Функции и инструменты управления

Это понятие не привязано исключительно к методологии управления проектами, а относится к области общего менеджмента.

Общая теория менеджмента включает в себя огромное количество различных средств и инструментов, различных по видам и способам применений. К ним, в частности, являются делегирование полномочий, методики формирования команд, управления конфликтами, ведения переговоров, тайм-менеджмент и многое другое. Для непосредственного выполнения тех или иных управляющих действий используются многочисленные инструменты и техники, например, SWOT-анализ, различные матрицы, системные карты, мозговой штурм и др.

Каждая организация может самостоятельно определить и регламентировать для себя допустимый набор и порядок использования управленческих средств и приемов исходя из политики фирмы и сложившегося корпоративного стиля управления и уровня подготовки (образования) специалистов.

Управление стоимостью проекта

Общие положения

Управление стоимостью в проекте (Project Cost Management) представляет собой процессы, гарантирующие выполнение проекта в рамках установленного бюджета. Включает процессы планирования ресурсов, оценки стоимости, разработки бюджета и контроль стоимости.

Планирование ресурсов (Resource Planning)– определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах необходимы для успешного завершения работ проекта.

Оценка стоимости (Cost Estimating) – приблизительная оценка стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта.

Разработка бюджета (Cost Budgeting) – распределение предполагаемых затрат по отдельным компонентам проекта.

Контроль стоимости (Cost Control) – контроль изменений бюджета проекта.

Отклонение по стоимости (Cost Variance) - разность между бюджетными затратами работы и ее фактическими затратами.

Фактическая стоимость выполненных работ (Actual Cost) - Величина реально произведенных совокупных затрат, включающая все запланированные виды затрат.

Несмотря на то, что вышеуказанные процессы представлены как последовательные и дискретные, на практике допускается их перекрытие, либо объединение какой-либо части из них в один процесс.

Цель данной процедуры – по шагам описать методику управления стоимостью проекта.

Ответственным за выполнение процедур управления стоимостью проекта является руководитель проекта.

Входящей информацией для управления стоимостью является:

· структура декомпозиции работ (WBS)

· структура затрат;

· информация о состоянии ресурсного фонда;

· оценка продолжительностей работ (в человеко-часах);

· расписание проекта.

Планирование ресурсов

Планирование ресурсов предполагает процедуру определения требуемых ресурсов на проект: оборудование, материалы, энергетические ресурсы, вычислительную и оргтехнику, производственные площади и трудовые ресурсы (количество персонала заданной квалификации).

Для проектных внедрений самый дорогой и важный ресурс – квалифицированный персонал (команда проекта).

Потребности проекта в ресурсах заданного уровня квалификации определяется методом экспертной оценки на основании анализа структурной декомпозиции работ (WBS). Для этого заполняется «План по ресурсам». Колонка «WBS» - элемент работ на основании структурной декомпозиции работ, колонки «Начало-окончание» определяют ориентировочные сроки загрузки специалистов, колонка «Трудоемкость» - время в человеко-часах или человеко-днях, необходимое на выполнение данной работы, колонка «Потребность в ресурсах» определяет количество планируемых специалистов и их загрузку, колонка «Тип специалиста» - квалификация специалиста, необходимая для выполнения данной работы (эксперт, консультант, внедренец, руководитель…).

Далее надо определить доступность требуемых ресурсов в нужное время. Знание того, какие ресурсы (люди, оборудование и материалы) и в какое время доступны для проекта, совершенно необходимо для планирования ресурсов. При планировании ресурсов должны быть учтены: политика организации-исполнителя по подбору персонала, политика по аренде или покупке материалов и оборудования.