Функции управления и их информационные потребности

 

Как уже отмечалось, управление производством осуществляется на основе полученной информации, большую часть которой предоставляет бухгалтерский учет. Через учетные данные проявляется эффективность принятых управленческих решений. Учетная информация содержит сведения, необходимые для реализации следующих функций управления-планирования, контроля и анализа (оценки).

Бухгалтерский учет и планирование самым тесным образом связаны между собой. Планирование включает в себя постановку цели, определение путей ее достижения и выбор наилучших альтернатив. На всех этих стадиях бухгалтер должен четко представлять имеющиеся финансовые альтернативы. Учетные данные предшествующих периодов являются исходной базой для планирования, а данные текущего учета – средством контроля за выполнением планов, основой для корректировки плановых заданий.

Особенно широко при составлении месячных, квартальных, годовых и перспективных планов используются учетные данные о затратах на производство и себестоимости продукции, о наличии и использовании производственных ресурсов, финансовых результатах. Следует отметить, что в отечественной практике методология планирования в организации в достаточной степени увязана с методологией бухгалтерского учета. Например, учет затрат на производство осуществляется в соответствии с номенклатурой статей элементов затрат, в равной степени используемой в планировании и учете. В свою очередь при планировании соответствующих показателей принимается во внимание возможность получения их в системном порядке в бухгалтерском учете.

Хозяйственный внутренний контроль (в ряде организаций – внутренний аудит) как функция управления состоит в выявлении отклонений от планов, заданий, смет, норм и нормативов или нарушений законодательных актов и других регламентирующих документов. Для выявления указанных отклонений и нарушений фактические результаты сравнивают с установленным планом или регламентирующими документами. Источником данных о фактических результатах является в основном бухгалтерский учет.

Текущий контроль осуществляется в той или иной мере всеми руководителями и специалистами организации и ее подразделений в соответствии с их должностными обязанностями (за качеством продукции, соблюдением технологии, выполнением норм выработки и др.). Бухгалтерская служба под руководством главного бухгалтера контроль за всеми осуществляемыми в организации хозяйственными операциями, а также за сохранностью и состоянием имущества.

Для выполнения контрольных функций учетные работники наделяются соответствующими правами. Например, главному бухгалтеру предоставлено право второй подписи всех документов, служащих основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных кредитных и финансовых обязательств. Без подписи главного бухгалтера или лиц, на то им уполномоченных, указанные документы считаются недействительными. С главным бухгалтером согласовывается назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.).

Экономический анализ возник на базе бухгалтерского учета, являющимся основным источником экономической информации. Некоторые приемы анализа, например, балансовый метод, заимствованы из бухгалтерского учета. Экономический анализ призван изучить всю систему принятия и выполнения планов заданий и управленческих решений; дать оценку обоснованности заданий; установить причину выявленных отклонений. Важная роль принадлежит анализу в экономическом обосновании принимаемых решений и составлении планов.

Связь анализа с бухгалтерским учетом проявляется в том, что в нем используют учетные данные и данные бухгалтерской отчетности, и в том, что осуществляется он работниками бухгалтерии. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации главный бухгалтер вместе с другими подразделениями и службами предприятия проводит анализ его финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности с целью выявления фактического их использования.

Работники бухгалтерского учета должны принимать активное участие в разработке плановых и отчетных показателей хозрасчетных цехов, участков, бригад, учете всех затрат и выпуска продукции по каждому хозрасчетному подразделению, исчислении себестоимости их продукции и т.п.

Статистический, оперативный и бухгалтерский учет выполняют одни и те же функции в управлении – информационную и контрольную. Они взаимно дополняют друг друга, нередко используя одну и ту же информацию. Многие формы статистической и оперативной отчетности составляются совместно работниками экономических и бухгалтерских служб (отчеты о себестоимости продукции, по труду и его оплате, объему производства продукции и т.п.).

Ревизии и аудиторские проверки осуществляются в основном по данным бухгалтерского учета. Результаты ревизий и проверок в свою очередь нередко используются для исправления учетных данных (при выявлении хищений, недостач, порчи ценностей, ошибок в учете и т.п.). Данные бухгалтерского учета используются при оставлении финансового и кредитных планов, при решении правовых и иных вопросов. Вместе с тем по учетным данным осуществляется контроль за выполнением финансового плана и финансовым состоянием организации, использованием кредитов банка, эффективностью функционирования правовой службы организации.

 

2.4. Задачи бухгалтерского учета и требования

к его ведению

Задачи бухгалтерского учета обуславливаются требованиями управления хозяйством, функционированием хозяйственного механизма.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ основными задачами бухгалтерского учета являются:

· формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности, руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним: инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

· обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

· предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения её финансовой устойчивости.

Бухгалтерский учет должен отвечать ряду требований:

¨ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации – в рублях и копейках;

¨ имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации;

¨ бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента её регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

¨ организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;

¨ все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков и изъятий;

¨ в бухгалтерском учете организаций текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно.

 

2.5. Роль бухгалтерской информации в системе управления и классификация её пользователей

Целью бухгалтерского учета является формирование информации для внешних и внутренних пользователей.

Применительно к внешним пользователям целью бухгалтерского учета является формирование информации о финансовом положении организации, финансовых результатах и изменениях в финансовом положении. Эта информация полезна широкому кругу заинтересованных пользователей при принятии решений.

Заинтересованными пользователями информации считаются юридические и физические лица, имеющие потребность в информации об организации и обладающие достаточными познаниями и навыками для понимания, оценки и использования информации: реальные и потенциальные инвесторы, работники организации, заимодавцы, поставщики и подрядчики, покупатели и заказчики, органы власти и общественность в целом.

Указанные пользователи заинтересованы в получении следующей информации, формируемой в бухгалтерском учете:

· инвесторы и их представители – о рискованности и доходности предполагаемых или осуществленных инвестиций и о способности организации выплачивать дивиденды;

· работники организации и их представители (профсоюзы и др.) – о стабильности и прибыльности работодателей, способности организации гарантировать оплату труда и сохранение рабочих мест;

· заимодавцы – о способности организации погасить представленные ей займы и выплачивать соответствующие проценты;

· поставщики и подрядчики – о способности организации выплатить в срок причитающиеся им суммы;

· покупатели и заказчики – о продолжении деятельности организации;

· органы власти – в информации, необходимой для осуществления ими своих функций (по распределению ресурсов, регулированию народного хозяйства, разработке и реализации общегосударственной политики, ведению статистического наблюдения);

· общественность в целом – о роли и вкладе организации в повышении благосостояния общества на местном, региональном и федеральном уровнях.

Наряду со специфической внешним пользователям нужна и общая для всех пользователей информация, например о способности организации воспроизводить денежные средства и аналогичные активы, времени и последовательности их поступления.

Внутренними пользователями бухгалтерской информации являются: совет директоров, менеджеры, руководители подразделений, мастера, служащие, правление, участники (собственники) организации. Такие внутренние пользователи, как администрация, персонал, служащие, имеют свободный доступ ко всей необходимой и полной для управления информации (данные управленческого и финансового учета) и несут ответственность за принимаемые управленческие решения. К внутренним пользователям также относятся владельцы организаций (полные товарищи, коммандитисты, акционеры, пайщики и т. п.). Собственникам учетная информация необходима для оценки финансовых перспектив организации в будущем и возможности получения доходов в виде дивидендов.

Применительно к внутренним пользователям целью бухгалтерского учета является формирование информации, необходимой руководству организации для принятия управленческих решений, планирования, анализа и контроля производственной и финансовой деятельности.

Для удовлетворения нужд управления в бухгалтерском учете формируется информация о финансовом положении организации, финансовых результатах её деятельности и изменениях в её финансовом положении. Финансовое положение организации определяется её активами, структурой обязательств и капитала организации, а также способность адаптироваться к изменениям в среде функционирования. Информация о финансовом положении организации формируется главным образом в виде бухгалтерского баланса.

Информация о финансовых результатах деятельности организации необходима для оценки потенциальных изменений в ресурсах при прогнозировании способности вызывать денежные потоки на основе имеющихся ресурсов. Данная информация формируется в основном в отчете о прибылях и убытках. Информация об изменениях в финансовом положении организации дает возможность оценить её инвестиционную, финансовую и текущую (операционную) деятельность в отчетном периоде. Данная информация обеспечивает главным образом отчетом о движении денежных средств.

Используя сформулированную в рамках бухгалтерского учета и представленную в бухгалтерском учете информацию, организация вырабатывает тактику и стратегию финансового развития – оценивает возможные риски предпринимательства, изыскивает рычаги для повышения эффективности производственных и финансовых вложений, выбирает наиболее привлекательные сферы для инвестиций, устойчивых в финансовом отношении партнеров.