Показатели оценки эффективности затрат на персонал

Целью любой организации является извлечение прибыли от своей деятельности. Выполнение работ или оказание услуг осуществляются людьми, которые нанимаются компанией для достижения ее основной цели. Персонал является главным трудовым ресурсом компании, создающим ее интеллектуальный и материальный капитал.

Если рассматривать управление персоналом как процесс, обеспечивающий деятельность компании, то можно выделить следующие основные направления:

- подбор и отбор;

- обучение и развитие;

- оценка деятельности;

- стимулирование и мотивация труда персонала.

Направление деятельности «подбор и отбор персонала» можно рассматривать как процесс привлечения кандидатов, отбора и подбора персонала, адаптации вновь принятых сотрудников. Основными затратами в данном процессе будут затраты на рекламу о вакансиях, затраты на услуги агентств по подбору персонала, затраты на адаптацию и введение в должность новых специалистов. При оценке эффективности процесса применяются показатели текучести кадров, прироста, укомплектованности персонала, которые напрямую связаны с затратами на обеспечение процесса подбора и отбора персонала. Динамика этих показателей позволит компании измерить свои доходы и расходы по обеспечению себя персоналом необходимой квалификации.

Обучение и развитие персонала – процесс, включающий в себя такую деятельность, как обучение персонала различным знаниям и навыкам, необходимым для выполнения работ с максимальной отдачей. В некоторых компаниях для организации обучения персонала создаются свои учебные центры. Эффект, получаемый от обучения персонала посчитать сложно. Тем не менее, можно выделить более простые показатели, такие как: стоимость обучения на одного специалиста компании, стоимость организации обучения.

Стимулирование и оплата труда позволяет компании эффективно распределять ресурсы по выплате заработной платы и создавать дополнительные компенсации и льготы. Процесс может отражать, например, такой показатель эффективности, как «исполнение запланированного фонда оплаты труда», «исполнение запланированного фонда компенсаций и льгот», «средняя заработная плата», «соотношение постоянной и переменной частей заработной платы». Неконтролируемые расходы по показателям этого процесса наиболее болезненно могут отражаться на деятельности компании, если не производить учет изменений расходов по этому направлению. Отдельно можно проанализировать сокращение затрат на содержание персонала в кризисной ситуации, в которой сейчас оказались многие компании. На какие из показателей стоит обратить внимание?

Один из таких показателей – показатель текучести кадров. Сотрудники, понимая всю сложность экономической ситуации, начинают всеми известными способами бороться за свои места. В случае, если из за проблем со снабжением компании уходят специалисты так называемых «зарабатывающих» подразделений, и компания на их места не нанимает новых сотрудников, стоит тут же начинать сокращать «обслуживающий» персонал. Данная мера увеличит текучесть персонала по отношению ко второй категории персонала, но эта мера позволит компании выжить в нелегких условиях.

Второй важный показатель – затраты на фонд материального поощрения работников (различные виды страхования, обучение, и т.д.). При экономии затрат компании, расходы на эти программы могут быть сокращены или отменены вовсе.

В итоге, оценивая затраты на персонал, особенно в динамике, можно эффективно распределять затраты на различные программы по работе с персоналом, повышать конкурентные преимущества, за счет команды профессионалов, приносящих прибыль компании и увеличивающих ее стоимость. Отмечу, что статистически «хороших» или «плохих» показателей в управлении персоналом нет. Выбор, в качестве ключевых, тех или иных показателей зависит от политики компании в области управления человеческими ресурсами. Имея статистику за определенный период времени, вырабатываются нормативы показателей для каждого конкретного случая, появляется инструмент, который позволит своевременно отреагировать на изменения внешней среды, перераспределить расходы, удержать персонал.

Комплексная оптимизация затрат состоит из нескольких последовательных этапов. На первом этапе необходимо провести анализ затрат на верхнем уровне, позволяющий обнаружить зоны «потерь» и скрытых резервов. Как правило, эти зоны выражаются в виде постоянных дополнительных затрат, регулярно возникающих проблем и явно низкой результативности труда на определенных участках. Ключевым моментом на этом этапе является построение гипотез о том, с чем связано возникновение проблем, потерь и дополнительных затрат. Например, регулярное возникновение сверхурочных работ, значительно повышающих расходы на оплату труда, может быть связано с некорректным планированием, невыполнением норм труда работниками или большим количеством простоев. Очень важным фактором, влияющим на точность гипотез, является качество данных учетной системы предприятия. На втором этапе необходимо более подробное изучение выявленных проблемных областей с использованием данных первичного учета. Тщательное исследование позволяет оценить размеры потерь, выявить их основные причины, разработать принципиальное решение проблемы и определить его потенциальный экономический эффект. На третьем этапе на основе найденных принципиальных решений разрабатываются конкретные мероприятия и полноценные планы проектов, включающие в себя графики реализации, бюджеты и экономические модели.

Из всего комплекса затрат на персонал мы в первую очередь сосредоточим свое внимание на фонде оплаты труда, являющемся самой большой и самой сложной частью затрат на персонал.

На практике избыточные затраты на оплату труда могут быть вызваны четырьмя основными факторами:

- несоответствие имеющегося трудового ресурса и требований производственной программы;

- производственные потери рабочего времени;

- непроизводственные потери рабочего времени;

- неоптимальная система оплаты труда и материального стимулирования.

И каждый возможный фактор избыточных затрат необходимо подвергнуть анализу с точки зрения возможности его оптимизации.

Анализировать и планировать затраты на персонал можно практически по каждой их статье, поэтому ограничимся рассмотрением лишь основных характеристик, и прежде всего, уровня заработной платы и фонда заработной платы.

Уровень заработной платы и его изменение наиболее точно отражает его средняя величина. Среднегодовая, среднемесячная и квартальная заработная плата рассчитывается для всех категорий работников; среднечасовая и среднедневная – только для рабочих.

Средняя заработная плата за период определяется путем деления ее соответствующего фонда на среднюю численность работников, а затем показатель отчетного года делится на показатель базового года. Полученный индекс переменного состава показывает, во сколько раз изменилась средняя заработная плата в отчетном году по сравнению с базовым годом в целом:

(1)

 

где Iср.з.п – индекс изменения средней заработной платы в отчетном году по сравнению с базовым;

x₀ и х₁ – средняя заработная плата в базовом и отчетном периодах соответственно по группам работников;

n₀ и n₁ – численность данных групп в базовом и отчетном периодах соответственно.

Как изменилась средняя заработная плата в отчетном периоде по сравнению с базовым за счет вариации средней заработной платы у отдельных групп работников показывает индекс фиксированного состава. Он получается путем подстановки в индекс средней заработной платы в базовом году численности в отчетном:

(2)

 

Как изменилась средняя заработная плата в отчетном периоде по сравнению с базовым за счет изменения численности и структуры работников, имеющих разные уровни заработной платы, показывает индекс структурных сдвигов. Он получается путем подстановки в индекс переменного состава вместо заработной платы в отчетном году по отдельным категориям работников величины заработной платы в базовом году:

(3)

 

Произведение индекса структурных сдвигов и индекса постоянного состава дает индекс переменного состава (в данном случае средней заработной платы).

Разница между числителем и знаменателем каждого индекса показывает абсолютный размер изменения средней заработной платы в отчетном периоде по сравнению с базовым за счет действия обоих факторов одновременно и каждого в отдельности.

Абсолютный размер изменения средней заработной платы в отчетном периоде по сравнению с базовым приведен ниже:

общее изменение

 

(4)

 

под воздействием изменения средней заработной платы по группам работников

(5)

 

под воздействием изменения структуры персонала

(6)

 

Динамика изменения фонда заработной платы также измеряется на основе индексов.

Индекс изменения фонда заработной платы, в целом определяется как сумма произведений средней заработной платы и численности работников в отчетном году, отнесенная к тому же показателю в базовом году:

(7)

 

 

Для определения изменения фонда заработной платы за счет отклонения ее уровня в знаменателе необходимо использовать численность работников в отчетном году (при этом знаменатель будет условной величиной):

(8)

Изменение фонда заработной платы за счет варьирования численности работников определяется путем введения в числитель формулы средней заработной платы в базовом году вместо того же показателя в отчетном году:

 

(9)

 

Произведение двух последних индексов опять ласт общий индекс изменения фонда заработной платы в отчетном году по сравнению с базовым:

 

(10)

 

Разница между числителем и знаменателем в каждом индексе даст абсолютное изменение фонда заработной платы в целом и по причинам:

абсолютное изменение фонда заработной платы в целом по всем причинам

(11)

 

абсолютное изменение фонда заработной платы под воздействием изменения ее средней величины по группам работников

(12)

 

абсолютное изменение фонда заработной платы под воздействием изменения структуры персонала

(13)

 

На практике целесообразно исчислять показатели отклонения фактического фонда заработной платы от планового как в абсолютном, так и в относительном выражении:

1. Под влиянием изменения числа сотрудников – как произведение средней плановой заработной платы на разность между фактическим и плановым числом работников

(14)

 

где ∆Фпл – изменение фонда заработной платы по сравнению с запланированным под влиянием изменения числа сотрудников;

n_пл – плановая численность сотрудников;

x_пл – средняя заработная плата.

2. Под влиянием изменения средней заработной платы – как произведение фактического числа работников на разность между фактической и плановой заработной платой

(15)

 

Планирование затрат на персонал на основе всестороннего анализа должно органически вписываться в систему планирования.