Лекція 5. Служби персоналу: організація і функції
План 5.1. Організація роботи кадрової служби підприємства 5.2. Діловодство в роботі кадрової служби організації 5.3. Ефективність роботи кадрової служби організації
5.1. Робота з персоналом організації здійснюється спеціалізованим функціональним підрозділом підприємства – кадровою службою. У період реформи ринкової економіки України, робота кадрової служби безупинно зростає. Виникає необхідність у професійному підборі кадрів, організації навчання і підвищенні кваліфікації працівників. Кадрова служба є самостійним структурним підрозділом організації. Діяльністю служби керує директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть бути ряд відділів, або груп окремих працівників. Напрями та функції кадрової служби визначають ті ж чинники, що і підприємства: визначення потреби в кадрах; планування кадрового забезпечення і їх руху; організація підбору; розміщення і виховання персоналу; дослідження ділових, професійних і особистісних якостей працівників; організація діловодства, щодо роботи з персоналом; оцінка й атестація персоналу; розвиток його мотивації. Окрім вище зазначених функцій, кадрова служба персоналом здійснює: кадровий моніторинг (передбачає постійне соціальне спостереження за станом і динамікою кадрів, мотивацією персоналу, рівнем задоволеності роботою, процесами наймання і розвитку персоналу, трудовою дисципліною, рівнем безпеки праці); контролінг персоналу (передбачає створення інформаційної бази даних з персоналу, вивчення впливу існуючого розподілу працівників на результати роботи підприємства, аналіз соціальної та економічної ефективності, застосування методів управління персоналом, координацію планування роботи персоналу з інших сфер діяльності підприємства); персонал-маркетинг (передбачає дослідження внутрішнього і зовнішнього ринку праці, його сегментування, аналіз очікувань працівників стосовно кар’єрного зростання, поширення у підприємстві інформації про потребу в кадрах); кадровий консалтинг (передбачає визначення потреби в різних категоріях персоналу, шляхів підвищення його кваліфікації та ефективності роботи, впливу ефективності роботи персоналу на результат роботи підприємства, визначення професійної важливих якостей різних категорій працівників); кадровий аудит (передбачає оцінку відповідності персоналу підприємства його місії, цілям і стратегії. Об’єктами кадрового аудиту є якісні і кількісні характеристики персоналу, структура підприємства, корпоративна культура); роботу з посередницькими фірмами стосовно підбору та лізингу персоналу (які надають працівників без установлення з ними відносин, прямого наймання); впровадження автоматизованих систем управління персоналом (програмні комплекси забезпечені необхідними типовими документами, які надають достовірну інформацію про кожного працівника, його якості, що полегшує оцінку персоналу), реалізацію програм щодо зміцнення зв’язків із працівниками. Отже, організація роботи з персоналом являє собою певну систему різних видів кадрової роботи. Залежно від специфіки і масштабів діяльності підприємства, кадрова служба може бути із великою кількістю фахівців, або малою. Діяльність кадрової служби регламентується Положенням про кадрову службу, яке включає: – загальні положення (повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підпорядковується керівникові підприємства); – завдання відділу (вказуються завдання щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни); – функції відділу (визначаються, виходячи із встановлених перед ним, завдання); – права відділу (виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства); – відповідальність відділу (обумовлюється відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів) [1, с. 171]. Подальше удосконалення організації кадрової служби у підприємстві повинно базуватися на розробці моделі менеджера кадрової служби [1, c. 173].
5.2. Організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення. Групу документів з роботи персоналом підприємства становлять, накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками, трудові книжки, особисті карти. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства. Одним із основних документів з роботи персоналом підприємства є особиста карта, у якій вказується прізвище ім’я по-батькові, дата народження, громадянство, номер і серії паспорту, домашня адреса працівника. Дані про стаж роботи, а також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці. Підставою для прийняття на роботу є заява від самого фахівця. Наказами з персоналу підприємства оформляється: прийом, переміщення по службі, звільнення, надання відпусток, оголошення і т.д. Оформлюються накази з особового складу на загальних бланках. У наказі про відпустки вказується вид відпустки, кількість наданих робочих днів, і дати початку та закінчення відпустки. Наказ з персоналу підприємства повинен з кожного пункту містити підставу, в якій вказуються документи, що стали підставою для видання наказу До документів, який працівник подає для прийняття на роботу відносять, автобіографію, яку автор складає самостійно. Автобіографія, окрім окремих складових частин і реквізитів, не має типової форми і складається довільно. На кожного працівника у кадровій службі формується особова справа до якої входять, внутрішній опис документів, що є в особовій справі, заява про прийом на роботу, контракт між працівником і підприємством, особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, копія документа про освіту, витяги з наказів (про прийом, звільнення, переміщення), довідки та трудова книжка. Для трудових книжок, як і накази, ведуться журнали реєстрації. Форма її реєстрації повинна містити порядковий номер, прізвище, ім’я та по-батькові, дату і формулювання наказу про прийом на роботу, дату і формулювання наказу про звільнення (якщо такі дні мають місце) та підпис начальника відділу кадрів [1, с. 176].
5.3. Оцінка діяльність кадрових служб вимірюється за показниками економічної ефективності підприємства (відношення вартості робочої сили до отриманого результату, відношення бюджету відділу до чисельності персоналу, що обслуговується, вартість оцінюваної програми на одного працівника), ступеня відповідності (оцінка якості інформації, що надійшла від кадрової служби до вищого керівництва, ступінь співпраці структурних підрозділів підприємства з кадровою службою, оперативність вирішення кадрових проблем, якість і ефективність виконання запитів, що надходять до кадрової служби, ступінь реалізації кадровою службою стратегії управління персоналом), ступеня задоволеності працівників (задоволеність працівників діяльністю кадрової служби – навчанням, оплатою праці, формами стимулювання, службовим просуванням, задоволеність працівників своєю роботою), непрямих показників ефективності (плинність кадрів, кількість самовільних невиходів на роботу, показники якості праці, показники руху кадрів, кількість страхів, рівень безпеки праці, кількість нещасних випадків). Отже, ефективність роботи кадрової служби – це цілеспрямований процес, спрямований на оцінку, вимірювання витрат та ефекту, пов’язаних із програмами кадрової діяльності [1, с. 176].
Лекція 6. Кадрове планування роботи в організації План 6.1. Кадрове планування в організації: значення, цілі, задачі, принципи, етапи 6.2. Види планування роботи з персоналом організації 6.3. Визначення потреби організації в персоналі
6.1. У розвитку організації кадрове планування відіграє велику роль. Адже, через планування відбувається ефективна реалізація поставлених цілей виробництва. У системі управління організацією кадрове планування – це система комплексних рішень і заходів щодо реалізації цілей підприємства та кожного працівника. Кадрове планування дозволяє забезпечити підприємство необхідною кількістю персоналом відповідно до вимог робочих місць, підібрати необхідних фахівців, які могли б вирішувати поставлені завдання, забезпечити високий рівень кваліфікації працівників. Вона спрямована на вирішення проблем підприємства, і на задоволення інтересів та потреб працівників. Тому, підприємство, що орієнтоване на майбутнє, повинно мати необхідну кількість працівників відповідної кваліфікації до певної посади, а працівникам створити сприятливі умови праці, стабільність зайнятості і справедливість оплати. Цілі і завдання кадрового планування організації виявляються у: – розробці майбутньої кадрової політики підприємства; – створенні можливостей посадового і професійного просування працівників; – забезпеченні розвитку кадрів для виконання робіт нової кваліфікації, і адаптації їх знань до змін виробничих умов; – визначенні конкретних цілей підприємства, і кожного працівника, що відповідають кадровій стратегії; – розробці кадрових заходів для реалізації конкретних цілей і завдань підприємства та кожного працівника; – визначенні витрат на реалізацію плану кадрових заходів [1, с.191]. Необхідно розуміти, що кадрове планування позитивно впливає на результат діяльності організації у випадку детального планування і оптимізації використання персоналу, скорочення загальних витрат на робочу силу за рахунок послідовної та активної політики на ринку праці [1, c. 191]. Специфічними принципами кадрового планування є: науковість (застосування науковий даних, норм і нормативів); безперервність (обумовлена відповідним характером господарської діяльності підприємства і тією обставиною, що сам персонал перебуває в постійному русі); масовість (залучення до процесу планування працівників, які виконуватимуть ці плани); гнучкість (можливість постійного внесення корективів у раніше прийняті кадрові рішення, або їх перегляду відповідно до обставин, що змінюються); узгодження планів з персоналу у формі координації й інтеграції (узгодження «по горизонталі» та «вертикалі»); повнота («планування повинно охоплювати усі питання, що стосуються відтворення, розвитку, використання персоналу, мотивації праці); точність (дотримання точних норм, нормативів, законодавчих документів, а також кількісних і якісних характеристик персоналу); економічність (витрати на складання плану повинні бути менші від його виконання); створення необхідних умов для виконання плану (забезпечення необхідними ресурсами) [1, с. 192]. Виділяють три етапи кадрового планування організації: 1. Оцінка наявного персоналу, яка базується на об’єктивних характеристиках (вік, стать, загальний стаж), структурі (розподіл за рівнем кваліфікації, стажем у підприємстві), переліку завдань, виконуваних у процесі роботи, і вимогах, пропонованих нею до виконавців (що, коли, чому, де і як робиться), відповідальності за людей, матеріальні і фінансові ресурси (з ким здійснюється взаємодія; необхідні досвід, навички, спеціальна підготовка, здібності, фізичні дані, мобільність), втратах часу, характері зайнятості (повна або часткова, тимчасова або постійна), режимі роботи, робочих місцях і т.д. 2. Оцінка майбутніх потреб у персоналі, яка являє собою прогнозування чисельності персоналу, необхідного для реалізації стратегії розвитку підприємства. 3. Розробка програми задоволення майбутніх потреб у персоналі, яка передбачає залучення додаткових трудових ресурсів, їхнє вивільнення або перерозподіл. Узагальнюючи, вище викладене, кадрове планування, є головною умовою будь-якої організації, яка спрямована на ефективну довготривалу діяльність.
6.2. Планування роботи з персоналом підприємства є логічним завершенням у кадровому плані. Планом називається офіційний документ, у якому відображаються прогнози розвитку підприємства і окремих сторін його діяльності у майбутньому; проміжні і кінцеві завдання, цілі, що стоять перед ним та його окремими підрозділами у відповідній сфері; механізми координації поточної діяльності і розподілу ресурсів; стратегії на випадок надзвичайних обставин [1, с. 197]. Залежно від тривалості планового періоду, цілей та умов, планування виділяють: стратегічне (визначають довгострокові, розраховані на 10-15 років, цілі підприємства, напрямки його розвитку, враховуючи загальну ситуацію на ринку праці, трудові, фінансові, матеріальні ресурси, необхідні для досягнення цілей підприємства); тактичне (загальні цілі конкретизуються на коротший період – 2-5 років, і відповідно до поставлених завдань залучаються необхідні ресурси); поточне (вирішуються поточні завдання, які обумовлені кон’юнктурою ринку, і відповідно, плани розробляються у межах року) планування роботи з персоналом. Для розробки поточного плану роботи потрібно зібрати відомості про постійний склад персоналу (прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, вік, час вступу на роботу), дані про структуру персоналу (кваліфікація, статевовікова структура, питома вага інвалідів, працівників, службовців, управлінців), плинність кадрів, втрати часу через простої хвороби, дані про тривалість робочого дня (повністю чи частково зайняті, тривалість відпустки), заробітна плата працівників і службовців (її структура, додаткова заробітна плата працівників, оплата за тарифами і вище тарифів) [1, с.199-200]. У межах термінових планів виділяють такі види: 1) план з питань комплектування та використання персоналу, в який включається план руху персоналу, у межах якого вирішуються практичні завдання (орієнтація залучених працівників на обіймання тих чи інших посад, оволодіння знаннями спеціальностями і професіями, укомплектування вакансій кадрами потрібної кваліфікації, з урахуванням їх специфіки, створення системи професійного переміщення, яка враховує вік, стан здоров’я та інтелектуальні можливості особистості); 2) план підготовки кадрів у зв’язку зі звільненням і переміщення персоналу (включає: визначення кількості звільнених і рівня їх кваліфікації; встановлення часу, в межах якого буде проходити звільнення; виявлення кандидатур на переміщення в межах підрозділів або підприємства); 3) планування ділової кар’єри, службово-професійного переміщення (складання планів горизонтального і вертикального переміщення працівників за системою посад або робочих місць починаючи з моменту прийняття працівника і до його звільнення з роботи); 4) планування продуктивності праці та заробітної плати; 5) план заходів з удосконалення структури зайнятості (може включати програми з впровадження сучасних принципів і методів управління, зміни організаційної структури, освоєння технологій); 6) планування витрат на персонал, куди включається основна та додаткова заробітна плата, відрахування на соціальне страхування, витрати на відрядження та службові роз’їзди, витрати на професійний розвиток [1, с. 200-202]. У межах планів визначають поточну і довгострокову потребу в персоналі. Поточна потреба потреба пов’язана з рухом персоналу, звільненням за своїм бажанням, інвалідністю, відпустками по догляду за дитиною. Довгострокова потреба визначається даними прогнозу, який ґрунтується на аналізі структури кадрів, коефіцієнті плинності кадрів, розвитку підприємства, зміні виробничої програми [1, с. 202 ].
6.3. На визначення потреби підприємства, зокрема у необхідній кількості персоналу, впливають зовнішні (джерела робочої сили, темп зростання і рівень інфляції та безробіття, структурні зміни в економіці, розвиток техніки, технологій, політичні зміни, конкуренція, стани ринку збуту т ін.) і внутрішні чинники (внутрішньоорганізаційна динаміка робочої сили, звільнення за власним бажанням, вихід на пенсію, декретні відпустки і т.д.). Відстежування динаміки чинників, та їх вплив на потреби в персоналі, є основою планування. Потреба організації в кадрах поділяється на: – загальну (дорівнює кількості працівників, необхідних для вирішення завдань, поставлених в інвестиціях, виробничих,фінансових і інших планах, програмах та прогнозується на основі їхнього аналізу); – додаткову (являє собою різницю між загальною потребою і фактичною наявністю кадрів на початок планового періоду) [1, с. 203]. У визначенні необхідної кількості персоналу, організації користуються від найпростіших методів порівняння до більш складних комп’ютерних. Серед найбільш поширеніших методів: економетричний метод (потреба в персоналі виводиться із передбачуваних рівнів кінцевого попиту на товари та послуги на певний рік у майбутньому) екстраполяція (враховуються зміни у співвідношенні чинників, що визначають кількість працівників, підвищення продуктивності праці, зміни цін), експертних оцінок (ґрунтується на використанні думки (керівників підрозділів) спеціалістів для визначення потреб у персоналі), балансовий метод планування (полягає у встановленні динамічної рівноваги між трудовими ресурсами, з одного боку, і їхнім розподілом відповідно до потреб підприємства – з іншого; необхідні ресурси можна залучати зі сторони, а можна знаходити у підприємстві), економіко-математичні (полягають в оптимізації розрахунків на основі різного роду моделей, до яких належать кореляційні, що відображають взаємозв’язок двох змінних величин), методи лінійного програмування (дозволяють за допомогою розв’язання системи рівнянь і нерівностей, що зв’язують ряд змінних показників, визначити їх оптимальні величини у взаємозв’язку; допомагає за заданим критерієм обрати оптимальний варіант розвитку об’єкта управління, напрямку розставлення працівників, який дозволить ефективно обслуговувати робочі місця і зробити це при мінімальних витратах), комп’ютерні моделі (набір математичних формул, які дозволяють одночасно використовувати методи екстраполяції, нормативів, експертних оцінок та інформацію про зміну чинників, що впливають на кількісний і якісний склад персоналу), нормативний метод (являє собою спосіб застосування системи нормативів, які визначають кількість працівників у функціональному розрізі, витрати на виробництво одиниці продукції – робочий час, фонд заробітної плати). Однак, для застосування того чи іншого методу, необхідно насамперед виявити зовнішні чи внутрішні чинники, які зумовлюють потребу у зміні чи додатковому персоналі.
|
