Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 160 (по рублевым операциям) и на счете 161 (по валютным операциям). Аналитический учет ведется в разрезе сотрудников и бюджетной аналитики.

12.1 Журнал «Авансовые отчеты»

Журнал «Авансовые отчеты» вызывается через меню «Журналы – Кассовые документы». Ему принадлежат документы:

· Приказ на командировки

· Авансовый отчет

· Авансовый отчет в валюте

· Списание задолженности по подотчетному лицу

· Список в банк.

 

В журнале в колонке «Остаток» показывается не остаток по подотчетному лицу на рабочую дату, а тот остаток, который был у подотчетного лица на момент создания документа.

Из журнала можно сформировать мемориальный ордер №8.

 

 

12.2 Документ «Приказ на командировки»

 

Документ предназначен для расчета аванса на командировочные расходы, формирования печатных форм «Приказ» и «Расчет потребности в командировочных».

В шапке документа вводится текст приказа.

В таблице на каждую командировку, оформляемую данным приказом, указываются сроки командировки, сотрудник, начальный и конечный пункты назначения, организация, куда направляется сотрудник, валюта, суммы суточных, проживания и проезда, цель командировки. Нормы суточных и проживания, а также валюта выбираются из справочника «Страны».

 

Печатные формы:

· Приказ

· Расчет потребности в командировочных

 

 

12.3 Документ «Авансовый отчет»

 

Документ предназначен для отражения расчетов с подотчетными лицами в рублях. Является электронным аналогом первичного документа «Авансовый отчет».

 

Рис.12.1 Документ «Авансовый отчет», закладка «Шапка».

 

На закладке «Шапка» указываются назначение аванса, приказ на командировку, счет учета расчетов с подотчетными лицами, сотрудник, от кого и когда получен аванс. Поле «Израсходовано» - это итого колонки «Принято» табличной части. Поле «Остаток/перерасход» вычисляется: «Остаток/перерасход предыдущего аванса» + «Сумма получено» - «Израсходовано». Сведения о полученных авансах можно заполнить автоматически. Для этого на закладке «Справки» по кнопке задается интервал поиска документов и по команде «Показать – Сведения о полученных/возвращенных авансах» таблица заполнится найденными данными. Эти данные можно перенести на закладку «Шапка» (кнопка ).

Команда «Показать – Бухгалтерские записи» заполняет таблицу проводками, которые будут сформированы при проведении авансового отчета.

Команда «Показать – Вторые записи» заполняет таблицу вторыми записями, сделанными на основании авансового отчета. Например, проводка 200-260 из документа «Поступление ОПвСОС», который был введен на основании данного авансового отчета.

 

Рис.12.2 Документ «Авансовый отчет», фрагмент закладки «Справки».

 

На закладке «Таблица» размещается табличная часть, в которой детализируются израсходованные суммы, в каждой строке проставляется корр.счет и его аналитика.

 

Рис.12.3 Документ «Авансовый отчет», закладка «Таблица».

 

Также в таблице можно выделить НДС, для этого нужно установить флажок «Выделить НДС» и появятся колонки для задания ставки НДС, суммы без НДС, суммы НДС, счета НДС и его аналитики.

В авансовый отчет заносятся также расходы по покупку основных средств и ОП в СОС, однако проводки 01-160, 07-160 не будут сформированы. Для оприходования ОС или ОП в СОС по авансовому отчету нужно на основании этого авансового отчета ввести документ «Покупки ОС и НМА» или «Поступление ОП в СОС».

Над таблицей размещен реквизит «Остаток внесен/перерасход выдан по кассовому ордеру». Приходный или расходный кассовый ордер можно выбрать из журнала «Кассовые документы», или найти с помощью подбора.

Проводки документа:

· По каждой строке документа, кроме тех, в которых счет дебета является субсчетом счета 01 или 07:

а) Счет дебета из таблицы - Счет 160 (на закладке «Шапка»)

Сумма – из колонки «Принято» или «Сумма без НДС»

б) Если выделен НДС:

Счет НДС из таблицы – Счет 160 (на закладке «Шапка») на сумму НДС

 

Печатные формы:

· Авансовый отчет формы №807

 

Вводится на основании документов:

· Авансовые отчеты можно сформировать по документу «Список в банк» с помощью команды «Сформировать ав.отчеты» (кнопка выбора команд в левом нижнем углу журнала).

 

Является основанием для документов:

· Приходный кассовый ордер

· Расходный кассовый ордер

· Поступление ОП в СОС

· Покупка ОС и НМА

· Списание задолженности по подотчетному лицу

 

12.4 Документ «Авансовый отчет в валюте»

 

Документ предназначен для отражения расчетов с подотчетными лицами в валюте. Является электронным аналогом первичного документа «Авансовый отчет». Работа с документом аналогична работе с рублевым авансовым отчетом, рассмотренным в п.12.3. Здесь рассматриваются только отличия.

В таблице документа можно указать валюту в каждой строке,однако поскольку переоценка задолженности производится только по валюте, указанной в шапке, и в печатной форме суммы не разбиты по валютам, то рекомендуется для каждой валюты создавать отдельный документ. По умолчанию значение валюты в строке берется из шапки документа.

В случае необходимости переоценки задолженности по счету 161 по подотчетному лицу на закладке «Справки, переоценка» задается счет переоценки и его аналитика. При этом можно установить флажок «Бюджетная аналитика, как в сальдо счета 161» или снять его и указать особые источник, параграфа, статью для счета переоценки. Предусмотрена возможность не производить переоценку – надо установить флажок «Не переоценивать остаток по сч.161». По умолчанию счет переоценки – это счет 237.

 

Проводки документа:

· Переоценка дебиторской задолженности: