Разработка бюджета
Бюджет проекта является основным документом, по которому контролируется финансовая часть выполнения проектных работ. Бюджет проекта предназначен для планирования расхода средств проекта по временным периодам (год, квартал, месяц) в течение всего времени его осуществления. Бюджет проекта должен строиться таким образом, чтобы удовлетворить потребности участников проекта в финансовых ресурсах в планируемые интервалы времени. Бюджет проекта состоит из доходной и расходной частей и включает в себя календарные планы возникновения доходов/расходов и движения денежных средств. В качестве дополнительной аналитики в бюджете проекта могут указываться натуральные показатели, такие как трудозатраты исполнителей (выраженные в человеко-часах), количество материалов и т.д. В тот момент, когда мы начинаем планировать денежные потоки в бюджете проекта, нам необходимо рассмотреть неявные на первый взгляд затраты, связанные с дисконтированием будущих доходов (зависимость стоимости денег от времени). Методика расчета таких затрат приведена в Приложении №2. Для небольших компаний при ведении проектов очень важно иметь постоянный, а еще лучше равномерно распределенный на протяжении всего проекта денежный поток, т.е. постоянное превышение доходов над расходами в каждом периоде времени по каждому проекту. В этом случае необходимо регулярно вычислять и денежный поток проекта. Такая модель бюджетного управления называется – самофинансированием. При составлении бюджетов рекомендуется привязывать бюджетирование не только к периодам, но и к этапам выполненных работ. Для того чтобы иметь резерв в приходе денежных средств рекомендуется в компании организовать учет портфеля проектов. В этом случае есть возможность заимствования денежных средств из портфеля проекта в периоды сбоя финансирования и в др. случаях. Неотъемлемыми элементами бюджетирования являются:
· Структура центров ответственности и фондов компании. Первым этапом работы над бюджетом проекта является формирование фондов. Пример структуры фондов проекта и их назначение приведены в разделе 40 Управление стоимостью. Для облегчения работы по разработке бюджетов, предлагаемая модель планирования и контроля бюджета основывается только на прямых затратах. Все накладные затраты и прибыль компании покрываются из отчислений в фонд компании. Бюджетирование по фондам компании отдельная задача и в данной процедуре не рассматривается. «Очищенный» бюджет идет исключительно на вознаграждение персонала и нужды проекта. Для «очищения» бюджета проекта первым шагом из общей стоимости проекта необходимо выделить локальные смету на все статьи не связанные с выполнением работ: закупка оборудования, закупка ПО, командировочные расходы (которые рекомендуется также выделять в отдельную локальную смету), запланированные специальные расходы от объема проекта (представительские и пр.). Из оставшихся средств необходимо произвести отчисления в фонд компании (в приведенном примере - 50 %) в разрезе этапов работ. Далее по проекту в целом и по каждому этапу работ разбить суммы на фонды: фонд оплаты труда подразделения (ФЗП 30%), в фонд Координатора проекта (ФКП 10%), в фонд Руководителя проекта (ФРП 10%) Важно Норма отчислений в фонды должны быть условно-постоянными в течение года (это обеспечивает гарантию стабильности). Однако они должны пересчитываться в 2 случаях.
Пример
Прибыль от поставки ПО или оборудования может идти в фонд зарплаты отдела продаж и технического отдела, или рассматриваться как результат отдельного проекта и перечисляться субподрядчику. Также эта прибыль может быть включена в общий бюджет проекта в виде фонда от продажи ПО и оборудования. Вариант решения выбирается в зависимости от политики компании. В таблице данная статья показана строкой «Доп. отчисления от поставки ПО и Оборудования». Далее статьи затрат могут быть детализированы по месяцам и по сотрудникам. При этом бюджеты по фондам оплаты труда (ФОТ) распределяется в разрезе месяцев на конкретных исполнителей в зависимости от базовых окладов сотрудников и/или иных принципов и правил, принятых в компании-исполнителе. При выполнении проекта в срок и с заданным бюджетом фонд руководителя проекта должен полностью идти на премирование команды проекта. При этом на этапе планирования он должен быть также распределен по исполнителям в разрезе месяцев. В случае выхода проекта за рамки запланированного бюджета этот фонд может быть использован как резервный и идти на выплату зарплаты и на пр. расходы. Затраты по остальным статьям из сметы затрат также разносятся по периодам бюджета согласно времени их возникновения. После составления сметы затрат и плана-графика расходов проекта составляется план-график доходов и план поступления денежных средств. Таким образом, на основе структуры фондов, определенных статей затрат и сметы проекта составляется бюджет проекта. Форма бюджета приведена в процедуре разделе 40 Управление стоимостью Можно составить несколько вариантов бюджета – оптимистичный, реалистичный, пессимистичный и выбрать стратегию действий на каждый из вариантов. При разработке бюджета проекта составляется план ключевых событий («план по вехам»). Вехи – события, определяемые на основе управленческой учетной политики компании-исполнителя. Обычно это закрытие актов по этапам работ и по проекту в целом и поступление оплаты. Для составления и анализа бюджетов проекта рекомендуется использовать конфигурацию «Финансовое планирование».
|
