Дієслово

Найпоширенішою дієслівною формою в ділових паперах є дієслово теперішнього часу із значенням позачасовості, яке стоїть у першій або третій особі множини (ми вимагаємо, дирекція звертається).

Надзвичайно поширена як у писемній, так і в усній мові така помилка у вживанні особових форм дієслова: дуже часто вживають у першій особі дієслово пробачатися (извиняться). Не слід говорити пробачаюсь (извиняюсь); значно краще - вживати ці дієслова у другій особі: пробачте, вибачте (укр.), извините, простите (рос.) або описово: (я ) прошу пробачення, вибачення (укр.), (я) прошу прощения, извинения (рос.) та ін.

Теперішній час вживається ще на позначення майбутнього, коли підкреслюється обов’язковість (нарада розпочинається о 10 годині).

Недоконаний вид у ділових паперах, як правило, позначається складеними формами (будуть здійснюватися, буде розпочинатися, а не здійснюватимуться, розпочинатиметься).

Доконаний вид у ділових текстах ширше, ніж у будь-яких інших, твориться за рахунок префіксації (актувати – заактувати, візувати – завізувати, проектувати – запроектувати та ін.). Таке широке вживання префіксованих дієслів у діловому стилі не повинне розглядатися як порушення норм літературної мови (якщо це не жаргонні слова типу залозунгувати).

Наказовий спосіб в українській мові виражається цілим рядом форм; власне наказовими формами, формами дійсного способу із значенням наказовості й відповідною інтонацією (ідемо! пішов!), інфінітивом (встати!), лексичними засобами (проїзд заборонено).

Цілком очевидно, що ступінь категоричності висловлюваної вимоги при використанні цих засобів змінюється в дуже широких межах: від увічливої поради, побажання до категоричного наказу; вибір способу оформлення наказу залежить насамперед від стилю, від призначення тексту, а також від норм мовного етикету.

У ділових документах форми власне наказового способу (іди – ідіть, роби – робіть) використовуються лише в усному мовленні; в писемній формі переважає інфінітив та описові лексичні засоби. Інфінітив, вживаний у наказах і розпорядженнях, надає висловленню категоричного характеру. Менш категоричні безособові форми; вони мають характер ствердження фактів і застосовуються в різних інструкціях, статусах, приписах та ін. (забороняється, заборонено; не дозволяється тощо).

Інфінітив мусить мати лише закінчення – ти (здійснювати, виконувати, відповідати); закінчення – ть вживається лише у розмовній мові (і зрідка в художній літературі); для ділових текстів воно неприйнятне.

В українській мові дієслова третьої особи однини можуть утворювати паралельні – повні й короткі – форми: знає і зна, питає й пита, буває і бува та ін. Обидві ці форми вживаються в розмовній мові, а звідси і в художніх текстах. В усіх інших текстах, у тому числі й у діловому, вибору немає: тут вживається лише повна форма: повідомляє, доручає, зазначає, вимагає тощо.

Частка немає – нема зберігає паралельний ужиток у всіх стилях мови (тому можна у нас немає цих деталей, ми не маємо цих деталей, і у нас нема цих деталей).

Можна вважати, що для ділового стилю визначальними є такі морфологічні ознаки: мінімальне вживання прислівників (у зв’язку з відсутністю оцінних характеристик), особових займенників (предмети переважно називаються, а не вказуються займенниками), відсутність вигуків; значна кількість дієприкметників і дієприслівників, які задовольняють вимоги “компактності” викладу.