Rendering. Additional info. Study and express the following in English.

«...они сделали ложный донос;
более того, сказали неправду;
во-вторых, оклеветали;
в-шестых и последних, оболгали благородную девицу;
в-третьих, подтвердили неверные вещи;
и, в заключение, они лгуны и мошенники».

Шекспировская идея плохо представленного отчета
из «Много шума из ничего» (1598)

Небрежно составленных деловых документов, особенно отчетов, очень много. Проблема часто связана с тем, что люди считают написание отчета трудной и неприятной работой и стараются быстрее от нее отделаться, уделяя мало внимания ее целям. Однако даже мелкие ошибки типа неправильно подобранного слова могут помешать восприятию письменного сообщения.

Какими должны быть бизнес – отчеты?

Отчеты в бизнесе возможны любых форм и любого объема:

· Письменные и устные

· Официальные и неформальные

· Традиционные и оригинальные

· Одностраничные и многотомные

· Сделанные своими силами или с привлечением внешних консультантов.

Основные принципы составления письменных отчетов одинаковы для всех типов документов. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, «объем продаж за последнюю неделю»). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому пишущие их сотрудники часто используют отчет в форме служебной записки.

Какова роль структуры отчета?

Хорошие рассказы всегда имеют начало, середину и окончание. Отчеты тоже должны иметь четкую структуру. Она нужна по двум причинам: отчет легче и быстрее составить, а читателю легче следовать за ходом мысли автора, и, значит, больше вероятности, что он прочтет отчет до конца.

Структура требует логики, а логика – ясных целей. Не забывайте о цели при рассмотрении и определении структуры. Бывает, что кроме начала, середины и окончания может потребоваться более сложное структурное деление, но порой достаточно и этих трех элементов.

Что должно быть во введении к отчету?

Обычно во введении разъясняется важность темы, которой посвящен отчет. Во введении может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Могут быть параграфы, посвященные актуальности отчета, констатации существующей проблемы, имеющимся возможностям ее решения и целям отчета. Таким образом, во введении, как правило:

· Определяется место действия (связь с какими-либо обсуждениями, термины, ссылки и пр.);

· Ясно определяется тема;

· Определяются цели и задачи;

· Представляется удобная и привлекательная для читателя структура отчета;

· Начинается процесс ознакомления с темой и намечается нить, которой может следовать читатель.

Помните, что начало всегда определенным образом характеризует автора. Если начало удачное и создает впечатление чего-то полезного и тщательно продуманного, у читателя может сразу сложиться позитивное впечатление об авторе.

Каким должно быть заключение отчета?

В разделе «Заключение» не должно быть представлено никакой новой информации. В этом разделе производится обобщение сказанного выше, в основной части отчета, и подведение итогов. Основное достоинство заключения в том, что в этом разделе обращается внимание читателя на наиболее важную информацию, и делаются необходимые акценты; читателю дают понять, какие мысли являются основными в отчете.

Подвести итог убедительно и эффективно не так-то просто. Если итог подведен умело, он впечатляет и реально помогает привлечь внимание, которого заслуживает отчет. Известно, что, прежде чем приступить к чтению, многие люди заглядывают в конец текста. Заключение, удачно отражающее содержание, побуждает к внимательному чтению всего текста. Будьте готовы затратить немало времени на редактирование и проверку заключения. Очень легко бросить все силы на составление длинного отчета, а затем испортить дело, не уделив должного внимания этой исключительно важной его части.

Что нужно учитывать при написании отчета в первую очередь?

Главное, о чем необходимо помнить при написании любого отчета — это его читатели. О читателях следует позаботиться еще на этапе постановки целей. В противном случае написание отчета будет похоже на стрельбу из лука в темноте. Может оказаться, что различные группы людей, которым предназначено одно и то же сообщение, нуждаются в различной его трактовке. Поэтому всегда принимайте во внимание:

· Кому предназначен отчет;

· Составляют ли его будущие читатели однородную группу (если нет, то какие в ней существуют подгруппы);

· Зачем им нужен отчет;

· Что необходимо включить в подготовленный для них отчет и с какой степенью подробности;

· Чего подготовленный для них отчет содержать не должен.

Нужно также заранее подумать о результатах, которых люди могут ожидать от чтения отчета. Например, они могут рассчитывать договориться о принятии какого-то обоснованного решения.

Информация о потенциальных читателях очень важна. Чем больше Вы знаете о том, что это за люди (молодые, старые, опытные, неопытные и пр.), об их квалификации и знаниях в отношении темы отчета, их возможных установках и реакциях (будет ли отчет интересным, важным или новым для них), тем лучше. Конечно, что бы Вы ни писали, это будет лучше воспринято, если предназначено конкретным людям и учитывает их положение, статус и сферу интересов. В данном случае «лучше воспринято» означает более высокую вероятность того, что они предпримут ожидаемые Вами действия.

От чего зависит стиль письма при написании отчета?

Стиль Вашего отчета должен прежде всего зависеть от ожиданий Ваших потенциальных читателей, от того, что они хотят прочесть, а иногда от того, к чему они подготовлены. Честно говоря, чтение некоторых деловых документов — неинтересное, трудное и неприятное занятие, даже если часть из них Вы написали сами.

Ваша манера письма зависит от вкуса, стиля и привычки. Очень многие при необходимости написать свой первый отчет просят совета у коллег и слышат в ответ «Примерно так...». Если стиль Вашего коллеги далек от совершенства, то, увы, ситуация будет аналогична той, в которой слепой ведет слепого. В результате формируется сверхформальный бюрократический стиль, портящий множество документов.

При выборе стиля следует учитывать цель подготовки отчета. Если отчет предназначен исключительно для передачи информации (такие документы иногда называют «полезными»), то целесообразно применение простейших конструкций и стилей для передачи основных фактов. Если Ваш отчет должен оказать какое-либо влияние на читателя (т.е. является «документом, рассчитанным на эффект»), то он должен быть написан более ярко и эмоционально.

Выберите «золотую середину» между этими двумя типами стиля. Поняв, где именно между двумя экстремальными точками Вы находитесь, Вы сможете быстро выбрать подходящие слова, тон и лексику.

Большинство людей имеют или вырабатывают удобный для себя стиль письма. Мир выглядел бы странно, если бы все делали все одинаково. Нет ничего страшного, если Вы используете что-то лишь потому, что это Вам нравится. Вариации, придающие документу оригинальность, могут быть весьма эффективны.

(abridged from http://www.dist-cons.ru/modules/Strategy/section4.html)