Руководителя (специалиста)

№ п/п	Выполняемая работа	Продолжительность, мин
1 день	2 день	…	n день	итого	Средние затраты времени (мин)	Удельные затраты времени, %
1.1     1.2   1.3.   1.3.1   1.3.2	Время выполнения должностных операций: Подготовительно-заключительное время Время обслуживания рабочего места Время основной работы: Организационно-административная работа: - производственные совещания - согласование и подписание служебных документов - административные вопросы - прием посетителей - текущий контроль - телефонные переговоры Творческая работа: - текущее планирование - стратегическое планирование - анализ выполнения планов

Окончание таблицы 3.3

1.3.3     1.3.4           4.1 4.2   5.1     5.2	Формально-логическая работа - инженерно-экономические расчеты Исполнительская работа: - сбор и передача информации - обработка документов - вычислительные и счетные работы Время выполнения работ, не предусмотренных должностными обязанностями (косвенные потери) Время непроизводительной работы Регламентированные перерывы Время отдыха Время на ОТЛ Потери рабочего времени Потери времени, не зависящие от работника: - ожидание приема у руководства - незагруженность (простои) Потери времени, зависящие от работника: - нарушения трудовой дисциплины   ИТОГО

 

2. Определяется коэффициент переработки:

 

	1 день	2 день	…	Итого	Среднее значение
Фактическая продолжительность рабочего дня
Нормативная продолжительность рабочего дня
Коэффициент переработки (1 стр./2 стр.)

 

3. Рассчитываются следующие показатели:

 

показатели, характеризующие использование рабочего времени

— коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

где П — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин);

Ф — фонд рабочего времени (мин).

 

— коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от работника:

где ПР — потери рабочего времени, зависящие от работника (мин);

 

— коэффициент потерь рабочего времени, независящих от работника (потерь по организационно-техническим причинам):

где ПО — потери рабочего времени, зависящие от работника (мин);

 

— коэффициент, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы:

где ОТЛ — время на отдых и личные надобности (мин);

 

показатели, характеризующие структуру затрат рабочего времени

— коэффициент выполнения несвойственных работ:

где НС — затраты времени на выполнение несвойственных работ;

Р — все время работы;

 

— коэффициент выполнения работ, предусмотренных должностными обязанностями:

показатели, характеризующие затраты времени на выполнение должностных обязанностей:

— коэффициент, характеризующий затраты времени на подготовительно-заключительную работу:

где ПЗ — затраты времени на подготовительно-заключительную работу;

Р — все время работы;

 

— коэффициент, характеризующий затраты времени на основную (оперативную) работу:

где НС — затраты времени на выполнение основной (оперативной) работы;

 

— коэффициенты творческой, организационно-административной, формально-логической, исполнительской работ:

где ТВ, ОА, ФЛ, И — затраты времени на творческую, организационно-административную, формально-логическую, исполнительскую работу;

О — время основной (оперативной) работы;

 

— коэффициент, характеризующий затраты времени на обслуживание рабочего места:

где ОМ — затраты времени на обслуживание рабочего места.

 

4. Оценивается целесообразность и необходимость выполнения работ.

Каждой выполненной работе, виду деятельности необходимо дать оценку по следующим критериям:

А — была ли работа необходимой? ДА

НЕТ

Б — принесла ли работа желаемые результаты ДА

НЕТ

В — правильно ли был определен временной интервал

на выполнение работы? ДА

НЕТ

 

Ответы, соответствующие каждому виду деятельности занести в отдельную колонку. Определить общую продолжительность работы соответствующего дня (Р). Сосчитать по каждой колонке продолжительность работ, по которым был дан ответ «нет» (∑А_нет, ∑Б_нет, ∑В_нет).

Рассчитать следующие соотношения:

Если окажется, что более чем на 10 % деятельность не была обязательной, то это значит, что имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и установлением приоритетов.

Если окажется, что в более 10 % случаев деятельность не принесла ожидаемые результаты, то необходимо уделить внимание планированию, организации и самоорганизации.

Если в более, чем 10 % случаев временной интервал выполнения работ был определен неверно, то имеются проблемы с планированием рабочего времени.

 

5. Составляется «листок дневных помех».

К «помехам» относят различного рода потери времени из-за: объективной нехватки ресурсов (информации, техники, инструментов), организационных нестыковок и управленческой неэффективности руководства (нечеткость постановки задач, дублирование функций, отсутствие полномочий), собственной лени и некомпетентности, а также незапланированные встречи, посетители, общение.

 

Помеха	Время	Причина	Как устранить

 

Необходимо определить, какие «помехи» были наиболее дорогостоящими, какие телефонные звонки, посещения оказались ненужными, кто часто и без пользы отвлекал от работы и т. п.

 

6. Анализ «поглотителей времени». Выделить пять важнейших причин временных потерь, которые регулярно повторяются, и наметить способы их устранения.

 

Таблица 3.4