Служба закупок как составная часть аппарата управления предприятием.

Отдел закупок является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.

Служба закупки, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение — производство — сбыт.

Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой закупки и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом.

Реализация функции снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия:

Реализация функции снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия:

 

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализовано. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации - служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимущества:

• пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой

• процесс закупки подходе может осуществляться быстрее

Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок.

При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

Централизованные закупки:

Преимущества:

• простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;
• отсутствие административного дублирования;
• возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;
• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
• развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.
• Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению
• Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Вариант структуры службы централизованных закупок:

• предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению.

• Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

• Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей.

• Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям.

Основной задачей руководства и сотрудников служб снабжения, плановой и финансовой служб является эффективное управление движением материальных и финансовых ресурсов — управление процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы. Эти службы должны своевременно выявлять излишние запасы материальных ресурсов с целью определения возможности их реализации и предупреждать о наличии и появлении дефицитных позиций по товарно-материальным ценностям на предприятии, которые грозят нарушить бесперебойность организации процесса производства.