Отчетность и анализ состояния проекта.

Обязательными для всех проектов могут быть признаны регулярные рабочие отчеты сотрудников (членов команды) по проекту (еженедельные) и ежемесячные отчет о состоянии проекта. Рабочие отчеты могут быть свободной формой. Их составляет каждый участник проекта.

На основе решений по предыдущему отчету и еженедельных отчетов сотрудников о ходе проекта составляется полный отчет о ходе работ, который может предоставляться Куратору проектов Исполнителя и Генеральному директору (спонсору)Заказчика. Отчет должен содержать цели проекта, критические факторы успеха и иерархически организованный план работ с детализацией проблемных фаз проекта. Отдельно выделяется раздел «Проблемы в проекте». В него следует выносить только эскалируемые проблемы и варианты решения, которые могут быть реализованы только с санкции высшего руководства.

Название Отчета	Кто составляет	Кому предоста-вляется	Частота	Содержание Отчета
Индивиду-альный отчет об отработан-ном времени	Сотрудники Исполнителя	Руководителю Проекта со стороны Заказчика	Один раз в неделю	Перечисление всех задач, на выполнение которых отводилось время в течение периода, с указанием продолжительности с точностью до часа и достигнутых результатов
Сводный управленчес-кий отчет о состоянии Проекта	Руководитель Проекта со стороны Исполнителя	Управляющий Комитет Проекта	Один раз в две недели	Сводная информация о ходе Проекта в целом

 

Процедура отчетности и анализа состояния проекта использует в своей работе «Отчет о состоянии проекта» и состоит из следующих шагов:

• Сбор и рассмотрение материалов о состоянии проекта. Собираются и рассматриваются статистические сведения о результатах, угрозах, проблемах, требованиях на изменение проекта, описываются основные работы в следующем отчетном периоде и время проведения совещаний. Информация записывается в «Отчет о состоянии проекта».

• Анализ состояния проекта. На совещаниях УКП проводится анализ работ по проекту на основе «Отчета о состоянии проекта». Результаты совещаний протоколируются.

При этом может быть еще дополнительная (расширенная) форма отчета о состоянии проекта, которая предоставляется только Руководителю проекта Исполнителя и не выносится на совещание УКП. В разделе 70 Управление коммуникациями представлены 2 шаблона форм «Отчета о состоянии проекта». При этом форма 1 рекомендуется как подготовка к совещанию УКП, а форма 2 – как внутренний документ.

3.3 Управление рисками

 

Общие положения

Цель процедуры – по шагам описать методику работы с рисками.

Процедура работы с рисками основана на фазах процессов управления – инициацией процедуры работы с рисками (открытие карточки рисков), планированием, выполнением, контролем управления рисками, завершением процедуры (закрытие карточки рисков). При работе с рисками к основным фазам процессов планирования и управления рисками относятся: идентификация рисков, оценка их вероятности, реакция на риск, планирование реагирования на риск. Ответственным за выполнение процедуры управление рисками является руководитель проекта.

На этапе предконтрактной работы (фаза создания БАЗОВОГО ПЛАНА ПРОЕКТА) инициируется процедура по управлению рисками, для этого открывается карточка риска. Карточка риска ведется ответственным за процедуру управление рисками и предназначена для регистрации всех действий по работе с рисками. В карточку риска вносится вся информация по планированию, выполнению, контролю рисков, в карточке ведется список возможных рисков, оценивается их вероятность, сюда же вносятся результаты анализа возможных рисков и их угроз и т.д.

Входящей информацией для планирования рисков является:

• Структура декомпозиции работ (СДР;

• Определение проекта;

• Стратегический план организации ( не должен противоречить целям проект);

• Окружение проекта;

• Ограничения и предположения проекта;

• Типовой классификатор рисков ИТ-проектов, принятый организацией

• Информация о наличии ресурсов и их квалификации – знание того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) потенциально доступны, каковы их профессиональные навыки (технические характеристики), их стоимость.