шаге работы с мастером введите название отчета и щелкните на переключателе >Просмотр отчета или >Изменение структуры отчета, а также кнопке >Готово. 7. После этих действий программа сконструирует новый отчет и запишет его на диск. Если был выбран вариант >Просмотр отчета, программа включит режим предварительного просмотра, иначе будет открыто окно конструктора отчета. Примечание. Для переключения режимов просмотра отчета выберите соответствующую команду в меню >Вид панели инструментов >Конструктор отчетов.
Рисунок 8. Общий вид окна отчетов базы данных. Задание 9. Выполните операции создания отчета с помощью мастера или конструктора.
|
