Учет расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 160 (по рублевым операциям) и на счете 161 (по валютным операциям). Аналитический учет ведется в разрезе сотрудников и бюджетной аналитики. 12.1 Журнал «Авансовые отчеты» Журнал «Авансовые отчеты» вызывается через меню «Журналы – Кассовые документы». Ему принадлежат документы: · Приказ на командировки · Авансовый отчет · Авансовый отчет в валюте · Списание задолженности по подотчетному лицу · Список в банк.
В журнале в колонке «Остаток» показывается не остаток по подотчетному лицу на рабочую дату, а тот остаток, который был у подотчетного лица на момент создания документа. Из журнала можно сформировать мемориальный ордер №8.
12.2 Документ «Приказ на командировки»
Документ предназначен для расчета аванса на командировочные расходы, формирования печатных форм «Приказ» и «Расчет потребности в командировочных». В шапке документа вводится текст приказа. В таблице на каждую командировку, оформляемую данным приказом, указываются сроки командировки, сотрудник, начальный и конечный пункты назначения, организация, куда направляется сотрудник, валюта, суммы суточных, проживания и проезда, цель командировки. Нормы суточных и проживания, а также валюта выбираются из справочника «Страны».
Печатные формы: · Приказ · Расчет потребности в командировочных
12.3 Документ «Авансовый отчет»
Документ предназначен для отражения расчетов с подотчетными лицами в рублях. Является электронным аналогом первичного документа «Авансовый отчет».
Рис.12.1 Документ «Авансовый отчет», закладка «Шапка».
На закладке «Шапка» указываются назначение аванса, приказ на командировку, счет учета расчетов с подотчетными лицами, сотрудник, от кого и когда получен аванс. Поле «Израсходовано» - это итого колонки «Принято» табличной части. Поле «Остаток/перерасход» вычисляется: «Остаток/перерасход предыдущего аванса» + «Сумма получено» - «Израсходовано». Сведения о полученных авансах можно заполнить автоматически. Для этого на закладке «Справки» по кнопке Команда «Показать – Бухгалтерские записи» заполняет таблицу проводками, которые будут сформированы при проведении авансового отчета. Команда «Показать – Вторые записи» заполняет таблицу вторыми записями, сделанными на основании авансового отчета. Например, проводка 200-260 из документа «Поступление ОПвСОС», который был введен на основании данного авансового отчета.
Рис.12.2 Документ «Авансовый отчет», фрагмент закладки «Справки».
На закладке «Таблица» размещается табличная часть, в которой детализируются израсходованные суммы, в каждой строке проставляется корр.счет и его аналитика.
Рис.12.3 Документ «Авансовый отчет», закладка «Таблица».
Также в таблице можно выделить НДС, для этого нужно установить флажок «Выделить НДС» и появятся колонки для задания ставки НДС, суммы без НДС, суммы НДС, счета НДС и его аналитики. В авансовый отчет заносятся также расходы по покупку основных средств и ОП в СОС, однако проводки 01-160, 07-160 не будут сформированы. Для оприходования ОС или ОП в СОС по авансовому отчету нужно на основании этого авансового отчета ввести документ «Покупки ОС и НМА» или «Поступление ОП в СОС». Над таблицей размещен реквизит «Остаток внесен/перерасход выдан по кассовому ордеру». Приходный или расходный кассовый ордер можно выбрать из журнала «Кассовые документы», или найти с помощью подбора. Проводки документа: · По каждой строке документа, кроме тех, в которых счет дебета является субсчетом счета 01 или 07: а) Счет дебета из таблицы - Счет 160 (на закладке «Шапка») Сумма – из колонки «Принято» или «Сумма без НДС» б) Если выделен НДС: Счет НДС из таблицы – Счет 160 (на закладке «Шапка») на сумму НДС
Печатные формы: · Авансовый отчет формы №807
Вводится на основании документов: · Авансовые отчеты можно сформировать по документу «Список в банк» с помощью команды «Сформировать ав.отчеты» (кнопка выбора команд в левом нижнем углу журнала).
Является основанием для документов: · Приходный кассовый ордер · Расходный кассовый ордер · Поступление ОП в СОС · Покупка ОС и НМА · Списание задолженности по подотчетному лицу
12.4 Документ «Авансовый отчет в валюте»
Документ предназначен для отражения расчетов с подотчетными лицами в валюте. Является электронным аналогом первичного документа «Авансовый отчет». Работа с документом аналогична работе с рублевым авансовым отчетом, рассмотренным в п.12.3. Здесь рассматриваются только отличия. В таблице документа можно указать валюту в каждой строке,однако поскольку переоценка задолженности производится только по валюте, указанной в шапке, и в печатной форме суммы не разбиты по валютам, то рекомендуется для каждой валюты создавать отдельный документ. По умолчанию значение валюты в строке берется из шапки документа. В случае необходимости переоценки задолженности по счету 161 по подотчетному лицу на закладке «Справки, переоценка» задается счет переоценки и его аналитика. При этом можно установить флажок «Бюджетная аналитика, как в сальдо счета 161» или снять его и указать особые источник, параграфа, статью для счета переоценки. Предусмотрена возможность не производить переоценку – надо установить флажок «Не переоценивать остаток по сч.161». По умолчанию счет переоценки – это счет 237.
Проводки документа: · Переоценка дебиторской задолженности:
|
задается интервал поиска документов и по команде «Показать – Сведения о полученных/возвращенных авансах» таблица заполнится найденными данными. Эти данные можно перенести на закладку «Шапка» (кнопка 
).
