Объяснительная записка

Объяснительная записка – это документ, который | адресован руководителю организации для объяснения действительной ситуации, фактов, действий или поступков работников по требованию руководителя, а в некоторых случаях – по инициативе работника.

Объяснительная записка в пределах организации составляется | на чистом листе бумаги с указанием таких реквизитов:

· адресат (кому направляется);

· наименование вида документа (Объяснительная записка);

· заглавие к тексту (о чем);

· текст;

· дата;

· подпись.

Если объяснительная записка направляется руководителю другой организации, то она составляется на бланке и регистрируется.

На практике объяснительной запиской также называют вторую часть документа (отчета, плана, проекта) или одно из приложений к нему.

Если такая объяснительная записка имеет самостоятельное значение и отделена от основного документа, ее составляют на бланке организации. В зависимости от содержания и назначения объяснительные записки делятся на две группы:

· служебные;

· личные записки работников по поводу их поведения, работы и тому подобное.

Объяснительная записка оформляется аналогично докладным запискам. Изложение текста может быть прямым или обратном (вывод предшествует доводам).

 

2. Оформление документов по|с| личному составу

Законспектировать основные положения

 

Трудовое соглашение заключается между предприятием и лицом, которое не является штатным работником данного предприятия, для выполнения определенной работы в случае, если на предприятии не хватает специалистов и эти работы не могут быть выполнены на принципах договора с соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями, фирмами).

Трудовое соглашение оформляют на чистом листе бумаги формата А4 или на трафаретном или общем бланке предприятия. Трафаретные бланки можно заполнять машинописным способом или от руки.

 

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ регламентируют принятие граждан на работу, перемещение работников на другие должности, освобождения, предоставления различных отпусков, поощрения, наложение взысканий и т.д.

На больших предприятиях используют унифицированные формы приказов по личному составу. На предприятиях с небольшим объемом документооборота отмеченные приказы оформляют на общих, специальных бланках или на чистых листах бумаги. Преимущество отдают варианту продольного расположения реквизитов.

Заглавия к тексту приказа могут быть такие.

О принятии на работу

О переводе на другую работу

Об освобождении|увольнении|

О предоставлении отпуска

О поощрении|ободрении|

О нарушении

О наложении дисциплинарного| взыскания

 

В текстах приказов по личному составу констатационной (вступительной) части может не быть. Предписывающую часть разделяют на пункты. Каждый пункт начинают глаголом: “ НАЗНАЧИТЬ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ПРЕДОСТАВИТЬ”, “ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ”, “ОСВОБОДИТЬ”, “ОБЪЯВИТЬ ВЫГОВОР” и т.п. Эти слова печатаются большими буквами от нулевого положения табулятора. После них ставят двоеточие.

В следующей строке с абзаца оформляют текст предписывающей части. Фамилию печатают большими буквами, имя и отчество – обычным шрифтом. Дальше отмечают должность, структурное подразделение и содержание действия относительно лица, о котором идет речь. В приказе о назначении на должность указывают название этой должности, должностной оклад и дату зачисления на должность. В приказе о предоставлении отпуска отмечают вид отпуска, количество предоставленных рабочих дней и дату начала и окончания отпуска. В приказе об освобождении указывают статью, на основании которой освобожден работник.

В приказах по личному составу в конце каждого пункта должно отмечаться основание для его составления.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ:

10 – название вида документа |;

11 – индекс например: № 123-ОК| ];

14 – место составления или издания;

19 – заглавие к тексту;

20 – отметка о контроле (делают в случае необходимости);

21 – текст;

22 – основание подобным образом;

23 – подпись;

24 – гриф согласования (оформляют в случае необходимости);

25 – визы (оформляют в случае необходимости);

28 – отметка| об исполнителе (оформляют в случае необходимости).

 

АВТОБИОГРАФИЯ (от гр. аutos| – сам, bios| – жизнь, grapho| - пишу) – это описание своей жизни.

Автобиографию составляют в произвольной форме. Однако отдельные элементы и реквизиты в ней должны быть обязательно. Оформляют автобиографию от руки на чистом листе бумаги, на линейном или трафаретном бланке, когда устраиваются на работу или поступают на учебу|. Все сведения о себе излагают в повествовательной форме от первого лица в хронологической последовательности (с указанием месяца и года).

Есть такие виды автобиографий: автобиография-рассказ, которую составляют в описательной форме; автобиография-документ, в которой точно излагают факты.

В автобиографии-документе наводятся такие сведения:

· название вида документа (Автобиография);

· фамилия, имя, отчество автора||;

· число, месяц, год рождения;

· место рождения;

· социальное происхождение;

· сведения о родителях [фамилия, имя, отчество нынешние и

прежние (если были изменения), даты рождения (смерти, если умерли), где и кем работают; если не работают, то отмечают последнее место работы, указывают, что теперь не работают или на пенсии];

· образование и специальность по диплому;

· трудовая деятельность;

· последнее место работы (место учебы), должность;

· награды и поощрения;

· участие в общественной жизни;

· семейное состояние и состав семьи;

· паспортные данные, домашний адрес и номер телефона.

Ниже от текстовой части проставляют дату составления автобиографии (налево) и подписываются (справа).

Автобиография хранится| в личном деле.

Если автобиографию пишут на трафаретном бланке, то освещают некоторые дополнительные вопросы: судимость, участие в военных действиях и тому подобное.

РЕЗЮМЕ

Если на предприятии (в фирме) объявляется конкурс на замещение вакантной должности, то тех, кто желает принять участие в нем, просят послать резюме (по почте или по факсу), чтобы можно было выбрать кандидатуры, которые наиболее подходят для данной работы, и пригласить их на собеседование. Как правило, резюме анализируют при отсутствии кандидата, и поэтому нужно, чтобы настоящий документ давал представление о человеке. Объем резюме должен составлять не более чем одну страницу. Оформлять резюме следует печатным способом (желательно на ПК с применением шрифтовых выделений) на чистом листе бумаги.

В резюме наводят такие сведения:

· название вида документа (РЕЗЮМЕ);

· имя, отчество, фамилия кандидата;

· домашний адрес;

· номер домашнего телефона;

· дата и место рождения (в соответствии с|соответственно| записями в паспорте);

· семейное состояние;

место учебы;

· научная степень (отмечают, если есть);

· опыт работы (если есть по той специальности, на которую претендует кандидат, то отмечают отдельным пунктом);

трудовая деятельность

· дополнительные сведения (приводят дополнительные данные, которые не вошли к предыдущим пунктам, но которые целесообразно осветить: позитивные качества кандидата, его работоспособность, индивидуальность, знание, навыки работы, владения смежными специальностями и тому подобное).

РАСПИСКИ

РАСПИСКА – это документ, в котором подтверждаются действия, которые уже состоялись (как правило, получение денег или материальных ценностей от предприятия или частного лица).

Составляют расписку в произвольной форме на чистом листе бумаги по большей части от руки или машинописным способом. В расписке должны быть такие сведения|:

· название вида документу (Расписка);

· должность автора (в случае потребности);

· фамилия, имя и отчество лица, которое дает расписку;

· сумма взятых денег или названия товарно-материальных ценностей;

· дата оформления документа;

· подпись автора.

Полученную сумму денег в расписке отмечают цифрами, а в скобках – расшифровываются словами.

Иногда в расписке отмечают свидетелей, то есть лиц, в присутствии которых она была написана. В таком случае эти лица удостоверяют документ своими подписями.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – это документ установленного образца, в котором записаны сведения о стаже работы, награды, поощрения каждого работника.

Следовательно, это основной документ, который подтверждает трудовую деятельность лица. Поэтому трудовым книжкам, в частности точному заполнению их, уделяют особенное внимание. Порядок заполнения трудовых книжек ||у регламентирует “Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”.