ОСОБОВІ КАРТКИ ПРАЦІВНИКІВ

На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів (секретар-референт, технічний секретар) заповнює документ первинного обліку — ОСОБОВУ КАРТКУ (типова форма № П-2), робить відповідні записи в трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Особова картка працівника (дод. 54) є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені. У розділі 1 «Загальні відомості» на підставі паспорта працівника вказують: прізвище, ім'я, по батькові; рік, місяць, число народження; родинний стан; місце проживання за державною реєстрацією; серію, номер паспорта, ким і коли його видано. На підставі диплома роблять відповідні записи про освіту, а також післядипломну професійну підготовку. Дані про стаж роботи, останнє місце роботи, дату та причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі записів у трудовій книжці. Адресу фактичного місця проживання, номери телефонів записують зі слів працівник,на якого оформлюється особова картка.

 

Відомості про військовий облік (розділ ІІ), зазначають на підставі військового квитка або тимчасового посвідчення, яке видається замість військового квитка (для військозобов’язаних), чи на підставі посвідчення про приписку до призивної дільниці (для призовників).

Таблицю розділу ІІІ «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)» заповнюють на підставі документів про індивідуальне, бригадне, курсове виробниче навчання, передбачене Положенням про професійне навчання кадрів на виробництві, а також професійне навчання за рахунок підприємства на базі інших суб’єктів господарювання. Записи у розділі ІV «Призначення і переведення» роблять на підставі окремих наказів по особовому складу. Відомості про основну та додаткову щорічні відпустки, надані працівникові відповідно до законодавства України, зазначають у розділі V «Відпустки». У «Додаткових відомостях» записуються відомості про участь у бойових операціях, наявність другої професії, обрання на виборну посаду, знання іноземних мов тощо.

У разі звільнення працівника в картці проставляють дату й номер наказу про звільнення й зазначають причину звільнення. В особовій картці працівника підписуються посадова особа кадрової служби підприємства (установи, організації) та працівник, на якого оформлено картку

ЗАЯВИ

ЗАЯВА — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.

Заяви бувають прості й умотивовані

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства.

Заяву про прийняття на роботу оформлюють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки (дод. 55) або на трафаретному бланку (дод. 56).

О Реквізити заяви:

· адресат;

· відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

· назва виду документа (заява)

· текст документа;

· перелік додатків (копій документів);

· дата документа (проставляють дату складення документа, переважно словесно-цифровим способом);

· підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках. і

У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява), а також архаїзми й канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно Вам вдячний», «прошу не відмовити» тощо).

Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керівникові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище й ініціали керівника в секретаря чи відповідальної особи, їм доцільно мати зразок заяви з цими відомостями. Крім того, працівник відділу кадрів має попередити заявника про те, щоб він обов'язково залишив у заяві лівий берег для підшивання її у справу.

Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу. В разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово (за вказаною в заяві адресою).

Зразок заяви, яку складають, вступаючи до навчального закладу, наведено в дод. 57.

Заяву про переведення на іншу посаду оформлюють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу (дод. 58). У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу й телефон не вказує.;

Заяву про надання чергової відпустки можна оформлювати на чистому аркуші паперу (дод. 59) або на трафаретному бланку. В тексті такої заяви обов'язково зазначають дату початку відпустки.

Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво з урахуванням графіка відпусток.

Кожний працівник має право на короткочасну відпустку без збереження заробітної плати (за власний рахунок).

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмотивованою (дод. 60). Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію. Наказ про надання відпустки оформляють, виходячи з тексту заяви та резолюції. При цьому підставою для формулювання наказу є резолюція (якщо, наприклад, у резолюції вказано меншу кількість днів відпустки, то й у наказі має зазначатися ця сама кількість).

Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду. Її також пишуть на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу (дод. 61).

У заявах про надання навчальної відпустки (дод. 62) має бути посилання на довідку-виклик із місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити неможливо. Зазначений документ подають на розгляд разом із заявою.

НАКАЗИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ

НАКАЗИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ – це документи, що регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і т. ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюють на загальних, спеціальних (дод. 63) бланках або на чистих аркушах паперу (дод. 64, 65). Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування реквізитів.

Заголовки до тексту наказу можуть бути такі:

 

У текстах наказів по особовому складу констатуючої (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: «призначити», «перевести», «надати», «оголосити подяку», «звільнити», «оголосити догану» й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від початку робочої площі.. Після них ставлять двокрапку.

В наступному рядку з абзацу оформлюють текст розпорядчої
частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я й по батькові — звичайним шрифтом.

Далі зазначають посаду, структурний
підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі
про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий
оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки
зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати
початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують
статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має
зазначатися підстава для його складання.

О РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:

10— назва виду документа (наказ)

11— дата документа;

12— реєстраційний індекс документа [до номера через дефіс додають літери вк (відділ кадрів), к (кадри), ос (особовий склад)

14 — місце складення чи видання документа;

19— заголовок до тексту документа;

21 – текст документа;

о — підстава (оформляють так само, як реквізит 22);

23— підпис;

24— гриф погодження документа (оформлюють у разі потреби);

25— візи (оформлюють у разі потреби);

28 —відмітка про виконавця (оформлюють у разі потреби).

На підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО
ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ (типова форма № П-1 (дод. 66)), НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ (типова форма № П-3 (дод. 67)), НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПРИПИНЕННЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРУ (КОНТРАКТУ) (типова форма «П-4 (дод.68)).

Ці форми заповнюють у відділі кадрів, згідно з резолюціями керівника на заявах працівників. підписані керівником підприємства, накази (розпорядження) доводяться до відома працівників під розписку.