Контроль стоимости

Необходимо регулярно отслеживать выполнение проекта в рамках установленного бюджета. В случае превышения бюджета, проект может стать малорентабельным и даже убыточным. Следовательно, одним из необходимых условий реализуемости проекта наряду с планированием и контролем содержания проекта (scope), определением состава работ, является и осуществление точного финансового планирования и контроля (бюджетирования). Можно выполнить идеальное планирование проекта: определить содержание, состав работ и т.д., но все эти усилия будут бесполезны, если бюджет не будет контролироваться и все участки проекта не будут вовремя и в достаточной степени обеспечены финансовыми ресурсами.

Контроль бюджета проекта включает в себя:

· мониторинг исполнения бюджета для обнаружения отклонения от плана;

· обеспечение того, что все соответствующие изменения будут аккуратно внесены в бюджет проекта;

· предотвращение некорректного, несоразмерного или несанкционированного внесения изменений в бюджет проекта;

· согласование изменений в бюджете с соответствующими участниками проекта и информирование о внесенных изменениях команды проекта.

Для осуществления эффективного контроля бюджета предлагается использовать метод освоенного объема в упрощенной форме. Метод освоенного объема в полном применении очень сложен и слишком «математизирован». Его хорошо применять для проектов, результаты которых можно достаточно точно измерить в ходе выполнения работ, например, строительные проекты. Для проектов автоматизации, равно как и для консалтинговых проектов, к сожалению, измерить какая часть результата уже получена, бывает крайне затруднительно. Как определить насколько готова программа, которая написана, но не прошла тестирование? Как оценить степень готовности автоматизированной системы, для внедрения которой надо закупить, доставить и настроить технику и доработать существующее программное обеспечение?

Для того чтобы правильно интерпретировать причины отклонений вводится понятие плановая (сметная) стоимость выполненных работ и фактической.

Для контроля бюджета можно использовать форму «Контроль стоимости бюджета», приведенную в процедуре разделе 40 Управление стоимостью. Это форма позволяет сравнить плановый бюджет проекта с фактическим. В форме имеются столбцы, куда по каждому периоду (этапу и месяцу) наряду с плановыми данными вносятся фактические данные по проекту. Особое внимание предлагается уделить контролю статей бюджета из группы «Расходы на выполнение работ», т.к. это основные затраты на проектах услуги и в основном по ним проходят изменения бюджета, остальные статья контролировать не сложно, но тоже нужно.

Контролировать бюджет можно периодически (по месяцам) или по требованию Координатора проекта. Рекомендуется, как минимум, контролировать отклонения бюджета от плана ежемесячно, а по этапам работ по упрощенной технологии освоенного объема проводить более глубокий анализ отклонений.

Для этого по завершению этапа необходимо определить коэффициент отклонения фактического объема от планового путем деления сумм фактически израсходованного бюджета на суммы планового в разрезе статей. При умножении на 100% мы узнаем процент отклонения, который в таблице назван «Освоенный бюджет проекта, в %». Если процент равен 100, значит работа идет строго по бюджету. Если процент меньше 100, значит бюджет израсходован не полностью. Если процент более 100 – перерасход.

Показатель освоенного бюджета проекта сам по себе не очень эффективен для анализа. Необходимо понимать какой объем работ освоен в рамках этого бюджета. Для этого в форму «Контроль бюджета проекта» добавлен столбец «Освоенный объем работ, в %». Этот параметр легко считается по факту завершения этапа работ. Если работы выполнены полностью освоенный объем работ по этапу равен 100%. Если прошли изменения по проекту и потребовалось выполнить больше запланированных работ без изменения сметы проекта, тогда показатель будет более 100%. Если показатель менее 100%, значит выполнены не все работы. Это может быть в случае отказа Заказчика от некоторых видов работ на данном этапе и перенесении их на другие этапы. Или может быть в случае закрытия актов по этапу, когда работа остается на совести исполнителя (джентльменский договор), что часто случается на госбюджетных проектах в связи с жесткими планами финансирования только в рамках года (нет переходящих бюджетов).

Сравнение показателей освоенного бюджета проекта и освоенного объема работ позволяет сделать однозначный вывод о соответствии выполненных работ их бюджетному покрытию.

Если возникает потребность применять метод освоенного объема помесячно, тогда показатели «освоенный объем работ» и «освоенный бюджет проекта» можно будет определять по законченным работам в разрезе сметы работ, а по незавершенным работам только экспертным путем

Анализ по методу освоенного объема позволяет также проанализировать сроки выполнения работ и выявить по ним отклонения.