Способы записей в учетные регистры.

Ошибки в учетных записях, способы их выявления и исправления.

Запись хозяйственных операций в регистры называется разноской операций. Разноска осуществляется на основании проставленной корреспонденции счетов на первичных документах. Когда первичный документ отражен в каком-либо регистре учета, на нем делается отметка (обычно в виде знака «٧»). Это необходимо для того, чтобы исключить повторную регистрацию первичного документа.

Способы записей в учетные регистры можно классифицировать по нескольким признакам.

По характеру записи делятся на униграфические и диграфические. Униграфическая запись используется для ведения учета на забалансовых счетах, когда хозяйственная операция отражается только по дебету или только по кредиту счета. Диграфической называется запись, когда хозяйственная операция отражается по дебету одних и кредиту других счетов (двойная запись). Диграфические записи могут быть:

простыми, когда хозяйственная операция отражается по дебету одного счета и по кредиту другого счета в одинаковой сумме;

сложными, когда дебет одного счета может корреспондировать с кредитами нескольких счетов и наоборот, кредит одного счета — с дебетами нескольких счетов; при этом сумма записей по дебету должна быть равна сумме записей по кредиту счетов;

сторнировочными, т.е. исправительными записями методом «красное сторно». Такая запись на счете либо очерчивается рамкой, либо делается красными чернилами. В бухгалтерском учете принято, что запись, сделанная таким методом, является отрицательным числом и должна вычитаться из ранее записанных сумм.

По признаку систематизации записи в учетные регистры подразделяются на:

хронологические — это отражение хозяйственных операций в последовательности их совершения во времени, независимо от содержания;

систематические — это регистрация хозяйственных операций согласно их содержанию на соответствующих счетах бухгалтерского учета посредством двойной записи. Систематические записи применяются, например, в Главной книге;

комбинированные, когда записи объединяют в себе признаки хронологических и систематических (например, с помощью таких записей, на основании ежедневно составляемых отчетов кассира, составляются журнал-ордер №1 по счету «Касса» и ведомость к нему).

В зависимости от техники ведения записи бывают:

ручными. Они производятся от руки, разборчиво, четко, без помарок и подчисток, синими или черными чернилами. При этом нельзя делать приписки между строками и в пробелах между записями, а также не следует пропускать строки. Исправления записей осуществляются только установленными способами;

машинными, которые производят при помощи пишущих устройств, компьютеров. Это дает значительную экономию труда, улучшает качество учетной регистрации.

По числу экземпляров различают:

простые (однократные) записи, которые дают один оттиск и получаются только в одном учетном регистре;

копировальные (многоразовые) записи, выполняемые при помощи копировальной бумаги или на самокопирующейся бумаге (например, под копировальную бумагу ведется кассовая книга).

В зависимости от формы регистр а записи могут вестись линейно-позиционным или шахматным способом.

Линейно-позиционная запись характеризуется тем, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию. Это обеспечивает наблюдение за своевременным погашением дебиторской и кредиторской задолженности. В регистрах такой формы удобно формировать информацию о расчетах с поставщиками, подотчетными лицами и т.д.

Шахматная запись — это запись хозяйственных операций в учетные регистры, при которой сумма, записанная один раз, будет отражена одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов. Эта запись дает возможность видеть корреспонденцию счетов, что очень важно для контроля и сокращения объема работ.

При ведении записей в учетных регистрах могут быть допущены различные ошибки. Это может быть неправильная запись суммы операции, ошибочная корреспонденция счетов, неверный подсчет итогов и др. В связи с этим в бухгалтерском учете существует ряд обязательных процедур, позволяющих выявлять и исправлять ошибки.

Основным приемом выявления ошибок является проверка правильности перенесения в учетные регистры информации из первичных документов, т.е. сплошная последовательная сверка записей с первоисточниками (пунктировка записей).

Необходимо также проверять наличие взаимосвязи между аналитическими и синтетическими счетами; при этом должно соблюдаться равенство итогов начальных сальдо, дебетовых и кредитовых оборотов и конечных сальдо синтетического счета и соответствующих ему аналитических счетов. Обнаруженные расхождения свидетельствуют о допущенных ошибках. Такой прием нахождения ошибок называется логической сверкой.

Ошибки в двойной записи можно выявить, используя оборотные ведомости по всем синтетическим счетам, где должно быть, обеспечено равенство дебетовых и кредитовых оборотов.

При проверке правильности заполнения регистров шахматной формы следует использовать прием «на уголок»². Для этого суммируют итоги строк и итоги граф. Полученные суммы должны быть равны. Особенно эффективен этот прием в регистрах, имеющих более сложную математическую связь между показателями. Например, в расчетно-платежной ведомости показатель «начислено» минус «удержано» равно сумме «к выдаче», и др.

Для исправления допущенных ошибок в записях по счетам используются следующие способы:

1. Корректурный способ используется в тех случаях, когда корреспонденция счетов не затронута ошибкой, либо ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за данный месяц. При этом ошибочная запись зачеркивается тонкой чертой (чтобы при необходимости ее можно было прочесть), а правильная сумма надписывается сверху. Следует помнить, что зачеркивается все число, даже если допущена ошибка только в одной цифре. Напротив, по краю документа делают надпись «исправлено», ставят дату, фамилию и подпись лица, осуществившего поправку.

2. Способ дополнительных проводок используется в случаях, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, то есть при отражении операции указана правильная корреспонденция счетов, но занижена ее сумма. Для исправления такой ошибки составляется дополнительная бухгалтерская проводка той же корреспонденции счетов на разность между действительной и заниженной суммами операции.

Например, на предприятии совершена хозяйственная операция: поступили товары от поставщиков на сумму 650000 руб. Была сделана следующая запись в учетном регистре:

Дебет счета 41 «Товары» 560 000 руб.

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 560 000 руб.

Для исправления ошибки составляется дополнительная проводка на сумму разницы 90 000 руб. (650 000 - 560 000)

Дебет счета 41 «Товары» 90 000 руб.

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 90 000 руб.

3. Способ «красное сторно» (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается красными чернилами. Если же используются обычные (синие или черные) чернила, то исключаемая сумма берется в рамку. При подсчетах итогов сторнируемые суммы не прибавляются, а вычитаются. Таким образом, сторнировочная запись полностью аннулирует ошибочную запись. Одновременно обычным способом составляется правильная бухгалтерская запись. С помощью данного способа исправляются ошибки до и после подсчета итогов и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

Например, на расчетный счет поступил платеж от покупателей на сумму 235 000 руб. По данной операции была составлена проводка:

1) Дебет счета 51 «Расчетный счет» 235 000 руб.

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 235 000 руб.

Для исправления ошибки составляют такую же проводку красными чернилами, т.е. делают запись способом «красное сторно»:

2) Дебет счета 51 «Расчетный счет» 235 000 руб.

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 235 000 руб.

Затем составляют правильную проводку:

3) Дебет счета 51 «Расчетный счет» 235 000 руб.

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 235 000 руб.

На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

Счет 51 «Расчетный счет» Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

 

Дебет Кредит Дебет Кредит

С-до нач. 920 560 С-до нач. 30 000

1) 235000 1) 2350000

2) 235000 2) 235000

3) 235000

 

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

 

Дебет Кредит

С-до нач. 920

3) 235000