Пример 4. Краткий отчет о внедрении нового измерительного прибора.

Mr Jean-Paul Corgniadot

Managing Director

Sound-Flow S.A.

Avenue D’Uochy 12

1000 Lausanne 12

Phone: +41 (21) 1234576

Fax: +41 (21) 1238098

Dear Mr Corgniadot

Thank you for your letter and complete documentation concerning the «Super-Sonic Velocity Profile Monitor».

I’ve sent all information available to the Moscow Company «SALAT» who asked me about prices on behalf of their clients. They are not end-users and could work as distributors or dealers. Unfortunately I haven’t had a reply so far.

I’ve contacted Prof. Petrov who is the President of the Physical Research Society of Russia and Head of the Department in the Institute of Modern Physics in Moscow. He asked me to send all infomation about this device to decide how it could be applicable to research done in his Department.

I have applied to the High-Energy Physics Department of the Russian Academy of Sicences for the same purposes. Maybe this device will find customers here.

I believe this could be the first step entering the Russian market at the highest possible scientific level.

With my hope for success.

Sincerely yours,

Vera Pravina

Пример 5. Подтверждение встречи с указанием точного адреса и даты.

Dear Mr York

Mrs Robin has asked me to confirm the appointment you made to see her. She looks forward to meeting you at 10.20 in her office, at the above address, on Friday, 19 May.

Sincerely yours,

Электронная почта

Общие правила

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п., и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников– бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.

 

Общение всякого рода и электронная деловая переписка, в частности, выявляет то, что называется «culture» или «cultural differences». Под этим подразумеваются культура и еще больше традиции, присущие данному народу, социальному уровню и даже области бизнеса. Будьте готовы к тому, что американец может довольно быстро перейти на почти неформальный уровень общения, что никак не говорит в пользу того, что Ваш бизнес для него является приоритетным, просто у них «так принято». Европейцы же, кроме итальянцев, напротив, будут держать дистанцию просто «до последнего» и тоже по той же причине. Они не хуже и не лучше, они все разные, и у каждого народа существует свое время установления неформальных отношений.

Как вести себя и какой стиль общения выбрать, чтобы не чувствовать себя «бедным родственником» или не выглядеть неучтивым партнером? Наверное, наиболее оптимальным будет эволюционное или постепенное развитие отношений от строго формальных к более неформальным.

Следует, однако, помнить, что Вы пишете деловые письма от лица Вашей компании, а не личные послания. Поэтому и стиль, и форма таких быстрых сообщений, по крайней мере, в начале переписки должны быть выдержаны в официальном стиле.

Кроме того, следует особо подчеркнуть, что Ваше электронное сообщение, прежде чем попасть в почтовый ящик адресата, путешествует по многим серверам и доступно вниманию многих людей и даже спецслужб разных стран. Поэтому при работе с электронной почтой будет полезно следующее.

Золотое правило:

Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против Вас, Вашего бизнеса!