ВРЕМЕННОЙ ПРИНЦИП ПАТЕТТО (соотношение 80:20):
Внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.
| Затраты
| Результаты
|
| 80 % затраченного времени (многочисленные второстепенные проблемы)
| 20 % итогового результата
|
| 20 % затраченного времени (немногие важные проблемы)
| 80 % итогового результата
|
АНАЛИЗ АБВ
| Вид задачи
| Удельный вес в общем количестве задач(%)
| Удельный вес в значимости(%)
|
| Важнейшие задачи (категория А)
|
|
|
| Важные задачи (категория Б)
|
|
|
| Менее важные и несущественные задачи (категория В)
|
|
|
ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЕРА
Таблица 3.6
Планирование дневных задач в соответствии с различными методами определения приоритетности решаемых задач
|
| КОЛИЧЕСТВО РЕШАЕМЫХ В ДЕНЬ ЗАДАЧ (7+–2)
|
|
| Важность высокая
| Важность средняя
| Важность низкая
|
| ПАРЕТТО
| 1-2
| 5-6
| 5-6
|
| ЗАЙВЕРТ
| 3-4
| 1-2
| 1-2
|
| АВС
|
| 2-3
| 4-5
|
|
| КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ В ДЕНЬ НА ЗАДАЧИ
(рабочий день 8 часов)
|
|
| Важность высокая
| Важность средняя
| Важность низкая
|
| ПАРЕТТО
| 1,5 часа
| 6,5 часов
| 6,5 часов
|
| ЗАЙВЕРТ
| 5 часов
| 1,5 часа
| 1,5 часа
|
| АВС
| 1 час
| 1,5 часа
| 5,5 часов
|
Стадии метода «Альпы»
| СОСТАВЛЕНИЕ ЗАДАНИЙ
|
| Задачи из списка дел
| Невыполненные накануне
| Добавленные дела
| Сроки, которые нужно соблюсти
| Периодически возникающие задачи
|
|
|
|
| ОЦЕНКА ДЛИТЕЛЬНОСТИ АКЦИЙ
|
|
|
|
| РЕЗЕРВИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ
|
| 60 %
| 40%
|
|
|
| Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручениям
|
|
|
|
| КОНТРОЛЬ И ПЕРЕНОС НЕСДЕЛАННОГО
|
| | | | | | |
Таблица 3.7
План рабочего дня начальника общего отдела
| Условное обозначение
| Наименование работ
| Приоритеты
| Затраты рабочего времени, час
|
| 1 вариант
| Перепоручения
| Окончательный вариант
|
| ПР
| Подготовка документов для заключения договора
| Б
| 1,5
| юристу — 1
| 0,5
|
| ПР
| Подготовка письма зарубежным партнерам
| Б
| 1,0
| секретарю — 0,5
| 0,5
|
| ПК/Д
| Решение вопроса о приобретении путевок
| В
| 2,0
| инспектору — 2
| —
|
| С
| Собеседование и предварительный отбор кандидатов на вакантные должности
| А
| 1,0
| —
| 1,0
|
| С
| Подбор кандидатов для учебы в МШБ
| А
| 1,0
| —
| 1,0
|
| С
| Обсуждение вопроса о приобретении оборудования и оформления заявок
| Б
| 1,5
| секретарю — 1
| 0,5
|
| ПР
| Оформление документов по кадрам
| В
| 1,0
| инспектору — 1
| —
|
| Ч
| Анализ программ тестирования
| А
| 1,5
| —
| 1,5
|
|
| И т о г о
| 10,5
| 5,5
| 5,5
|
|
|
| ИТОГО
| 10,5
| 5,5
| 5,5
|
|
Условные обозначения:
ПР — письменная работа, деловые письма, документы, диктовка
С —собеседования, совещания
ПК — поездки, командировки
Ч — чтение (отчетов, литературы и т. д.)
Д — делегирование
К — контроль
Т — телефонные переговоры
В — визиты
Преимущества планирования рабочего дня по методу «Альпы»
Лучший настрой на предстоящий рабочий день;
Четкое представление о задачах дня;
Преодоление забывчивости;
Концентрация на наиболее существенном;
Уменьшение объема «бумажной работы».
Тема 4
