I этап. Обследование общих закономерностей функционирования организации. Цель этапа - зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности. (1)Запрос документов, регламентирующих деятельность организации: ●документы, определяющие функционирование организации в целом; ●документы, определяющие направления ее деятельности; ●документы, определяющие правила и принципы осуществления управления; ●стратегический план развития организации. (2)Систематизация информации (Отчет): ●общие принципы функционирования организации; ●направления деятельности; ●правила взаимодействия с внешними организациями; ●перечень основных БП.
II этап. Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения. Цель этапа – выявить общую структурную схему БП организации, зафиксировать функции подразделений. (1)Предварительный запрос информации о функционировании подраделений (Запросная форма): ●название подразделения; ●документы, определяющие условия работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы); ●функции подразделения; ●документы других подразделений (отчеты, справки, заказы, заявки и т.п.), поступающие в данное подразделение, необходимые для его работы; ●документы, появляющиеся в результате работы подразделения, которые используются в других подразделениях, передаются поставщикам, клиентам или архивируются. (2)Подготовка положения о классификации БП. (3)Формирование отчета: ●структура организации; ●классификация БП; ●описание деятельности подразделений: название; документы, регламентирующие деятельность; выполняемые функции; входящие и исходящие документы, ревизия имеющихся организационных документов; результаты деятельности подразделения.
III этап. Детальное обследование БП. Цель этапа – зафиксировать необходимые детали выполнения БП. (1)Запрос информации о выполнении БП:●Первоначальные данные или информация, с поступления которых начинается выполнение функции; ●Данные, необходимые для выполнения функции. Их источники; ●Данные, формируемые при выполнении функции. Их получатели; ●Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные внешние организации, участвующие в выполнении функции; ●Материалы и другие материальные ценности, необходимые и потребляемые при выполнении функции; ●Материалы и другие материальные ценности, получаемые в результате выполнения функции; ●Степень важности процесса в рамках работы подразделения. ●Проблемы, возникающие при выполнении процесса: насколько критичны (влияют на общую деятельность организации; влияют на функционирование отдела; не значительны); зависят от работы: сотрудников/смежных подразделений/ поставщиков/клиентов, неблагоприятно влияют на: стоимость/время/качество выполнения процесса. ●Время выполнения процесса. ●Последовательность действий выполнения процесса. (2)Подготовка положения о БП:●Название бизнес-процесса. ●Условия начала выполнения бизнес-процесса. ●Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники. ●Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели. ●Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса. ●Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. ●Материальные ценности – результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. ●Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в п.7). ●Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании. ●Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса. ●Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса. ●Последовательность действий выполнения бизнес-процесса. (3)Разработка положений о документообороте в подразделениях:●Схема документооборота; ●Табель документооборота; ●Альбом форм документов; ●Таблица соответствия форм и документов.
