Стадии подготовки и принятия решения в таможенных органах

На процесс подготовки и принятия решений таможенными органами так же, как и другими субъектами управления, оказывают влияние многие факторы: содержание проблемы, подлежащей разрешению, сложившаяся обстановка, кадровые и материальные ресурсы, организационные, временные, психологические иные факторы.

Выделяются следующие стадии подготовки и принятия управленческих решений:

- выявление и формулировка проблемы;

- сбор и анализ информации для решения;

- подготовка вариантов (проектов) решения;

- выбор окончательного варианта (принятие решения).

В связи с этим не может быть установлена жестко запрограммированная процедура подготовки и принятия решений. Речь идет о логике действия субъекта управления в процессе выработки и принятия решений.

В зависимости от особенностей ситуации и типа решаемой проблемы перечисленные стадии могут укрупняться, а некоторые из них и вовсе опускаться. Одним словом, для разрешения каждой конкретной ситуации или проблемы приведенная структура процесса принятия решения интерпретируется по-своему.

Выявление и формулирование проблемы. Подготовка решения начинается с выявления проблемы и определения вытекающих из нее целей и задач.

Вовремя выявить проблему – это значит, на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями для ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главным образом, определить его вероятные конечные результаты.

Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, производится их ранжирование и выбор стратегического направления их решения, после чего формулируются цели.

Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате:

- получения решения вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения которого требуется применить частное, более конкретное решение на своем уровне;

- поступления от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств, учреждений и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела;

- постановки нижестоящим уровням конкретных практических вопросов и проблем.

В сфере таможенных правоотношений непрерывно возникают различные проблемы, противоречия, требующие своего разрешения. Это обусловливает трудности в правильной оценке степени важности и перспективности возникающих проблем и, следовательно, в определении очередности их разрешения.

Многие проблемы возникают неожиданно, иные находятся в «процессе созревания». Для процесса управления важно вовремя выявить проблему, правильно оценить ее роль и значение, а также предупредить наступление возможных нежелательных последствий, которые может вызвать данная проблема.

Выявление проблемы связано с множеством факторов как объективных, так и субъективных, с выявлением относительной значимости каждого из них.

В качестве объективных выступают такие факторы, как оперативная обстановка, материально-техническая оснащенность таможенных органов, уровень подготовки кадров и т.д.

Субъективные факторы определяются способностью руководителя таможенного органа находить с помощью специалистов оптимальный вариант использования имеющихся сил и средств, умением организовать коллектив, развивать творческую инициативу сотрудников и т.д.

Выявленная проблема подлежит формулированию. Формулировка проблемы может происходить по инициативе самого руководителя таможенного органа, а также по указанию вышестоящего органа, предписывающего разрешить проблему.

На первой стадии принятия решения должна быть четкая и ясная формулировка проблемы с указанием цели. Правильное определение цели помогает уточнить и сформулировать задачу. Правильная постановка задачи имеет большое значение для управления, ибо в случае неточной формулировки задачи действия по принятию решений окажутся бессистемными и нецеленаправленными.

Сбор и анализ информации для решения. Выявление проблемы предполагает сбор и анализ информации. Речь идет, прежде всего, об информации, собираемой и обрабатываемой регулярно в порядке обратной связи при осуществлении функций учета и контроля за деятельностью объекта управления, а также информации, поступающей из внешней среды, т.е. среды функционирования таможенного органа. Кроме того, используется информация, которая собирается и обрабатывается специально для подготовки отдельных решений.

В процессе принятия решения перед руководителем таможенного органа встает вопрос: принимать ли решение на основе того, что уже известно, или предварительно разработать и реализовать программу сбора соответствующей информации, которая потребует отдельных материальных затрат и рабочего времени. Качество решения во многом зависит от того, насколько правильно будет разрешен этот вопрос. При всех условиях оптимальной считается такая информация, которая по полноте, содержанию и достоверности позволяет принять обоснованное решение.

На основе обработки и анализа текущей информации, как правило, принимаются решения по вопросам оперативного управления. Что касается перспективных решений, то они принимаются на основе специально собираемой и обрабатываемой информации. Часть такой информации может содержаться в памяти работников таможенных органов, готовящих проект решения, а также в имеющихся документах, другую часть информации нужно целенаправленно собирать.

Сбор информации в целях принятия решения производится посредством применения различных методов:

- учетно-статистической информации;

- документов (отчетов, справок, актов проверок, обследований и т.п.);

- запросов по специально разработанным формам;

- наблюдения за состоянием объекта управления и личного ознакомления с результатами работы;

- беседы со специалистами и иными работниками;

- социологических исследований и др.

Собранная по проблеме информация подвергается обработке и анализу.

Подготовка вариантов (проектов) решения. Разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям – по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и др.

Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов.

На основе собранной информации и анализа составляется проект решения. Для разрешения новых сложных вопросов метод разработки одного проекта решения, как правило, не обеспечивает принятие оптимальных решений. В связи с этим разрабатывается несколько взаимозаменяемых вариантов – альтернатив решения проблемы, и из них в результате анализа выбирается оптимальный вариант.

Предварительные наметки (контуры) вариантов проектов решений появляются еще на стадии анализа информации. На этой стадии важно определить оптимальное количество вариантов. В процессе отбора вариантов необходимо руководствоваться соответствующими критериями, которые определяются на основе цели, сформулированной на стадии выявления проблемы.

При отборе вариантов проектов решений любой предполагаемый вариант при условии, если он позволяет достичь цели и не выходит за пределы существующих материальных, финансовых, кадровых и иных ограничении, следует признать пригодным для выбора решения.

При разработке вариантов проектов решений могут браться за основу ранее принятые решения, если задачи и обстоятельства, при которых было принято решение, совпадают с задачами и обстоятельствами, в которых предстоит принять новое решение.

На рассматриваемой стадии более полно формулируются цели, задачи и содержание проекта решения. Определяются пути и средства достижения намеченных целей. Учитываются имеющиеся возможности (силы, средства, финансовые и иные ресурсы, фактор времени и др.) фактической реализации решения. Прорабатываются вопросы взаимодействия и координации между службами, подразделениями, группами, сотрудниками. Оцениваются возможные последствия принятия того или иного варианта проекта. Особенно это необходимо при решении сложных перспективных вопросов управления.

Подготовку вариантов проектов решений осуществляют с помощью методов, позволяющих соизмерить затраты и результаты от реализации того или иного варианта.

В зависимости от сложности проблемы, условий, в которых разрабатывается и принимается решение, руководитель таможенного органа может образовать группу разработчиков проекта решения. Эта группа должна соответствовать определенным требованиям в отношении численности, состава, представительств от заинтересованных подразделений и служб, профессиональных качеств членов группы и т.д.

Выбор окончательного варианта (принятие решения)

Вслед за разработкой вариантов проекта решений наступает выбор наилучшего, оптимального варианта. На данной стадии подготовленные варианты подвергаются сравнительному анализу. После оценки каждого варианта проекта решения производится выбор, т.е. принятие решения.

Важным условием принятия оптимального решения является создание в таможенном органе деловой обстановки, стимулирующей всех участников процесса выработки решения к активной и целенаправленной работе.

Участие в выработке решения сотрудников соответствующих служб и подразделений, исполнителей, коллектива сотрудников органа не только обогащает само решение, но и создает благоприятные предпосылки для его успешной реализации. Все это обычно повышает заинтересованность коллектива таможенного органа в выполнении решения.

Большое значение в принятии оптимального решения имеет умение руководителя таможенного органа создать в ходе коллективной работы над решением обстановку доброжелательности, доверия и уважения к мнению всех участников подготовки и принятия решения. Этому должна способствовать и процедура коллективного обсуждения, обеспечивающая возможность участникам обсуждения вносить необходимые дополнения и изменения в проект решения.

На качество решения оказывает влияние способ его принятия – единоличный или коллегиальный. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. В тех случаях, когда решение, приказ исходят от руководителя таможенного органа, повышаются персональная ответственность за качество решения и оперативность в его принятии, но не исключается односторонний субъективный подход к разрабатываемой проблеме.

Решения, принимаемые коллегией или иным совещательным органом, соединяют в себе опыт многих лиц, разные точки зрения и интересы. Они как бы проходят дополнительную всестороннюю проверку в ходе принятия. Рассматриваемые стадии свойственны процедуре подготовки и принятия управленческих решений стратегического или тактического характера.

Принятие же оперативных решений на уровне таможенных постов производится по упрощенной процедуре, нередко исключающей, скажем, подготовку нескольких вариантов проектов решений, коллегиальное обсуждение и др.

Особенности принятия решений в условиях дефицита информации и времени. Трудность принятия решения в условиях отсутствия полноты и точности исходной информации часто усугубляется дефицитом времени для выработки и принятия решения.

В целях преодоления этих трудностей в принятии решений в таможенных органах разрабатываются типовые варианты решений, рассчитанные на разрешение конкретных вопросов и ситуаций. Их использование позволяет в условиях дефицита информации и времени действовать более целенаправленно и оперативно.

Выбор наилучшего варианта и принятие решения

Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристические приемы определения предпочтительных действий: декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение выдвинутых задач с силами и средствами, аналогия, использование прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.

Такой выбор производится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.

К числу наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых средств и сил; уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы.

Сложнее выбирать предпочтительные действия, когда следует принимать во внимание степень риска, т.е. учитывать соотнесение предполагаемых отрицательных последствий с ожидаемым результатом. При оценке риска должны приниматься во внимание две переменные: характеристика самих последствий и вероятность их наступления.

Чтобы окончательно остановиться на одном варианте, необходимы волевые усилия, стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии. Воля субъекта помогает побороть нерешительность и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие.

В процессе принятия решения уточняются детали выбранного проекта, определяются границы решений, желаемый уровень его гибкости, уточняется форма, после чего оно фиксируется и приобретает силу управленческого решения, подлежащего исполнению.

Форма решения должна соответствовать его содержанию.

Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

В таможенных органах распространено письменное санкционирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произвольно остановленных документов, наложение резолюций на различных материалах, а также устное доведение указаний, распоряжений, заданий, поручений и др.

Таким образом, процесс принятия управленческих решений – это деятельность всех уровней управления по достижению целей управления. Будучи важнейшим компонентом системы управления, процесс принятия решений управленческих решений является циклическим и повторяющимся.