Засвидетельствование документов

Засвидетельствование документов является формой ответственности за их содержание и законность. Засвидетельствование документов осуществляется путем их подписания, утверждения и в отдельных случаях проставления печати.

Подпись. Документы подписываются должностными лицами организации согласно их компетенции, установленной действующими нормативными актами.

Документы, которые посылаются в высшие органы, подписываются первым руководителем или во время его отсутствия заместителем, который исполняет его обязанности.

Гриф утверждения. Отдельные виды организационно предписывающих документов приобретают юридическую силу с момента их утверждения, которое санкционирует распространение действия документа на определенный круг структурных подразделений и должностных лиц. Документы утверждаются соответствующими органами или служебными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в настоящих документах.

Утверждение документа осуществляется путем проставления грифа утверждения или путем издания предписывающего документа (при утверждении положений, инструкций, правил и других нормативных документов). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Если документ утверждается конкретным служебным лицом, то гриф утверждения состоит из таких элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подписи, инициалов и фамилии лица, которое утверждало документ например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления

_____фамилия, инициалы

“__”_____200_р.

При утверждении документа предписывающим актом на документе проставляется гриф:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя правления

От 21.02.02р. №18/01

 

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа, слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются большими буквами баз кавычек.

Печать. На документах, которые требуют засвидетельствования прав гражданина и юридических лиц, фиксации факта расхода|расхода| денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных актами, подпись ответственного лица должна удостоверяться гербовой печатью.

Резолюция.

Резолюция – надпись на документе, сделанная руководством организации или структурного подразделения, которое содержит указания по выполнению документа.

Резолюция состоит из таких обязательных элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения срок выполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение предоставлено нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, отмеченное в поручении первым, если не обусловлено другое. Ему предоставляется право созыва других исполнителей и координации их работы.

На документах с типичными сроками выполнения, которые не нуждаются в дополнительных указаниях по выполнению, в резолюции отмечается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция составляется на бланке для резолюций или на отдельном листе бумаги, которая добавляется к документу. На нижнем поле этого бланка (листа) обязательно отмечается входной номер, дата документа, к которому относится резолюция.

Резолюция может проставляться в верхней части лицевой стороны первого листа документа. На докладных записках, письмах и других видах документов, которые имеют реквизиты “адресат”, резолюция проставляется между адресом и текстом документа.

Если места для данного реквизита недостаточно, то его можно проставлять на другом свободном от текста месте в верхней части лицевой стороны первого листа документа, только не на поле, предназначенном для подшивания.