Побудова бази даних

Ім’я поля повинно мати не більше 64 cимволів (недопустимі символи “.” та “!”), не допускається повторення імен.

У колонку Описание вносять пояснення про вміст поля.

Тип поля за замовчуванням встановлюється текстовий. Щоб задати потрібний тип, треба клацнути мишею у відповідному рядку колонки Тип даних та із списку вибрати потрібний:

Типи даних

Довжина поля встановлюється за замовчуванням для текстових полів 50 символів (всього до 255). Зміна довжини поля здійснюється у вікні Свойства поля внизу екрана.

Вікно Свойства поля

Для числових полів за замовчуванням встановлюється тип данних Длинное целое (від –2147483648 до 2147483647, займає 4 байти).

Зміна типу данних - у вікні Свойства поля у рядку Длинное целое (Размер поля) треба клацнути мишею та із списку вибрати інший тип.

Типи числових полів

Значення в полі номер заповнюються автоматично.

Побудова таблиці. Панель інструментів , програма запитає, чи зберегти таблицю та її ім’я. Потрібно ввести ім’я.

Призначення клавіш при введенні даних у таблицю:

· Tab (Shift+Tab) – перейти до наступного (або попереднього) поля;

· Ctrl + ’ або Ctrl + ” – ввести в поле поточного запису дані відповідного поля попереднього запису;

· Ctrl +; ( Ctrl + :) – ввести поточну дату (час);

· Ctrl + + – додати новий запис;

· Ctrl + - – вилучити поточний запис.

Побудова таблиць в режимі таблиці

Для завантаження цього режиму вибираємо Таблицы®Создать®Режим таблицы.

Access створює чисту таблицю з 20 полями і 30 записами, а коли ви введете дані, проаналізує їх та вибере найбільш придатні типи полів. Якщо в полі введені тільки числа, то йому присвоюється числовий тип Длинное целое, а якщо хоч одне з чисел містить точку, то – С плавающей точкой. Якщо хоч в одному рядку стовпчика міститься текст, а не число, відповідне поле визначається як текстове задовжки 50 символів.

Зверніть увагу на назви полів цієї таблиці: Поле1, Поле 2, … Важко орієнтуватися в таблиці з такими іменами полів. Таку незручність можна ліквідувати за допомогою Конструктора.

Тому зручніше розпочати з режиму Конструктора і відразу визначити імена і типи полів і вводити дані в уже підготовлені поля з осмисленими назвами. А якщо в таблиці будуть об’єкти типу OLE або MEMO-поля, то їх попереднє визначення є обов’язковим – інакше просто неможливо буде ввести відповідні дані.