Организация и управление закупочной деятельностью на предприятии.
Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение — производство — сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Материально-техническое снабжение организуется, чтобы обеспечить предприятие необходимыми ему материалами в соответствии с выявленной потребностью. Задача службы снабжения заключается в определении потребности предприятия в материалах и технических ресурсах, изыскании возможностей покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов и организованных закупок, организации хранения материалов и выдачи их в цехи, проведении контроля над правильным использованием материально-технических ресурсов и содействии в экономии ресурсов. На функции отдела закупок оказывают влияние такие факторы, как: • доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании; • сущность приобретаемой продукции или услуг; • ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании; • наличие возможностей для выполнения данной функции; • задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей. Цепь снабжение — производство — сбыт должна строиться на основе современной концепции маркетинга, то есть • вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, • затем, исходя из нее, стратегия развития производства и • уже затем стратегия снабжения производства. Типовыми задачами решаемыми отделом закупок на предприятии являются: — определение предмета (структуры) закупок (решается совместно с производственным отделом и инженерной службой компании, определяются потребности в сырье и материалах, их качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации). — выбор поставщика (требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков, предпочтение отдают наиболее перспективным и эффективным из них). Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения. — определение объема закупок - определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом. — условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты, доставки, сроки и т. д. Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализовано. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации - служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимущества: • пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой • процесс закупки подходе может осуществляться быстрее Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов. Централизованные закупки: Преимущества:
Вариант структуры службы централизованных закупок: • предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. • Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда. • Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. • Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция. Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям. Основной задачей руководства и сотрудников служб снабжения, плановой и финансовой служб является эффективное управление движением материальных и финансовых ресурсов — управление процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы. Эти службы должны своевременно выявлять излишние запасы материальных ресурсов с целью определения возможности их реализации и предупреждать о наличии и появлении дефицитных позиций по товарно-материальным ценностям на предприятии, которые грозят нарушить бесперебойность организации процесса производства.
|
