Согласование документов

Согласование является способом предыдущего рассмотрения и оценки проекта. Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов, качество подготовленного документа, его целесообразность, обоснованность, своевременность, соответствие действующему законодательству и правовым актам, которые определяют компетенцию организации.

Согласование проектов документов может осуществляться структурными подразделениями и должностными лицами организации (внутреннее согласование), которые согласно их компетенции имеют непосредственное отношение к вопросам, которые затрагиваются в проекте документа.

Внутреннее согласование оформляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза заключает в себе личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ, и дату визирования, которые проставляются чернилами|.

Проставляется виза на лицевой стороне последнего листа документа ниже подписи или на обратной| стороне последнего листа документа, если количество лиц, которые|какие| должны завизировать документ, превышает число три.

Замечания и предложения проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка| в такой форме:

Наименование должности

Подпись, инициалы, фамилия

Замечания и предложения добавляются

Дата

 

Замечания, которые по объему не превышают 1-й | строки располагаются перед визой. Замечания обязательно| докладываются лицу|, которое подписывает документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в организации.

Визирование осуществляется в порядке: структурное подразделение, которое готовило документ, заинтересованные подразделы.

В случае несоответствия действующему законодательству документов, которые подаются на подпись руководству, управление не визирует настоящие документы, а подает правовой вывод о порядке решения вопроса, который рассматривается.

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования проставляется ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа и заключает в себе слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, |личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования, например:

Если внешнее согласование осуществляется коллегиальным органом, то гриф согласования размещается на одном уровне с грифом утверждения и оформляется таким образом:

 

СОГЛАСОВАННО УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания

правление (название организации)

от 10.05.99 № 12

В случаях, когда содержание документа задевает интересы больше чем трех учреждений, составляется “Лист согласования”.

Документы, которые посылаются подведомственным органами, подписываются руководителем, заместителем, а также руководителями структурных подразделений организации согласно их компетенции. При этом руководители структурных подразделений, как правило, готовят документы на бланках с наименованием соответствующего подраздела, или на чистых листах стандартного формата с использованием углового штампа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ, | личная подпись, инициалы и фамилия. Например:

 

Начальник управления

Маркетинговой политики подпись, инициалы, фамилия

Или:

Заместитель Председателя управления подпись, инициалы, фамилия

Как правило, документы подписываются одним лицом. Две или больше подписей проставляют в том случае, когда за содержание документа несут|несущий| ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и тому подобное). При этом их подписи размещают одна под другой, в последовательности, которая отвечает должности, например: делается отметка|метка| в самом документе на месте грифа согласования, например:

 

Лист согласования добавляется.

Инициалы, фамилия исполнителя, подпись, дата

Лист согласования оформляется в такой форме: