Поглотители времени

 

Внутренние	Внешние
Отсутствие осознанных целей. Размытость, нечеткость целей. Неумение ставить приоритеты. Нехватка знаний, опыта, навыков. Отсутствие плана работы. Физическая усталость или болезнь. Неумение отдыхать. Слабая воля, отсутствие самодисциплины.	Неизвестность миссии и целей организации. Слабое планирование. Отсутствие или нечеткость должностных инструкций. Слабое руководство (постановка задач, инструктаж, контроль, противоречивость, несогласованность). Отсутствие ресурсов, инструментов и т. п. Отсутствие системы делегирования. Низкая сплоченность в коллективе, отсутствие взаимопомощи.

 

 

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

МЕНЕДЖЕРОВ

Важнейшие составляющие управления временем:

1. Планирование

2. Реализация плана

3. Мониторинг и контроль

4. Взаимодействие с другими людьми

Таблица 3.5

 

Виды планирования личного труда руководителя

 

Виды планирования	Содержание
Долгосрочное (3—5 лет)	План-график основных дел на несколько лет. Задачи распределяются по срокам начала и окончания определенных работ. Записи делаются с разбивкой по годам или полугодиям.
Среднесрочное (1—3 года)	Составление планов на год. Составляется перечень наиболее важных работ года, устанавливаются сроки их начала и окончания. Такой план представляет собой конкретную расшифровку на данный год перспективного плана, а также проекты планов на будущий год, промежуточные сроки выполнения работ, рассчитанные на несколько лет, новые работы, которыми придется заниматься именно в планируемом году. Некоторые сроки могут быть приблизительными, впоследствии они уточняются в рабочем порядке.
Краткосрочное (1неделя — 3 мес.)	Составление планов на неделю. Строятся на основе годовых, квартальных, месячных планов и согласуются с графиками работ дня, недели. Обязательно рассчитывается временная продолжительность работ.

 

Принципы планирования:

— реалистичность;

— системность;

— последовательность;

— перспективность;

— оптимальность;

— гибкость;

— учет масштабов времени.

Правила планирования рабочего времени:

1. План составляется на определенную часть времени. Лучше всего использовать соотношение 60:40 (60 % времени планируется; 20 % — творческое время; 20 % — резерв, помехи).

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Это позволяет иметь точное представление о том, на что используется рабочее время, является основой для расчета его будущей потребности.

3. Сведение задач в единый план действий. В плановом периоде должны быть перечислены все работы.

4. Восполнение потерь времени. По возможности нужно сразу восполнять потери времени. Лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего дня нагонять утраченное накануне.

5. Письменная форма. Планы удобно составлять в специальных формулярах, на карточках.

6. Перенос несделанного. Невыполненные задачи, можно перенести в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.

7. Фиксация результатов вместо действий.

8. Установление временных норм. В плане нужно устанавливать ровно столько времени на дело, сколько оно требует.

9. Срок исполнения. Точные сроки исполнения приучают к самодисциплине, устраняются нерешительность, медлительность, откладывание «на потом».

10. Установление приоритетов.

11. Делегирование (перепоручение) дел.

12. Согласование временных планов.

 

Техника планирования личного времени руководителя:

· Анализ бюджета времени.

· Составление списка планируемых дел.

· Определение времени для выполнения этих дел.

· Сопоставление необходимых затрат времени на планируемые

дела с личным бюджетом времени и личными возможностями.

· Составление списка дел на год.

· Составление тематического списка дел на месяц.

· Составление плана действий на неделю.

· Запись текущих дел и составление рабочих планов на день.

 

 

МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИОРИТЕТНОСТИ