Этикет служебного письма

 

Законспектировать основные положения

 

 

Служебное письмо – это одно из средств обмена информацией и оперативного управления процессами служебной деятельности.

К составлению писем предъявляются те же требования, что и к другим служебным документам.

Служебные письма и факсы имеют наибольший вес в информационных связях организации.

Письмо – это обобщающее название разных по содержанию документов, которые пересылаются по почте (по факсу).

Содержание письма в целом индивидуально. Письма должны быть, как правило, посвящены одному вопросу. Составные части (реквизиты) всех писем таковы:

· название и адрес учреждения отправителя письма;

· номер и дата;

· заглавие;

· номер и дата письма, которое является основанием для составления ответа;

· текст;

· перечень дополнений с указанием количества страниц;

· подпись руководителя.

В нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя и номер его телефона, а также делается отметка о выполнении документа и направлении его к делу. Если письмо готовится не на бланке, тогда для углового штампа| оставляют место –15 междустрочных интервалов.

В письмах следует обращаться от имени организации или его структурного подразделения, например: “Управление просит.” (см. образец письма).

В письмах должны быть верно указаны составные части реквизита “адресат (получатель письма)”:

· фирма;

· структурное подразделение;

· должность;

· фамилия и инициалы;

· почтовый адрес получателя.

1. Инструктивные (директивные)

 

2. Гарантийные

 

3. Информативные

 

4. Рекламные

 

Служебные письма 5. Коммерческие

6. Рекламационные

 

7. Письма-запросы

 

8. Письма-вести

 

9. Письма-приглашения

 

10. Письма-ответы

 

Если письмо направляется больше чем четырем адресатам, составляется список.

Требования к тексту письма
	1. Быть лаконичным
	2. Последовательным
	3. Убедительным
	4. Конкретным
	5. Объективным в изложении фактов
	6. Всестороннее и полное освещение вопроса
	7. Короткое и ясное изложение

Текст письма состоит из вступительной и основной части.

Во вступительной части указываются причины, которые вызвали составление письма с подтверждением фактов, дат и документов.

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, просьба, отказ, гарантия, предупреждение, приглашение и др.).

Начало письма (факса) может иметь варианты обращения:

1. Уважаемый Николай Степанович!

2. Пан Иванов!

3. Уважаемый пан| Иванов!

4. Николай Степанов!

5. Уважаемые господа! (употреблять, когда неизвестна фамилия получателя письма.

Потом можно было бы| сказать слова благодарности:

1. Мы были рады получить от Вас письмо.

2. Очень благодарим за письмо (факс) от 03.09.01р.

3. Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма.

В тексте письма в зависимости от его темы используются такие обороты:

1. Отправление груза, документа

· Отправляем Вам

· Направляем Вам

· Высылаем Вам

2. Напоминание

· Напоминаем Вам, что.

3. Подтверждение

· Корпорация “Альфа” подтверждает получение.

· Подтверждаем, что первая партия груза получена.

4. Сообщение

· Сообщаем Вам, что.

· Докладываем Вам, что.

· Доводим до Вашего сведения, что.

5. Просьба

· Пожалуйста, сообщите.

· Просим оплатить наш счет|счет-фактуру|.

· Мы будем благодарны, когда Вы.

6. Гарантия

· Оплату гарантируем.

· Качество товара наша фирма гарантирует.

7. Предложения

· Мы рады предложить Вам.

· Предлагаем Вам.

· Мы можем рекомендовать.

· Мы уверены, что Вы заинтересуетесь.

8. Отказ

· К сожалению, Ваше предложение не может быть принято потому что.

· К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение в связи с.

9. Предупреждение

· Корпорация оставляет за собой право обратиться, если Вы.

· Задержка поставок товара может привести к.

· Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены.

10. Приглашение

· Просим принять участие.

· Приглашаем Вас.

· Мы рады пригласить Вас.

Заканчивается письмо такими фразами:

· Имеем надежду, что наша просьба не будет для Вас затруднительной|.

· Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

· С уважением.

Изложение должно быть сдержанным и не допускать нескрываемого проявления раздражения, злой насмешки и даже грубостей.

Негативное впечатление производит и избыточная вежливость.

Этикет проявляется и в подписании деловых бумаг, с соблюдением служебного уровня при подписании документов-ответов.

Если письмо адресовано отдельному человеку, а не организации уместно закончить словами С уважение или С глубоким почтение, особенно, если он содержит сведения негативного, отказного содержания и сам отказ выражен в нем с достаточной сдержанностью и вежливостью. Только внутренний такт и объективность в оценке ситуации могут подсказать самый целесообразный, самый эффективный способ высказывания, который будет способствовать неувязке деловых контактов между организациями.