Формування довідок у справи

Як правило, з довідок не формують окремі справи. Виняток становлять лише копії довідок біографічного характеру, виданих організацією працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо.

Різні за змістом довідки не можна групувати в одну справу, адже вони можуть мати різну культурну й практичну цінність і, відповідно, різні строки зберігання. І навпаки, справа може містити окрім довідок й інші види службових документів (акти, протоколи, доповіді, доповідні та пояснювальні записки тощо), якщо всі вони присвячені одному питанню, пов’я зані між собою логічно або тематично.

Медичні довідки про стан здоров’я працівників, а також довідки, надані працівникам із місця проживання, навчання та інші подібні види довідок, можуть включати до особових справ відповідних працівників, де вони зберігаються певний час. Після звільнення працівника такі довідки зберігають ще три роки, а потім вилучають з особової справи згідно зі статтею 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік).

Довідки, що подають на засідання колегіального, дорадчогочи допоміжного органу, групують у справу разом із протоколом відповідного засідання як додаток до нього. При цьому довідки, що додають до протоколів, у межах справи систематизують за датами й номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

При об’єднанні в одній справі різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, в її заголовку зазначають загальний термін «Документи», а в дужках розкривають назви основних видів документів, що включено до справи, наприклад: «Документи (розрахунки, довідки, списки, листи) про встановлення й застосування системи преміювання працівників», «Документи (доповіді, огляди, аналітичні довідки) про підсумки діяльності організації».

Наведений в додатку витяг із Переліку стане в пригоді працівникам під час визначення й внесення до індивідуальної номенклатури справ організації конкретних справ, до складуяких належать і довідки.