Строки зберігання справ, до складу яких входять довідки
Строк зберігання справ, до складу яких входять довідки, може бути: – постійним; – тривалим (понад 10 років); – тимчасовим (до 10 років включно). Нагадаємо, що строк зберігання «Постійно» встановлюють тільки для документів, які належать до Національного архівного фонду (далі — НАФ) і підлягають довічному зберіганню. Тривалий строк зберігання може бути конкретним: 25, 50, 75 років, або умовним – «До ліквідації організації». Строк зберігання «До ліквідації організації» означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а в разі її ліквідації підлягають повторній експертизі цінності. Залежно від її результатів ті з документів, які зачіпають права громадян, передають за описами справ до місцевих архівних установ, утворених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади й органами місцевого самоврядування. Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не утворені, зазначені документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міських рад. Тимчасовий строк зберігання також може бути конкретним: один, три, п’ять або 10 років, і умовним – «Доки не мине потреба», «До заміни новими». Строк зберігання «Доки не мине потреба» означає, щоъдокументи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання, який визначають самі установи, не може бути менш як один рік. Для деяких справ, в яких, зокрема, містяться довідки тимчасового зберігання (наприклад, «Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв’язання трудових конфліктів»), поряд із визначеним строком проставлено позначку «ЕПК», яка означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій – джерел формування НАФ – ухвалюють експертно-перевірні комісії державного архіву (далі – ЕПК). У цих випадках після завершення визначеного строку проводиться додаткова експертиза цінності цих справ і остаточне рішення ухвалює ЕПК відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває організація фондоутворювач. Закінчені у діловодстві справи постійного, тривалого строку зберігання та з особового складу підлягають переданню в архів закладу охорони здоров’я. А документи тимчасового строку зберігання зберігаються за місцем їх формування у справах структурних підрозділів цього закладу і після закінчення строку зберігання підлягають знищенню у встановленому порядку. Відповідно до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41, забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності. Експертизу цінності документів, їх відбір для подальшого зберігання здійснюють експертні комісії (ЕК) цих закладів, що діють відповідно до положень про них, розроблених на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 р. №183, або Примірного положення про експертну комісію об’єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 6 травня 2008 р. №83. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ закладу охорони здоров’я за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК закладу охорони здоров’я одночасно. Схвалені ЕК закладу описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК (експертно-перевірна комісія) відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником організації, після чого організація - фондоутворювач має право знищувати документи. Заклади охорони здоров’я, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК закладу, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом із описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником закладу охорони здоров’я, якщо практична потреба в них відпала й строки їх зберігання за Переліком, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41, вичерпані. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації. Знищення документів без схвалення описів справ постійного зберігання ЕПК державного архіву (для організацій - джерел формування НАФ), а також порушення встановлених Переліком строків зберігання документів є незаконними і тягне відповідальність згідно з чинним законодавством України.
|
