Полезные мелочи
К полезным мелочам электронной переписки можно отнести такие новшества, как вставка комментариев, использование специальных сервисных функций для копирования сообщений, полученных в Ваше отсутствие по указанному Вами адресу, возможность рассылки оригинального и полученного сообщений всем членам рабочей группы, выкладывание необходимой информации в режимах ftp, URL и т.д. Комментарии, которые обозначаются символом >, позволяют шаг за шагом ответить на все заданные вопросы в режиме «вопрос– ответ». Копирование. Все известные почтовые программы позволяют не только направить полученное Вами сообщение по другому или другим адресам, но также отправить Ваше оригинальное сообщение нескольким адресатам. Скрытое копирование. В отличие от обычной почты, у электронной почты есть свое «невидимое» преимущество. Это команда BCc, которая позволяет послать копию письма так, что основной получатель об этом не догадается. Изменение адреса. В случае, если Вы по каким-то причинам отсутствуете на своем рабочем месте и не можете срочно ответить на поступившие сообщения, полезно использовать сервисную функцию Вашей почтовой программы, которая автоматически будет отправлять все полученные сообщения по другому или другим адресам в течение заданного периода времени. При этом Ваша почтовая программа пошлет Вашему корреспонденту сообщение о том, что Вы временно отсутствуете на рабочем месте и ответите по возвращении. URL, ftp режимы позволяют пользователям оставлять и получать большие объемы информации по указанным адресам в WWW. Приложенный файл/Attached file В случае если Вы хотите послать длинное и важное по смыслу сообщение, аккуратно приготовьте его отдельным файлом и пошлите, как приложенный файл (attached file). При этом не забудьте указать в тексте основного сообщения, что ниже следует приложенный файл. Please find attached file with some information about…. Please find attached file with our new proposals concerning… Subject. Тема сообщения В силу того, что электронными письмами можно обмениваться несколько раз в день, полезно указывать в строке Subject тему вашего сообщения. Это поможет вам быстро отыскать нужное письмо в вашем архиве, если понадобится. Важность В некоторых случаях, когда Вам надо срочно получить ответ на свое сообщение, можно использовать команду Важность и установить более высокий приоритет на свое сообщение. При этом адресат получит Ваше сообщение с красным восклицательным знаком, что укажет на повышенный приоритет последнего. По умолчанию используется обычная степень важности. Жаргон В разных областях бизнеса существует свой определенный жаргон, зачастую мало понятный для непосвященных. Особенно это касается программистов и компьютерщиков. Жаргон этот постоянно обновляется и расширяется, что делает последний порой почти неудобоваримым. Поэтому здесь полезно проявить волю и не дать затащить себя на «минное поле» опасных экспериментов с иностранным языком. Берите инициативу в свои руки и пишите лаконично, понятно, информативно. Избегайте поелику возможно жаргона и вульгаризмов. Пользуйтесь формулой KISS!
Безусловно, при непрерывном общении с партнером по бизнесу по электронной почте рано или поздно Ваши отношения станут более неформальными. Однако и здесь требуется проявить и деликатность, и сдержанность. Неформальный образ общения допустим в следующих случаях: 1. Ваш партнер по бизнесу проинформировал вас, что он/она уходит в отпуск, и вы хотите пожелать ему хорошо его провести. Have a nice time! Have a nice vacation! 2. Обычно принято поздравлять партнеров по бизнесу с Рождеством и Пасхой. Независимо от того, посылает ли Ваша компания официальное поздравление или нет, не забудьте в свое последнее перед почти недельными каникулами сообщение добавить строчку: Merry Christmas and Happy New Year! Happy Eastern! 3. Если Ваш партнер сообщил Вам о каком-то личном событии, обязательно поздравьте его или выразите свои соболезнования в зависимости от ситуации. Найдите соответствущее письмо в разделе «Личные письма». Запомните несколько основных выражений, которые помогут Вам быстро и информативно написать ваше сообщение.
I would appreciate if you (о чем вы хотите попросить вашего партнера). Please inform me about… Could you send me please… Could you supply this information please? Apart from the above… It goes without saying… In this connections… As to… The matter is… The point is… In my opinion… I cannot accept your point of view for the following reasons… In accordance with contract…. Moreover… Nevertheless… Therefore…. First of all… In fact/Actually Besides… В своей переписке следуйте Золотое правило Стендаля: Ничто не дается нам так дешево и не ценится так дорого, как вежливость.
|
