На основе анализа в случае отклонений факта от плана должны быть инициированы действия по внесению изменений в бюджет и возможно в смету проекта и договор (дополнительное соглашение).
Схема процесса.
Управление коммуникациями в проекте
Общие положения
Коммуникации в проекте являются одним из важнейших компонентов.
Цель документа отразить алгоритм формирования плана управления коммуникациями
Планирование коммуникаций
В качестве базовой коммуникации проектных команд рекомендуется использовать План управления коммуникациями.
Входы для планирования коммуникаций:
o Приказ на открытие проекта, включая приложения: ограничения проекта, предположения, прогнозы и границы проекта.
o Базовый план проекта
Исходя из этих данных, проводится: анализ требований и ожиданий участников проекта, в результате которого формируется Планирование коммуникаций
В качестве базовой коммуникации проектных команд рекомендуется использовать План управления коммуникациями в проекте.
План управления коммуникациями – документ, регламентирующий:
- «Структуру хранения» проектной документации и документации на продукт проекта. «Структура хранения» также подразумевает регламентирование процессов контроля и управления версиями документов, включая кодирование документации, распространение обновлений и поправок ранее распределенного материала, а также правила утилизации документации и использование уровней конфиденциальности.
- «Структуру распределения» проектной документации и документации на продукт проекта. «Структура распределения» описывает информационные потоки между участниками проекта, т.е. кому пойдет информация (отчеты о степени выполнения, данные, календарные планы, техническая документация и т. д.) и какие методы (письменная отчетность, встречи и т. д.) будут использоваться для распространения различных типов информации. Эта структура должна быть сопоставима с распределением ответственностей и отношений отчетности, описанным организационной структурой проекта, а при необходимости и фрагментами организационных структур участников проекта.
- «Описание информации», подлежащей распространению, включая формат, содержание, уровень детализации, а также предположения /ограничения, которые будут использоваться. Обычно также полезно включение в информационный перечень для эффективной коммуникации команды проекта «Глоссария проекта» - документа, содержащего сводный перечень ключевых терминов проекта и их определений.
- «Календарные планы сеансов коммуникаций», показывающие, когда будет произведен тот или иной тип коммуникаций (см. приложение 2)
- «Методы доступа к информации» в периоды между запланированными сеансами коммуникаций. В 1С:ПрофКейс предлагается использовать репозитарий проекта (паспорт проекта)
- «Методы управления планом», т.е. процедуры обновления и переопределения плана управления коммуникациями по мере прогресса и развития проекта.
План управления коммуникациями может быть формальным или неформальным, высоко детализированным или общим, в зависимости от потребностей и сложности проекта. Он является частью общего плана проекта.
Планирование регулярных заседаний УКП
Управляющий Комитет Проекта (УКП) собирается на регулярной основе не реже одного раза в месяц, время совещания согласовывается не менее чем за два дня до совещания. Предположительная продолжительность заседаний 1-2 часа с возможным увеличением времени заседаний до принятия требуемых повесткой дня решений.
Даты проведения УКП принимаются на первом заседании и включаются в план проекта.
Руководители проектов от Исполнителя и Заказчика за день до заседания должны на основе ежедневной отчетности и результатов прошлого заседания УКП составить отчет об общем ходе работ по проекту. Отчет может содержать только активные работы. Особо следует выделить какие работы и по каким причинам запаздывают с рекомендуемыми мерами по их стабилизации.
Повестка дня заседания УКП включает:
- Отчёт о состоянии работ по проекту в соответствии с графиком работ
- Задачи, не завершённые в установленный срок
- Утверждение проектных решений
Отчёт о состоянии работ подготавливается руководителем проекта со стороны Исполнителя, согласовывается с руководителем проекта со стороны Заказчика, и представляются УКП не позднее, чем за два дня до проведения заседания.
Подробная повестка передается участникам не позднее, чем за два дня до начала заседания. В том случае, если на заседании планируется обсуждение какого-либо документа, этот документ передается членам УКП вместе с повесткой дня.
На заседаниях УКП присутствуют руководители проекта. По текущему статусу проекта отчитывается руководитель проекта от Исполнителя. Руководитель проекта со стороны Заказчика информирует УКП о возникновении:
- организационных, технических и кадровых проблем,
- проблем в построении моделей, затрагивающих возможные изменения технологии бизнес-процессов,
- возможных вариантов реализации функций и процессов с описанием преимуществ и недостатков.
Регламент подготовки и проведения совещания Управляющего Комитета Проекта
Не позднее чем за 3 дня до проведения совещания УКП выполняется ряд мероприятий:
· Составлена, завизирована председателем УКП и разослана всем приглашенным повестка дня Совещания, в котором указывается:
- Дата, время и место проведения совещания
- Перечень приглашенных на совещание
· Подготовлены и разосланы документы, выносимые на совещание УКП.
После каждого совещания составляется протокол совещания, в котором указываются решения УКП. Протокол совещания визируется председателем УКП. Решения, принятые на УКП, обязательны для исполнения всеми членами проектной команды.
|
