Стандартные фразы деловой перепискиИзвещения: Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду... Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение... Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято. Извещаем, что мы... Доводим до Вашего сведения, что... Сообщаем, что, к сожалению, не можем... Модели выражений, объясняющих мотивы (Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма): В соответствии с протоколом... В целях усиления охраны имущества... В ответ на Вашу просьбу... В подтверждение нашего телефонного разговора... В подтверждение нашей договоренности... В порядке оказания технической помощи... В связи с тяжелым положением... В связи с проведением совместных работ... В соответствии с письмом заказчика... Если автор — лицо юридическое, то действия передаются: От третьего лица единственного числа: Завод «Заря» не возражает... Совместное украинско-английское предприятие «Формат» предлагает... Кооператив «Арарат» гарантирует... От третьего лица множественного числа: Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят... От первого лица множественного числа: Просим... Подтверждаем... Сообщаем... Если автор — лицо физическое, то действия передаются: От первого лица единственного числа: Довожу до Вашего сведения... Прошу... Ставлю Вас в известность... От первого лица множественного числа: Одобряем... Мы получили Вашу телеграмму... Поздравляем... Поддерживаем... Просьба Просим вас проверить ход выполнения работ... Прошу принять меры... Прошу сообщить данные о производительности... Отправка документов или материальных ценностей Направляем чертежи сборки машин... Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью... Высылаем подписанный с нашей стороны договор... Подтверждение С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению... Подтверждаем получение спецификаций на... Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования... Предложение Мы можем предложить Вам ….. Предлагаем Вам приобрести... Мы можем рекомендовать Вам …. Приглашение Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта... Просим принять участие в обсуждении проблемы... Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить... Отказ и отклонение предложения (проекта) Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму...нами не может быть утвержден по следующим причинам. Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам... Напоминание Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны... Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны... Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет... Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает... Гарантии Оплату гарантируем. Сроки выполнения гарантируем. Качество изделий гарантируем. Интерпретация собственной позиции Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам. Возражений против конструкции не имеем. Мы не можем поставить Вам товары... в силу следующих причин:... Интерпретация действий другой стороны Такая задержка может привести... Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ... Данные Вами обещания не выполняются. Заключительные слова Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С пожеланиями успехов. Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку). КАК НЕ НАДО ПИСАТЬ Пишет руководитель небольшой фирмы, поставляющей сырье одному из крупнейших производителей товаров народного потребления: «За время длительного сотрудничества наши отношения «поставщик-покупатель» переросли в гораздо более доверительные и дружеские партнерские отношения. И все это время наша компания показывала себя как достойный стратегический партнер. В то же время мы хотели бы получить ответ на вопрос: являемся ли мы сегодня для Вас действительно стратегическим партнером? Этот вопрос мы задаем Вам в связи с тем, что интерес к нам с Вашей стороны проявляется только в сезонные месяцы, а зимой полностью угасает. Учитывая наши длительные сложившиеся отношения, мы формируем определенные планы продаж в целях обеспечения бесперебойности поставок на Ваше предприятие, постоянно держим на складе необходимое количество продукции и, не получая от Вас никаких заказов, вследствие непрерывности производства несем существенные убытки в результате замораживания оборотных средств товарных заказов. В подобной ситуации мы не можем планировать производство и сбыт, нарушается сложившийся алгоритм работы нашей компании, и это не позволяет четко и своевременно выполнять заявки наших партнеров. В связи с этим просим Вас описать стратегические цели Вашей компании по отношению к нам для лучшего понимания потребности Вашей компании». («Избранные места из деловой переписки», интервью с консультантом Агентства кадрового менеджмента и рекрутинга Ириной Мурниной, «Секрет фирмы», 2003 г., №2) Одна уважаемая организация пишет в торговое представительство посольства западной страны: «Мы выражаем свою благодарность и в соответствии с телефонной договоренностью просим оказать помощь и поддержку по следующей деловой позиции. Мы объединяем группу заводов по производству товара (наименование), и на данный момент для нас очень важно иметь мировые цены на ряд продуктов (перечисление). Будем признательны Вам, если Вы подскажете нам пути получения цен с биржи города N. Готовы получать это удобным для Вас способом: по факсу, периодические издания, подписка и т. д. Будем рады рассмотреть Ваши встречные идеи и предложения". («Избранные места из деловой переписки», интервью с консультантом Агентства кадрового менеджмента и рекрутинга Ириной Мурниной, «Секрет фирмы», 2003 г., №2) УСТАРЕВШИЙ СТИЛЬ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ: «Прошу Вас верить, что мои обещания всегда будут сопровождаться добрыми действиями и, когда Вы окажете мне честь своим расположением, я сумею всегда верно и достойно служить Вам». Из письма Армана Дю Плесси герцога Де Ришелье маршалу Д’Анкру, 1614 г.(«Кардинал Ришелье», П.П. Черкасов, Москва, «Международные отношения», 1990 г., стр. 63) «Я позволил себе упрекнуть его в лености, он же возразил мне, что каков есть, таким и останется. Я заметил тогда, что во внимание к оказанным ему милостям, г-ну Леграну не следовало бы говорить со мной таким тоном, он же отвечал, что не нуждается в моих благодеяниях и прекрасно обойдётся без них». Из письма французского короля Людовика XIII кардиналу Ришелье, 1630 г.(«Ришелье, Оливер Кромвель, Наполеон I, князь Бисмарк», «Жизнь замечательных людей», Москва, Изд-во «Республика», 1994 г., стр. 20) «Мы в Нидерландах, в городе Амстердаме, благодатию Божиею и вашими молитвами, при добром состоянии живы, последуя слову Божию, бывшему к праотцу Адаму, трудимся, что чиним не от нужды, но доброго ради приобретения морского пути, дабы, искусясь совершенно, могли возратяся против врагов имени Иисуса Христа победителями, а христиан тамо будущих, свободителями благодатию его быть». Из письма Петра I к патриарху Андриану. Сентябрь 1697 г. («Изречения Петра Великого» - СПб: «Анима», 2003 г., стр. 41-42) «Танцы и верховая езда не прибавляют достоинств купцу, чьи письма должны быть прочитаны и, следовательно, написаны должным образом. Я же неизменно нахожу, что Ваши заглавные буквы по-прежнему выглядят просто чудовищно». Из письма Генриха Шопенгауэра своему сыну Артуру, 1804 г. («Мир как воля и представление», Артур Шопенгауэр, т.2, гл. 31 «О гении») «Милая деточка, целую вечность не имел от тебя писем… Что делаешь и как проводишь дни?...и что твоё общество? Мне тоже хотелось бы знать, как ты сводишь концы с концами в своём хозяйстве; успеваешь ли что-нибудь читать? Есть ли у тебя новые книги? Есть ли такие, что финансы не позволяют купить?..» Из письма графа Петра Александровича Гейдена дочери, 1904 г. («Рыцарь российского либерализма», В.М.Шевырин, Москва, Изд-во «Премьер Пресс», 2007 г., стр. 32) «А потому остаётся одно незыблемое указание – закон, - безусловно и во всём для всех обязательный, и я постоянно им руководствовался, вполне сознавая справедливость мудрых слов императора Петра Великого, начертанных на зерцале, что «всуе законы писать, коли оные не исполнять». Вот, что я имею сказать не в оправдание, а в объяснение моих действий, которые были и будут всегда строго законны. Смею рассчитывать, что моё объяснение будет повергнуто на Высочайшее усмотрение. Прошу Ваше Высокопревосходительство принять уверение моего уважения и преданности. Граф Пётр Гейден». Из письма графа Петра Александровича Гейдена министру внутренних дел Российской империи В.К.Плеве, 1902 г. («Рыцарь российского либерализма», В.М.Шевырин, Москва, Изд-во «Премьер Пресс», 2007 г., стр. 96) «Голубушка моя, Катерина Александровна! Весьма перед тобою виноват. Бросил тебя, бедную, одну в такое время. Должен тебе всё рассказать. Ты меня поймёшь и, можно надеяться, согласишься. Ни в какие живоцерковцы я, конечно, не пошёл и идти не думал, и Боже меня от этого упаси. Теперь читай внимательно. Мы скоро заживём иначе. Помнишь, я тебе говорил про свечной заводик. Будет он у нас, и ещё кое-что, может быть, будет. И не придётся тебе самой уже обеды варить да еще столовников держать. В Самару поедем и наймём прислугу…. Ты, Катенька, не подумай, что я вор какой-нибудь. Эти брильянты она завещала мне и велела их стеречь от Ипполита Матвеевича, её давнишнего мучителя. Вот почему я тебя, бедную, бросил так неожиданно. Ты уж меня не виновать». Из письма отца Фёдора, писанного им в Харькове, на вокзале, своей жене в уездный город N.(«12 стульев», И.Ильф и Е.Петров. Авторская редакция. Москва, «Текст», 2006 г., стр. 195) Как составить приказ? Приказ – один из основных _______________-________________документов организации, предприятия. Приказ издается _____________________________(подразделения). Значит, и подписывать его может только _____________________________ (подразделения), в особых случаях - его ___________ (если он наделен соответствующими полномочиями) или другое должностное лицо, на которое возложены обязанности _____________. Приказ по общим вопросам должен содержать следующие реквизиты: 1) ___________ (___________,______________) организации (предприятия) 2) ___________организации 3) ______________________документа («ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ», etc.) 4) ______________приказа 5) ___________ 6) _______________приказа 7) ____________________- должен отвечать на вопрос: «О чем?» например, «О создании отдела закупок», «Об обеспечении сохранности документов», «Об установлении режима рабочего времени» и т.п. 8) ______________-При написании текста приказа нужно исходить из того, что он должен состоять из двух частей: _______________и _______________. ü В __________________части нужно изложить основные причины и мотивы, побудившие издание данного приказа. Здесь излагаются факты и события, служащие основанием для принятия определенного решения, дается их оценка. Обычно эту часть приказа начинают со слов: «В связи с…», «На основании … (название законодательного или нормативного акта)». «В соответствии с…», «С целью…». Иногда констатирующая часть опускается. Это делается тогда когда не требуется обоснования для принятого решения. ü В __________________части нужно указать основные решения, действия, ожидаемые результаты, ответственных лиц, сроки исполнения и (если необходимо) предполагаемые ресурсы для выполнения данного приказа. 9) Указание на наличие ___________ (если необходимо) 10) ___________ 11) ____________________ Деловые совещания. Типы совещаний. На всевозможные совещания и встречи уходит больше времени, чем на все остальное. Советы по качественной подготовке и тщательному планированию совещания помогут Вам провести его наиболее эффективно, экономя время себе и коллегам. Деловое совещание – это общепринятая форма _______________________________________ ___________________________________________________________________________________. Коммуникаторами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание, а также участники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать. Типы совещаний: Þ совещания по _________________8_________; Þ совещания по _________________________________; Þ совещания по _____________________________________________________; Þ совещания по __________________________________________; Þ совещания, _________________________________________. Наука о совещаниях ü Закон Мэрфи (амер., неофиц.) — принцип, состоящий в том, что если какая-нибудь _______________ _______________, она случается. В русском разговорном языке это явление получило название "закон _____________", "закон ____________" и т.д. Толковый словарь Фанка и Вэгнэлса. - журнал "ЭКО", 1983 г., NN 1-3. ü Закон Уолда и Кана — _______________ совещания обратно пропорциональна _______________ ______________________________. ü Второй закон комитето-динамики — Чем меньше _______________ Вы испытываете от _______________ на совещании, тем больше вероятность того, что Вам _________________________. ü Правило Фалькланда — Когда нет необходимости __________________, необходимо _____________ его. ü Первый закон спора — Никогда не спорьте с ___________- люди могут ________________________. ü Правило очередности Свиппла — Кто ___________________, тому и _______________. ü Правило Рейберна — Хочешь жить в согласии – _______________. ü Закон Паттона — Хороший план _______________ лучше безупречного _______________. ü Теорема неизбежности Бахмана — Чем больше ____________ на ___________________, тем меньше шансов _______________ от него - даже если он окажется _______________. ü Следствие - Чем выше ___________ людей, стоящих за планом, тем меньше шансов его _________. ü Закон Матильды об образовании подкомитетов — Стоит выйти из комнаты, как тебя тут же _______________. ü Правило Роджерса — Проект примут только когда никого из членов комиссии нельзя будет обвинить в случае провала, но зато при успехе все смогут претендовать на _______________. ü Закон Хендриксона — Если проблема требует множества совещаний, они, в конечном счете, станут _______________самой проблемы. ü Правило Сенеки для кормчего — Когда корабль не знает, к какой пристани он _______________, для него ни один ветер не будет _______________. ü Правило Карла Маркса — Отдельный скрипач _________________________, а оркестр нуждается в _______________. ü Аксиома Гурда — На собраниях экономят ______________ и теряют ___________. ü Правила хорошего тона требуют во время голосования хотя бы одного голоса _______________. ü Не опаздывай на совещания - будешь ______________________________. ü ____________, затраченное на обсуждение проблемы обратно пропорционально _______________ проблемы. «Объявляем минутную готовность» - рекомендации в ситуации, когда Вы вспомнили или узнали о совещании буквально за минуту до его начала. Советы в ситуации, когда Вы вспомнили или узнали о совещании буквально за минуту до его начала. ð _______________________: Сохраняйте спокойствие. ð _____________________________? Ответив себе на этот вопрос, Вы сможете сфокусироваться на остальном. ð Что Вы ___________________________________________________________? Просмотрите записи предыдущего совещания и сделайте необходимые пометки. Выделите то, что Вам не удалась сделать, продумайте причины и предложение по решению вопроса или проблемы. ð Что Вам ____________________? Оцените Ваш собственный прогресс за истекшее время. ð Какая __________________________________________? Отберите бумаги, содержащие любые полезные для совещания данные, - их можно будет просмотреть (незаметно) в ходе совещания. ð Кто __________________________? Попросите кого-либо из Вашей команды помочь, пока Вы будете на совещании, - объясните, что и к какому времени может Вам потребоваться. Попросите, чтобы результаты доложили лично Вам. ð Будьте ______________________ - совещания проводятся не для того, чтобы изобретать и выслушивать оправдания, а для выработки конструктивных решений. Подготовка совещания Если готовить совещание поручено Вам, продумайте, как сделать совещание эффективным, используя следующий план подготовки:
ð _______________________ совещания. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке. Слишком много совещаний проводится только потому, что так заведено. Время от времени спрашивайте себя, есть ли необходимость в очередном. Если «Да», то четко определитесь с его целью. ð ___________________________________ Довольно часто один из этих пунктов бывает упущен. При необходимости закажите конференц-зал, убедитесь, что он вместит всех участников, а также проверьте, всем ли удобно выбранное место проведения, дата и время.Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. ð _________________ должны включать в себя обсуждение методов, способов и средств решения основных задач, которые должны охватывать сущность главного вопроса совещания – его цели. ð ______________ Каждый присутствующий на совещании должен иметь причину там находиться. Наметьте роль каждого участника. Убедитесь в том, что лишних нет.Оптимальное число участников одновременно присутствующих на совещании: 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а приглашайте только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания. Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы. ð _______________________________ - досовещания и во время совещания Для того чтобы совещание достигло своей цели, определите, какие данные потребуются для проведения совещания, какую информацию и за сколько времени до назначенной даты необходимо распространить среди участников. ð _____________________________. Определите, что необходимо решить насовещании? Продумайте, все ли предусмотрено для того, чтобы решения могли быть приняты. ð __________________________________________. Закажите необходимое оборудование. Уточните у тех, кто будет проводить презентации, нужно ли дополнительное или нестандартное оборудование. При необходимости закажите напитки и бутерброды с учетом прихода непредусмотренных участников. ð Организация _____________________________________. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала. Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию. Повестка дня совещания Это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию: - - - - - - В сообщении сопровождающем повестку дня целесообразно также указывать место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. Если совещание тщательно спланировано и подготовлено, составление повестки дня не должно представлять трудностей. Используйте для основы следующую конструкцию:
|
