Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т.п

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления

Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией,

Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая — документ является историческим источником.

Обмен информацией между различными уровнями управления выполняется в форме сообщений, показателей и разных документов. Средства, которые определяют порядок регистрации, хранения и передвижения сведений в сочетании с необходимой для этого техникой составляют систему документации.

Современному уровню производства и коммерческой деятельности организации отвечает сложная информационная система, которая использует систему вычислительных машин, включая ПЕВМ.

Информация используется менеджером как средство организации производства и торговли, маркетинговой деятельности в конкурентной среде.

Главным требованием к информации является ее достаточность, то есть представление менеджеру только существенных сведений для выполнения задач управления.