Порядок отчета об израсходованных средствах на представительские цели

4.1. Отнесение на представительские расходы фактически произведенных затрат осуществляется только при наличии надлежащим образом оформленных финансовых документов, подтверждающих размер расходов и их целевое назначение.

4.2. Отчет об израсходованных средствах на представительские цели должен содержать информацию о цели, виде мероприятия, дате, месте проведения, составе участников, сумме израсходованных средств и форме оплаты.

4.3. Отчет не принимается к утверждению без первичных документов.

4.3.1. При оплате пластиковой картой первичными документами являются слипы с приложенными к ним расшифрованными чеками.

Основанием для списания затрат является выписка процессингового центра. Счета к оплате по расходам с корпоративных пластиковых карточек, подтверждающие произведенные расходы, принимаются управлением бухгалтерского учета, расчетов и отчетности (бухгалтерией филиала) не позднее 3 (трех) рабочих дней после проведения протокольного мероприятия.

В случае несвоевременного предоставления держателями пластиковых карточек отчетных документов проведения несанкционированных или неподтвержденных документами расходов, списание расходов производится за счет личных средств допустившего нарушение.

4.3.2. При оплате наличными средствами первичными документами являются счета с расшифровкой произведенных расходов, накладные, товарные чеки. Отчет оформляется по установленной форме.

4.4. Требования, предъявляемые к оформлению первичных финансовых документов для отчета.

Не принимаются и возвращаются сотруднику первичные документы при отсутствии в них следующих реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.07.98 № 123-ФЗ)):

- наименования, даты составления документа;

- наименования (в форме оригинального бланка или штампа) и указания места нахождения продавца;

- перечня проданных товаров, предоставленных услуг с указанием количества, цены за единицу товара, общей стоимости, наименования валюты и вида платежа;

- отметок об оплате в форме оттиска штампа гашения или записи, составленной с использованием специальных технических средств.

Примечание. Не рекомендуется пользоваться услугами организаций, реализующих товары, работы и услуги за наличный расчет при отсутствии у них контрольно-кассовых аппаратов.