Информационное обеспечение управления таможенными органами

В современных условиях важной областью стало инфор­мационное обеспечение, которое состоит в сборе и пере­работке информации, необходимой для принятия обос­нованных управленческих решений. Передача информа­ции о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осущест­вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче­ских средств связи.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа­ции предъявляются определенные требования:

− краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

− точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптималь­ность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий характерно применение системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет со­бой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принци­пы единства производственного процесса, информации и организации путем приме­нения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигает­ся путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что по­зволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование инфор­мации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество по­казателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использо­вания информации.

Информационное обеспечение предполагает распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для ре­шения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организаци­онных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечиваю­щих ее эффективное распространение.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации.

В современных условиях в крупных фирмах созданы и эффек­тивно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка дан­ных; обработка информации; обработка знаний; реализация интеллектуальной дея­тельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стали использовать показатель - отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функцио­нирования внутрифирменной системы информации (ВСИ).

Основные принципы и цели:

− определение требований к содержанию информации и ее характеру в зави­симости от целенаправленности;

− выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

− определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютер­ной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

− разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

− проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ марке­тинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

− автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

− обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами свя­зи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

− автоматизация административно-управленческого труда на основе использо­вания компьютерной техники.

Важными задачами внутрифирменной системы информации (ВСИ) являются:

− координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях по­вышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;

− определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

− определение основных направлений развития технологии обработки инфор­мации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкрет­ной информации - это сложная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Информационные ресурсы управления представляют собой некоторые сведения, данные, оформленные таким образам, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой деятельности. Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.

Система управления представляет собой систему управления такими объектами, как процессы, деятельность и персонал. Процессный подход к управлению рассматривает управленческий процесс как последовательную реализацию основных функций управления: планирование, организация и контроль.

На разных стадиях управленческого процесса необходима определенная информация, имеющая характерные особенности:

− на стадии планирования информация должна содержать данные о целях организации, ее ресурсах, внешней среде, об известных методах и инструментах планирования, возможных источниках информации, стратегических альтернативах и т.д.;

− на стадии организации – о типах организационных структур, каналах связи, разделении полномочий, степени централизации управления и т.д.;

− на стадии контроля – о видах контроля, стандартах, показателях результативности, допустимых отклонениях, характеристиках эффективного контроля и т.д.

Схема информационного обеспечения управления

Напрямую система информационного обеспечения управления зависит от Отдела информационного обеспечения. Обработанная информация поступает к внешним пользователям и внешним источникам, в данном случае к руководителю и аппарату управления. Не менее важной функцией Отдела является составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.

Общий порядок движения информации в организации

После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние.

Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.

Информационное обеспечение управления в таможенных органах

Система таможенных органов – сложная, неоднородная система государственных органов, характеризующаяся, с одной стороны, высокой степенью централизации, с другой – рассеянностью таможенных органов по разным регионам РФ. Многочисленные таможенные органы, как известно, отличаются разным уровнем материального, технического, кадрового обеспечения.

Информация на каждом уровне управления таможенных органов имеет ряд особенностей:

1.Для наивысшего уровня управления (уровень ФТС и РТУ) важна оценка экспертов, прогнозы на будущее (в зависимости от которых строятся планы на долговременную перспективу), необходимы данные о существующих системах оформлениях, контроля перемещения, способах сокрытия товаров и т.п., информация о реализации ранее введенного плана, о достижениях и неудачах.

2. Для среднего уровня управления (уровень таможен и управление таможенным постом) информация должна содержать сведения о необходимых нововведениях, о новых приказах, о реализации планов, о ситуации на подчиненных и т.п.

3. Таможенный инспектор принимает решения исходя из собственного видения проблемы, в строго определенных рамках. Ему необходима информация о текущей операции (товаре и транспортном средстве, проходящих в данный момент таможенное оформление или подвергаемых таможенному осмотру/досмотру). Он обладает знаниями о процедурах, которые он осуществляет, о нововведениях, об особенностях того или иного мероприятия и т.п.

Отношение к информации, полученной таможенными органами

Любая информация, полученная таможенными органами в соответствии с таможенным законодательством таможенного союза и (или) законодательством государств - членов таможенного союза, используется такими органами исключительно для таможенных целей, в том числе для предупреждения и пресечения административных правонарушений и преступлений.

Таможенные органы, их должностные лица, а также иные лица, получившие в соответствии с законодательством государств - членов таможенного союза доступ к информации не вправе разглашать, использовать в личных целях либо передавать третьим лицам, в том числе государственным органам, информацию, составляющую государственную, коммерческую, банковскую, налоговую или иную охраняемую законом тайну (секреты), и другую конфиденциальную информацию, за исключением случаев, установленных настоящим Кодексом и (или) законодательством государств - членов таможенного союза.

Таможенные органы одного государства - члена таможенного союза передают предоставленную им информацию государственным органам данного государства - члена таможенного союза, если такая информация необходима указанным органам для решения задач, возложенных на них законодательством данного государства - члена таможенного союза, в порядке и с соблюдением требований законодательства данного государства - члена таможенного союза по защите государственной, коммерческой, банковской, налоговой или иной охраняемой законом тайны (секретов) и другой конфиденциальной информации, а также международных договоров государств - членов таможенного союза.

Информационные системы, информационные технологии и средства их обеспечения, используемые таможенными органами

Таможенные операции могут совершаться с использованием информационных систем и информационных технологий, в том числе основанных на электронных способах передачи информации, а также средств их обеспечения.

Внедрение информационных систем и информационных технологий осуществляется с учетом соответствующих международных стандартов и обеспечения требований информационной безопасности, установленных законодательством государств - членов таможенного союза.

Таможенными органами применяются информационные системы, информационные технологии и средства их обеспечения, разрабатываемые, производимые или приобретаемые таможенными органами в соответствии с законодательством и (или) международными договорами государств - членов таможенного союза.

Условия и порядок использования для таможенных целей информационных систем, информационных технологий, средств их обеспечения и программных технических средств защиты информации, а также требования к ним при организации информационного взаимодействия, основанного на электронных способах обмена информации, определяются таможенным законодательством таможенного союза и законодательством государств - членов таможенного союза.

Для целей обеспечения взаимодействия таможенных органов на таможенной территории таможенного союза создаются интегрированные информационные системы и информационные технологии.

Технические средства, предназначенные для обработки информации, содержащейся в информационных системах, используемых для таможенных целей, в том числе программно-технические средства, должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации.

Информационные ресурсы таможенных органов

Информационные ресурсы таможенных органов, сформированные на базе документов и сведений, представляемых при совершении таможенных операций, а также документов, необходимых для их совершения, имеют ограниченный доступ. Порядок формирования информационных ресурсов и доступа к ним определяется законодательством государств - членов таможенного союза.

Под информационными ресурсами таможенных органов понимается организованная совокупность документированной информации, включающая в себя базы данных, создаваемые, обрабатываемые и накапливаемые в информационных системах таможенных органов.

Информационные ресурсы таможенных органов, касающиеся таможенного законодательства таможенного союза, являются открытыми и общедоступными.

Общедоступные информационные ресурсы размещаются на сайтах таможенных органов и Комиссии таможенного союза.

Порядок получения лицами информации, содержащейся в информационных ресурсах, имеющих ограниченный доступ, находящихся в ведении таможенных органов, определяется законодательством государств - членов таможенного союза.

Защита информации и прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации

Защита информации и прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации, осуществляется в порядке, установленном законодательством государств - членов таможенного союза.

Уровень защиты информации, обеспечиваемый программным техническим средством защиты информации, должен соответствовать категории информации. Соответствие уровня защиты информации определенной категории обеспечивается таможенными органами, в ведении которых находятся информационные ресурсы.

Информационный обмен таможенных органов

Обмен информацией между таможенными органами осуществляется в соответствии с международными договорами государств - членов таможенного союза.

Таможенные органы участвуют в международном информационном обмене с таможенными органами иностранных государств, а также международными и иными организациями в порядке и на условиях, определяемых законодательством государств - членов таможенного союза.

Таможенная статистика внешней торговли товарами

В целях анализа состояния, динамики и тенденций развития внешней торговли товарами таможенные органы ведут сбор и обработку сведений о перемещении товаров через таможенную границу для формирования данных таможенной статистики внешней торговли товарами.

Таможенные органы ведут таможенную статистику внешней торговли товарами в соответствии с методологией, утверждаемой решением Комиссии таможенного союза.

Таможенные органы представляют данные таможенной статистики внешней торговли товарами:

- правительству, государственным органам и иным организациям государства - члена таможенного союза в порядке, установленном законодательством государства - члена таможенного союза, таможенными органами которого представляются такие данные;

- международным организациям в порядке, установленном международными договорами государства - члена таможенного союза, таможенным органами которого представляются такие данные.

Комиссия таможенного союза представляет данные таможенной статистики внешней торговли товарами таможенного союза государственным органам государств - членов таможенного союза и международным организациям в соответствии с международными договорами.

Комиссия таможенного союза публикует данные таможенной статистики внешней торговли товарами таможенного союза в порядке и сроки, которые определяются решениями Комиссии таможенного союза.

Таможенные органы публикуют данные таможенной статистики внешней торговли государств - членов таможенного союза в порядке и сроки, которые определены законодательством государств - членов таможенного союза.

Таможенными органами могут представляться данные таможенной статистики внешней торговли товарами, не содержащие государственную, коммерческую, банковскую и иную охраняемую законом тайну (секреты) либо другую конфиденциальную информацию, заинтересованным в их получении организациям государства - члена таможенного союза, за исключением государственных органов, в порядке и на условиях, которые установлены законодательством государства - члена таможенного союза, таможенными органами которого представляются такие данные.

В целях обеспечения решения задач, возложенных на таможенные органы, ведется специальная таможенная статистика в порядке, установленном законодательством государств - членов таможенного союза.